Die Anforderungen an die Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst unterscheiden sich deutlich von der freien Wirtschaft. Unterschiedliche Tarife, Zusatzversorgung und Meldeverfahren für die Statusgruppen Angestellte, Beamte und Versorgungs-empfänger machen Entgeltabrechnungen zu einer komplexen Herausforderung; selbst innerhalb einer einzelnen Einrichtung können mehrere Tarifregelwerke gelten. Dies bindet beträchtliche Bearbeitungskapazität und lässt sich aufgrund der Vielzahl an föderalen Besonderheiten nur gut automatisiert bewältigen. Die Lösung muss heute in einem dynamischen Entgeltservice zu finden sein, welcher mit einer Software arbeitet, die sämtliche aktuellen Aspekte, wie Vorgaben, Tarife und Regularien mitliefert.
Seit den Föderalismusreformen sind zahlreiche neue Tarifwerke in abgewandelter Form für hunderte von Beschäftigtengruppen entstanden. Dabei gilt es, zahlreiche Bedingungen auf verschiedenen Ebenen zu beachten: Vorgaben der Bundesbehörden, Länder mit eigenen Gesetzen und Tarifen, eigene Regelungen in den Kommunen mit einer Vielzahl von Eigenbetrieben. Für die rund 8 Millionen Beschäftigten und Versorgungsempfänger im öffentlich-sozialen Dienst wird die Eigenverwaltung des Personals schnell zu einem Aufwandstreiber, schon alleine durch die Tarifspreizung unter dem eigenen Dach.
Die fachlichen Aspekte, der Datenschutz und die digitale Betriebsprüfung führen zu wachsender Komplexität in der Informationsverarbeitung, die es unwirtschaftlich machen, noch selbst ein System für die Entgeltabrechnung zu entwickeln oder zu betreiben.
Die Herausforderungen der Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst
Um die Entgeltabrechnung zu einem wirtschaftlich attraktiven Service zu machen, gilt es im öffentlichen Dienst unterschiedlichste Arbeitgebertypen und -größen in Mandanten in einer gemeinsamen Systematik abzubilden und zu betreiben. Für die Bewältigung der ständig wachsenden Ansprüche an Funktionalität und gesetzlicher Konformität ist eine konsequente Digitalisierung und Automation unumgänglich. Alle Bedingungen rechtzeitig zu erfassen und abzubilden, ist ebenso wichtig wie gleichzeitig anfallende Arbeitsprozesse effizient und zuverlässig zu erledigen. Der öffentliche Dienst kann hier besonders von den Erfahrungen in der freien Wirtschaft mit Softwareautomatisierung profitieren, wie die wachsende Durchdringung mit Mitarbeiter Self Services zeigt, besonders sichtbar bei der digitalen Personalakte und Gehaltsmitteilung.
Oft sind jedoch noch althergebrachte Lösungen, wie die papierbasierte Arbeit in Einrichtungen des öffentlichen Dienstes zu finden, welche die Produktivität hindert. Heterogene Systeme in unterschiedlichen Bereichen für ähnliche Aufgaben führen zu unnötigem Aufwand und schlechtem Mitarbeiterservice. Gerade weil die Komplexität stetig wächst, ist es fast unumgänglich die eigenen Legacy-Lösungen durch einen integrierten Software as a Service für eine digitale Personalwirtschaft zu ersetzen, um auch in Zukunft Schritt zu halten und Mitarbeiter an den richtigen Stellen zu entlasten.
Wie eine digitale Lösung die Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst erleichtern kann
Eine digitale Lösung der Personalwirtschaft muss für jeden Nutzer ein einfaches Handling erlauben und sich zentral steuern lassen. Um Mitarbeitern eine wesentliche Entlastung zu schaffen, sind automatisierte Prozesse über alle Ebenen der Organisation unerlässlich. Ein Entgeltspezialist sollte sich nicht Stunden damit aufhalten müssen, mühsam die unterschiedlichsten Tarifgrundlagen der Mitarbeiter zu erfassen, um auf dieser Grundlage die Entgeltabrechnung erstellen zu können. Mit der Anbindung an eine cloudbasierte Software lassen sich die zahlreichen Tarife und Vorgaben aus der Cloud via Datenpaketen abrufen und so für jede Beschäftigtengruppe automatisch die passenden Berechnungen vornehmen. Ein mehrstufiges Mandantensystem kann das fortlaufend für jede Organisationseinheit erledigen.
Eine SaaS-Lösung für die Personalwirtschaft wird noch sinnvoller, wenn alle beteiligten Mitarbeiter über digitale End-to-End-Prozesse direkt in das Personalsystem eingebunden sind. Nur so lassen sich Prozesse, ausgehend von den Abrechnungsmodalitäten und der Personalakte in ihrer Gesamtheit bis zur Stellenplanung abbilden. Die hohe Automatisierung muss letztlich für eine deutliche Steigerung der Produktivität in der Einrichtung sorgen. Nur wenn alle zentralen Aufgaben von Planung über Bewirtschaftung und Analyse von Personal in gut digitalisierten Organisationseinheiten stattfinden, werden Personalprozesse leichter nutzbar und jeder kann flüssig in einer einheitlichen Softwareumgebung arbeiten, die sicher mit End-to-End-Verschlüsselung und skalierbar in einer Private Cloud betrieben wird.
Potenziale für Behörden, Ämter, Körperschaften und Unternehmen
Natürlich soll es mit einer digitalen Lösung neben der wesentlichen Entlastung der Personalmitarbeiter auch um die bessere Verzahnung und ein besseres Zusammenspiel zwischen der Leitung und allen am Prozess beteiligten Personen gehen. Grundvoraussetzung dazu ist eine nachhaltige und gewissenhafte Implementierung der Softwarelösung ins Tagesgeschäft, um so von Beginn an eine hohe Akzeptanz zu schaffen. Das bedeutet, schon so früh wie möglich das Vertrauen der Mitarbeiter für die Umstellung auf eine Software zu gewinnen. Vor allem wenn es sich um digitale Umstellungen handelt, bergen Neuerungen immer zunächst das hohe Potenzial der Ablehnung. Daher ist eine offene Kommunikation wichtig, um Mitarbeitern die Angst vor den Veränderungen zu nehmen und stattdessen die neuen Chancen auf einer soliden Vertrauensbasis aufzuzeigen.
Die Zukunft der digitalen Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst
Auch in einer vielschichtigen Arbeitswelt mit komplexen Regularien muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt auf dem Konto haben. Durch den hohen Grad an Automatisierung dank SaaS kann, trotz immer steigender Herausforderungen, eine solide Zuverlässigkeit bei den Entgeltabrechnungen erreicht werden.
Eine automatisierte Lösung trägt zudem der Tatsache Rechnung, dass Fach- und Detailwissen exponentiell zu den Jobprofilen wächst und entsprechend in Abrechnungslösungen integriert werden kann. Automatisierte Datentransfers, Schriftverkehr und Mitteilungen, digitale Betriebsprüfung oder Bewerbungen und Onboarding sind weitere unerlässliche Features für die Digitalisierung der Personalprozesse.
Mit einer Softwarelösung, welche den gesonderten Ansprüchen des öffentlichen Dienstes gerecht wird, ist eine effiziente Handhabung der Personalwirtschaft gegeben; dies schafft Entlastungspotenzial sowie eine verbesserte Kommunikation.
Ulf Buchholz, Geschäftsführer GIP mbH
NEWS | BUSINESS | AUSGABE 11-12-2018
Recruiting – Headhunter im Bereich IT und Digitalisierung
Der digitale Transformationsprozess betrifft mittlerweile Unternehmen in allen Branchen. Um die Zukunft aktiv zu gestalten und nicht den Anschluss zu verlieren, benötigen sie dazu die digitalen Köpfe von morgen.
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Wie schon lange prognostiziert, hat der Fachkräftemangel zwischenzeitlich in vielen Branchen Einzug gehalten. Das vom Überangebot qualifizierter Arbeitskräfte verwöhnte Recruiting muss sich einem Paradigmenwechsel stellen: In einer globalisierten Welt werben viele Unternehmen und Behörden um die gleichen Mitarbeiter. Der künftige Erfolg aller Wirtschaftstätigkeit ist davon abhängig, Mitarbeiter und besonders High Potentials zu gewinnen und zu…
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Digitalisierung schlägt sich in Budgets nieder
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Sieben Wege aus der Komplexitätsfalle von Field-Service-Management-Projekten
Die Einführung einer Field-Service-Management-Lösung soll Service- und Instandhaltungsprozesse abteilungsübergreifend standardisieren und optimieren. Manchmal gerät ein solches Projekt jedoch ins Stocken oder dauert länger als geplant, da Unternehmen die Komplexität vorab nicht bedacht haben oder sich während des Projekts immer mehr Nebenbaustellen eröffnen. Wie Unternehmen die sieben typischen Komplexitätsfallen umgehen, hat die mobileX AG in folgendem…
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Erfolgsfaktor Wertschätzung: In jedem zweiten Unternehmen Fehlanzeige
Auch vielen Chefs wird der Respekt versagt. Nur in 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland wird ein wirklich wertschätzender Umgang gepflegt. In mehr als jedem zehnten Unternehmen kann das tägliche Miteinander nur noch als ausreichend oder sogar mangelhaft bewertet werden. Das sind Ergebnisse der Studie »Erfolgsfaktor Wertschätzung«, für die im Auftrag der Personalberatung Rochus Mummert…
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Digitale Führungskompetenz des Managements wird immer wichtiger
Aktuelle Themen wie Big Data, Cloud Computing, Industrie 4.0 und Digitalisierung treiben die Globalisierung der Weltwirtschaft in einem bislang noch nie dagewesenen Tempo voran. Die stark zunehmende Vernetzung von Unternehmen und der Unternehmensprozesse führt zu neuen Herausforderungen für das Management in den Unternehmen, da Führung neu definiert werden muss und Führungsprozesse zunehmend digitalisiert werden. Die…
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Anzahl fairer Trainee-Programme steigt
Initiative für faire Trainee-Programme verzeichnet einen Anstieg der vorbildlichen Trainee-Arbeitgeber im Jahresvergleich von 105 auf 130 Unternehmen. Gute Nachricht für Berufseinsteiger, die ihre Karriere als Trainee starten: Die Zahl der Arbeitgeber mit freiwillig zertifizierten Trainee-Programmen steigt an. In diesem Jahr wuchs ihre Zahl von 105 auf 130 Unternehmen. Das ist die Bilanz der Initiative für…
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Fehlende SAP-Spezialisten im Mittelstand sind Treiber der Managed Services
Die Mittelstandsunternehmen sind vom geringen Angebot an SAP-Spezialisten im Markt besonders betroffen. Nach den Beobachtungen der msg services ag nehmen sie deshalb immer häufiger externe Hosting-Dienste in Anspruch. Sehr typisch für mittelständische Anwender ist eine Größe von etwa 200-500 Mitarbeitern und eine SAP-Landschaft, die die klassischen Anwendungsmodule umfasst. Dazu gehören die Finanzbuchhaltung, das Controlling und…
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Studie »Benchmarking HR Digital Transformation« zeigt Potenziale und Defizite auf. Personalabteilungen von Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind nur unzureichend für die Herausforderungen gerüstet, welche die Digitalisierung mit sich bringt. Das ist das wesentliche Ergebnis einer Studie der HR- und Transformationsberatung Promerit in Zusammenarbeit mit der Lufthansa Group, der Fachzeitschrift Personalwirtschaft, TNS Infratest und dem Wissenschaftspartner…
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Nicht mal die Hälfte der Mitarbeiter findet die Zusammenarbeit mit dem Chef effektiv
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NEWS | TRENDS WIRTSCHAFT | BUSINESS | TRENDS KOMMUNIKATION | GESCHÄFTSPROZESSE | TRENDS 2015
Industrie 4.0: Arbeitnehmer stellen den Chefs ein schlechtes Digital-Zeugnis aus
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