Öffentlicher Dienst: Automation für die Personalwirtschaft

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Die Anforderungen an die Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst unterscheiden sich deutlich von der freien Wirtschaft. Unterschiedliche Tarife, Zusatzversorgung und Meldeverfahren für die Statusgruppen Angestellte, Beamte und Versorgungs-empfänger machen Entgeltabrechnungen zu einer komplexen Herausforderung; selbst innerhalb einer einzelnen Einrichtung können mehrere Tarifregelwerke gelten. Dies bindet beträchtliche Bearbeitungskapazität und lässt sich aufgrund der Vielzahl an föderalen Besonderheiten nur gut automatisiert bewältigen. Die Lösung muss heute in einem dynamischen Entgeltservice zu finden sein, welcher mit einer Software arbeitet, die sämtliche aktuellen Aspekte, wie Vorgaben, Tarife und Regularien mitliefert.

Seit den Föderalismusreformen sind zahlreiche neue Tarifwerke in abgewandelter Form für hunderte von Beschäftigtengruppen entstanden. Dabei gilt es, zahlreiche Bedingungen auf verschiedenen Ebenen zu beachten: Vorgaben der Bundesbehörden, Länder mit eigenen Gesetzen und Tarifen, eigene Regelungen in den Kommunen mit einer Vielzahl von Eigenbetrieben. Für die rund 8 Millionen Beschäftigten und Versorgungsempfänger im öffentlich-sozialen Dienst wird die Eigenverwaltung des Personals schnell zu einem Aufwandstreiber, schon alleine durch die Tarifspreizung unter dem eigenen Dach.

Die fachlichen Aspekte, der Datenschutz und die digitale Betriebsprüfung führen zu wachsender Komplexität in der Informationsverarbeitung, die es unwirtschaftlich machen, noch selbst ein System für die Entgeltabrechnung zu entwickeln oder zu betreiben.

 

Die Herausforderungen der Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst

Um die Entgeltabrechnung zu einem wirtschaftlich attraktiven Service zu machen, gilt es im öffentlichen Dienst unterschiedlichste Arbeitgebertypen und -größen in Mandanten in einer gemeinsamen Systematik abzubilden und zu betreiben. Für die Bewältigung der ständig wachsenden Ansprüche an Funktionalität und gesetzlicher Konformität ist eine konsequente Digitalisierung und Automation unumgänglich. Alle Bedingungen rechtzeitig zu erfassen und abzubilden, ist ebenso wichtig wie gleichzeitig anfallende Arbeitsprozesse effizient und zuverlässig zu erledigen. Der öffentliche Dienst kann hier besonders von den Erfahrungen in der freien Wirtschaft mit Softwareautomatisierung profitieren, wie die wachsende Durchdringung mit Mitarbeiter Self Services zeigt, besonders sichtbar bei der digitalen Personalakte und Gehaltsmitteilung.

Oft sind jedoch noch althergebrachte Lösungen, wie die papierbasierte Arbeit in Einrichtungen des öffentlichen Dienstes zu finden, welche die Produktivität hindert. Heterogene Systeme in unterschiedlichen Bereichen für ähnliche Aufgaben führen zu unnötigem Aufwand und schlechtem Mitarbeiterservice. Gerade weil die Komplexität stetig wächst, ist es fast unumgänglich die eigenen Legacy-Lösungen durch einen integrierten Software as a Service für eine digitale Personalwirtschaft zu ersetzen, um auch in Zukunft Schritt zu halten und Mitarbeiter an den richtigen Stellen zu entlasten.

 

Wie eine digitale Lösung die Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst erleichtern kann

Eine digitale Lösung der Personalwirtschaft muss für jeden Nutzer ein einfaches Handling erlauben und sich zentral steuern lassen. Um Mitarbeitern eine wesentliche Entlastung zu schaffen, sind automatisierte Prozesse über alle Ebenen der Organisation unerlässlich. Ein Entgeltspezialist sollte sich nicht Stunden damit aufhalten müssen, mühsam die unterschiedlichsten Tarifgrundlagen der Mitarbeiter zu erfassen, um auf dieser Grundlage die Entgeltabrechnung erstellen zu können. Mit der Anbindung an eine cloudbasierte Software lassen sich die zahlreichen Tarife und Vorgaben aus der Cloud via Datenpaketen abrufen und so für jede Beschäftigtengruppe automatisch die passenden Berechnungen vornehmen. Ein mehrstufiges Mandantensystem kann das fortlaufend für jede Organisationseinheit erledigen.

Eine SaaS-Lösung für die Personalwirtschaft wird noch sinnvoller, wenn alle beteiligten Mitarbeiter über digitale End-to-End-Prozesse direkt in das Personalsystem eingebunden sind. Nur so lassen sich Prozesse, ausgehend von den Abrechnungsmodalitäten und der Personalakte in ihrer Gesamtheit bis zur Stellenplanung abbilden. Die hohe Automatisierung muss letztlich für eine deutliche Steigerung der Produktivität in der Einrichtung sorgen. Nur wenn alle zentralen Aufgaben von Planung über Bewirtschaftung und Analyse von Personal in gut digitalisierten Organisationseinheiten stattfinden, werden Personalprozesse leichter nutzbar und jeder kann flüssig in einer einheitlichen Softwareumgebung arbeiten, die sicher mit End-to-End-Verschlüsselung und skalierbar in einer Private Cloud betrieben wird.

 

Potenziale für Behörden, Ämter, Körperschaften und Unternehmen

Natürlich soll es mit einer digitalen Lösung neben der wesentlichen Entlastung der Personalmitarbeiter auch um die bessere Verzahnung und ein besseres Zusammenspiel zwischen der Leitung und allen am Prozess beteiligten Personen gehen. Grundvoraussetzung dazu ist eine nachhaltige und gewissenhafte Implementierung der Softwarelösung ins Tagesgeschäft, um so von Beginn an eine hohe Akzeptanz zu schaffen. Das bedeutet, schon so früh wie möglich das Vertrauen der Mitarbeiter für die Umstellung auf eine Software zu gewinnen. Vor allem wenn es sich um digitale Umstellungen handelt, bergen Neuerungen immer zunächst das hohe Potenzial der Ablehnung. Daher ist eine offene Kommunikation wichtig, um Mitarbeitern die Angst vor den Veränderungen zu nehmen und stattdessen die neuen Chancen auf einer soliden Vertrauensbasis aufzuzeigen.

 

Die Zukunft der digitalen Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst

Auch in einer vielschichtigen Arbeitswelt mit komplexen Regularien muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt auf dem Konto haben. Durch den hohen Grad an Automatisierung dank SaaS kann, trotz immer steigender Herausforderungen, eine solide Zuverlässigkeit bei den Entgeltabrechnungen erreicht werden.

Eine automatisierte Lösung trägt zudem der Tatsache Rechnung, dass Fach- und Detailwissen exponentiell zu den Jobprofilen wächst und entsprechend in Abrechnungslösungen integriert werden kann. Automatisierte Datentransfers, Schriftverkehr und Mitteilungen, digitale Betriebsprüfung oder Bewerbungen und Onboarding sind weitere unerlässliche Features für die Digitalisierung der Personalprozesse.

Mit einer Softwarelösung, welche den gesonderten Ansprüchen des öffentlichen Dienstes gerecht wird, ist eine effiziente Handhabung der Personalwirtschaft gegeben; dies schafft Entlastungspotenzial sowie eine verbesserte Kommunikation.

Ulf Buchholz, Geschäftsführer GIP mbH

 


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