Fach- und branchenspezifische Anwendungen wie die von d.velop und seinen Partnern ergänzen die Microsoft-Technologie zum Nutzen des Anwenders an entscheidender Stelle.

Sind Microsofts Content Services eine Bedrohung für die etablierten und bewährten ECM-Anbieter? Nein, um die bisweilen gestellte Frage gleich am Anfang zu beantworten, sicher nicht. Das Gegenteil ist richtig. Der Fokus von Microsoft auf das Dokumentenmanagement als zentraler Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie eröffnet den ECM-Spezialisten vielmehr große Chancen, die Angebote des IT-Riesen aus Redmond zu veredeln. Vorausgesetzt allerdings, sie gehen das Thema strategisch und zielgerichtet im Sinne ihrer Kunden an.

(Microsoft) Content Services

Laut Gartner basieren Content Services auf Plattformen, Applikationen und Komponenten. Die Analysten möchten damit eine strategisch orientierte Beschreibung in bewusster Abgrenzung zum Begriff ECM (Enterprise Content Management) etablieren, denn dieser ist ihnen zu stark technologisch orientiert.

Unabhängig von der Diskussion um die zutreffende Definition oder Begrifflichkeit werden sich die Fachleute in den Unternehmen sicher schnell darauf verständigen, dass es bei ihnen primär um konkrete Problemlösungen und die damit verbundene flexible Nutzung verschiedenster Inhalte aus heterogenen Datenquellen geht – der klassische, Repository-zentrierte Ansatz von ECM-Systemen greift hier nicht weit genug. Die meisten ECM-Anbieter werden ihnen, spätestens mit der eigenen Fokussierung auf schnell nutzbare Cloudlösungen, dabei sicher zustimmen. Die d.velop AG ging sogar so weit, konsequent eine eigene Plattform für die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Apps zur Lösung von Anwenderproblemen im Bereich Dokumentenmanagement und Office Automation ins Leben zu rufen.

Microsoft war ebenfalls konsequent und organisiert unter dem Begriff Content Services all die Bestandteile von MS 365, bei denen es um die digitale Verwaltung von Dokumenten als Basis der Prozessautomation geht. Zu nennen sind hier insbesondere SharePoint Online, OneDrive sowie Teile der Cloud-Plattform Azure.

ECM-Lösungen und (Microsoft) Content Services

Microsoft Content Services sind keine klassische, komplette ECM-Plattform. Es handelt sich eher um eine Basistechnologie, die von den Unternehmen eingesetzt werden kann, die strategisch bereits auf Microsoft setzen. Die Chancen der etablierten ECM-Anbieter liegen darin, diese Technologie um fach- und branchenspezifische Lösungen zu ergänzen und somit zu veredeln. So weist auch das Analystenhaus Gartner im aktuellen »Magic Quadrant for Content Services Platforms« (CSP) darauf hin, dass Microsoft-Kunden häufig auf Drittanbieter setzen müssen, um den Funktionsumfang eines klassischen ECM-Systems zu gewährleisten. Denn selbst ein Unternehmen wie Microsoft ist nicht in der Lage, mit eigenen Services sämtliche digitalen Kundenherausforderungen im Office-Bereich abzudecken. Klar macht dies auch das weltweite Microsoft Partnerprogramm, das andere Anbieter dabei unterstützt, eigene Dienste für Microsoft-Technologien zu entwickeln.

Die entscheidende Rolle der ECM-Anbieter

Die Chancen in diesem Kontext liegen für ECM-Anbieter bei der Entwicklung einfach zu nutzender Apps sowie fach- und branchenspezifischer Lösungen für strategische Microsoft-Anwender. Auf der Suche nach der für sie passenden Lösung dürften diese Anwender dabei den Anbietern besonderes Vertrauen entgegenbringen, die – wie d.velop – sogenanntes »Charter Member« im Microsoft Content Services Partner Programm sind. Denn dort entstehen in enger Abstimmung mit den Microsoft-Entwicklern deren eigene, mehrwertstiftende Applikationen. Auch fachlich lohnt sich der Blick auf diese Hersteller, denn oft bieten genau sie die Anwendung, die den Content Services den gesuchten, fehlenden Dienst hinzufügt.

Elektronische Signatur und Vertragsmanagement – zwei Beispiele

Ein gutes Beispiel für die Ergänzung von Microsoft-Technologie um eine fachliche Lösung ist amxSIGN for Office 365. Es handelt sich dabei um eine Entwicklung der amexus Informationstechnik GmbH & Co. KG, eines langjährigen Partners und App Builders der d.velop AG. Sie dient der rechtsgültigen elektronischen Signatur von Dokumenten und sorgt dabei für einen durchgehenden End-to-End-Prozess ohne Medienbrüche. Integriert in Microsoft 365 eignet sich amxSIGN für alle Prozesse, in denen Dokumente unterschrieben werden, also etwa Verträge, Rechnungen oder Protokolle. Diese lassen sich damit direkt aus MS SharePoint heraus »qualifiziert” signieren.

Das digitale Vertragsmanagement für Microsoft 365 der d.velop ist als zweites von vielen Beispielen perfekt geeignet, um klassische DMS-Funktionalitäten in die Microsoft-Welt zu bringen. Dabei ergänzt die Lösung den Leistungsumfang des SharePoint um eine umfassende Suche anhand von Metadaten, ein ausgereiftes Fristenmanagement und ein übersichtliches Dashboard. Nahtlos integriert in Microsoft Office und Microsoft Teams schafft die d.velop-Software ein durchgängiges Nutzererlebnis. Zudem bietet das d.velop-Vertragsmanagement die Grundlage für die revisionssichere Archivierung von Verträgen und stellt anhand eines hinterlegten Regelwerks sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die für sie relevanten Verträge haben.

Die Integration der Lösung in Microsoft 365 hat weitere Vorteile. Da sie sich über die API direkt in den Prozess einklinkt, kann sie überaus flexibel an individuelle Szenarien angepasst werden und auch komplexe Workflow-Prozesse sind schnell und einfach initiiert.

amxSIGN ermöglicht die elektronische Signatur direkt im SharePoint.

Die d.velop platform: Schnelle und unkomplizierte Bereitstellung fach- und branchenspezifischer Lösungen

Lösungen wie die oben beschriebenen finden sich auf der d.velop platform. Dabei handelt es sich um eine von d.velop betriebene Angebotsplattform, auf der neben eigenen Applikationen vielfältige Lösungen von Anwendern, Partnern sowie externen Entwicklern zu finden sind. Das eigens dafür ins Leben gerufene App-Builder-Programm stellt sicher, dass alle dort vertretenen Lösungen den hohen d.velop-Qualitätsanforderungen entsprechen. Die Plattform bietet Vorteile für Kunden und Anbieter gleichermaßen. Anbieter erreichen mit ihren Lösungen die mehr als 2,6 Millionen d.velop-Anwender. Und besonders wichtig: Kunden erhalten unkomplizierten Zugriff auf neue, mehrwertstiftende Applikationen, nicht nur im nahtlosen Zusammenspiel mit Microsoft.

Fazit

Werden Microsoft-Technologien von ECM-Spezialisten wie d.velop und ihrem Partnernetzwerk im Sinne des Kunden um fach- und branchenspezifische Lösungen für die vielfältigsten Einsatzzwecke »veredelt«, entsteht ein Angebot, in dem zahlreiche Anwenderunternehmen die genau für sie passende Applikation finden können. Ist die Bereitstellung dann noch so unkompliziert und jederzeit transparent, auch auf Kostenseite, wie auf der d.velop platform, steht dem Erfolg aller Beteiligten nichts mehr im Wege.

Die d.velop AG

d.velop stellt seit fast 30 Jahren intelligente digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. Mit seinen Lösungen hilft der ECM-Spezialist mittlerweile mehr als 11.100 Kunden jeder Branche und Größe mit über 2,6 Millionen Anwendern, ihr Potenzial komplett zu entfalten. Ein professionelles, international aufgestelltes Netzwerk aus rund 300 spezialisierten Partnern macht die Lösungen von d.velop weltweit verfügbar.

www.d-velop.de

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