Mehr Effizienz durch ECM – Frischer Wind für das Rechnungswesen

Im Jahr 2016 wollte die Trianel Windkraftwerk Borkum die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang reduzieren und die entsprechenden Prozesse automatisieren. Ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) bildet seither das Fundament dafür und sorgt für mehr Transparenz sowie Effizienz.

Die Kooperation einer Vielzahl an kommunalen Stadtwerken und Energieversorgern in ganz Europa bildet die Grundlage des Geschäftsmodells Trianel. Die Trianel GmbH bündelt die Interessen von Stadtwerken und kommunalen Energieversorgern, um deren Unabhängigkeit und Wettbewerbsfähigkeit im Energiemarkt zu stärken. Dieser Idee folgen mittlerweile über 100 Gesellschafter und Partner aus dem kommunalen Bereich. 

So markiert auch die Gründung der Trianel Windkraftwerk Borkum GmbH & Co. KG (TWB) im Jahr 2008 den Beginn eines wegweisenden Erfolgsprojekts auf dem Energiemarkt: Mit dem Zusammenschluss der mehr als 30 Stadtwerke und Energieversorger aus Deutschland, den Niederlanden, Österreich und der Schweiz konnte der erste rein kommunale Offshore-Windpark in Europa realisiert werden. In der ersten Ausbauphase wurden 40 Windenergie-Anlagen mit einer Gesamtleistung von 200 Megawatt geschaffen. Damit leisten sie einen entscheidenden Beitrag zur Energiewende und zum Klimaschutz. 

Doch damit nicht genug: Weitere 32 Windkraftanlagen mit rund 200 Megawatt Gesamtleistung sollen in der zweiten Ausbaustufe bis Ende 2019 folgen. Bereits heute versorgt der Windpark mehr als 200 000 Haushalte mit Ökostrom und trägt damit aktiv zu einer deutlichen Reduzierung des CO₂-Ausstoßes bei.

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Hohe Durchlaufzeiten im Rechnungswesen. Doch der Windpark ist nicht nur in ökologischer Sicht zukunftsfähig, auch in der Verwaltung lassen sich die Verantwortlichen nicht den Wind aus den Segeln nehmen. Aufgrund der stetig wachsenden Anzahl eingehender Rechnungen kam im Juni 2016 im Hamburger Büro der Gesellschaft der Wunsch nach mehr Effizienz im Rechnungsmanagement – und im Zuge dessen nach einer digitalen Rechnungseingangslösung – auf. 

Bis dato wurde das Rechnungseingangsbuch im Hamburger Büro der Trianel Windkraftwerk Borkum GmbH mit Microsoft Excel abgebildet. Der Zugriff auf die zugrunde liegenden Dateien erfolgte durch alle Mitarbeiter im Controlling über ein gemeinsames Laufwerk. Sämtliche Rechnungsauswertungen liefen manuell: Aufstellungen über offene Posten, Liquiditätsübersichten, aktueller Cashflow – all dies erledigten die Controller mit Hilfe der Excel-Bordmittel. Dabei führten unterschiedliche eigene Ablagesysteme dazu, dass die Suche nach Belegen mitunter sehr zeitaufwändig war und sich Durchlaufzeiten somit massiv erhöhten. Eine Optimierung des Rechnungseingangsprozesses war dringend angeraten. 

Das neu gestaltete Rechnungswesen sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  •  Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses
  •  Automatisierte Rechnungsklassifikation und -verarbeitung
  •  Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten

 

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Digitales Rechnungsmanagement – auch unterwegs. Im nächsten Schritt machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer passenden Lösung – und wurde schließlich mit der Software für Enterprise-Content-Management (ECM) ELOprofessional in Kombination mit der Business Solution »ELO Invoice« fündig. Das System war innerhalb weniger Monate unter Federführung des ELO Business Partners Fluctus IT aus Hamburg implementiert. Anschließend wurden die rund 50 Mitarbeiter in einer kurzen Schulung damit vertraut gemacht. So konnte das Excel-basierte Rechnungseingangsbuch innerhalb kürzester Zeit durch ein elektronisches ersetzt werden.

Sämtliche Rechnungen werden seither direkt am Posteingang digitalisiert. Mit Hilfe des ebenfalls verwendeten Klassifizierungsmoduls »ELO DocXtractor« lassen sich eingehende Rechnungen im Anschluss automatisch erkennen und klassifizieren. Dabei werden die in der Rechnung enthaltenen Daten mit den Stammdaten abgeglichen, die sich in dem bei der TWB eingesetzten kaufmännischen System SAP befinden. Daraufhin startet das ECM-System automatisiert den entsprechenden Rechnungsprüfungs- und Freigabe-Workflow.

Inzwischen arbeiten sechs Mandanten innerhalb der Trianel Unternehmensgruppe mit der ECM-Lösung – mit unterschiedlichen Parametern und Wertegrenzen für Workflow-Entscheidungen. »Dies zeigt, wie flexibel wir die Business Solution auf unsere Bedürfnisse zuschneiden konnten und in welchem Maße sie frei anpassbar ist«, erklärt Holger Reischke, Commercial Manager bei der TWB. Zur verzögerungsfreien Rechnungsfreigabe von unterwegs nutzen Entscheidungsträger wie die Geschäftsleitung zudem die mobile ECM-App »ELO for Mobile Devices«.

Dank der vielfältigen Möglichkeiten des Systems, vorhandene Daten auszuwerten, profitieren die Mitarbeiter im Controlling nun von höherer Transparenz. Dafür sorgen übersichtliche Visualisierungen in frei konfigurierbaren Dashboards. Offene Rechnungsposten, der aktuelle Cashflow oder vollständige Liquiditätsübersichten sind damit blitzschnell ersichtlich. Des Weiteren lassen sich Rechnungen rasch fachlich prüfen. Außerdem finden die Nutzer mit Hilfe der integrierten leistungsstarken Suchfunktion iSearch Dokumente und Belege per Knopfdruck. Insgesamt führt dies zu einer deutlichen Reduzierung der Durchlaufzeiten eingehender Rechnungen.

Fazit und Ausblick. In nur wenigen Monaten hat die TWB ihren Rechnungseingangsprozess vollständig digitalisiert und die Effizienz in der Rechnungsprüfung deutlich gesteigert. Aufgrund der positiven Erfahrungen kommt die ECM-Lösung inzwischen in weiteren Bereichen zum Einsatz. So verwendet die Technikabteilung den integrierten Workflow für das Freigabeprocedere von technischen Dokumenten und die Rechtsabteilung profitiert von einer automatisierten Vertragsprüfung. 

»Überzeugt hat uns vor allem die hohe Flexibilität des ECM-Systems, das im Hinblick auf die Bedürfnisse des Unternehmens wie ein Maßanzug sitzt. Daher genießt es bei den mehr als 50 Mitarbeitern, die damit arbeiten, eine sehr hohe Akzeptanz«, resümiert der Commercial Manager.

Aus diesem Grunde testet Trianel bereits die nächste Best-Practice-Lösung: Mit dem digitalen Vertragsmanagement »ELO Contract« soll künftig die Vertragsüberwachung in der Rechtsabteilung digitalisiert und automatisiert werden. Geplant ist auch ein eigener Bestellfreigabe-Workflow, den Fluctus IT gerade auf Basis des den diversen Business Solutions gemeinsamen Frameworks erarbeitet. Daran anschließen soll sich das Upgrade der ECM-Software.             



Sabina Merk

 

 

Bilder: © TWB

 

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