2011 entschied die Adler Lackfabrik, die Laufzettel-basierte Arbeitsweise zu modernisieren. Ein System für Enterprise Content Management (ECM) sollte neben einem unternehmensweiten Wissensmanagement und der rechtssicheren Langzeitarchivierung auch nahtlos mit der kaufmännischen Software zusammenspielen.
Die Adler-Werk Lackfabrik Johann Berghofer GmbH & Co KG hat sich vom einfachen Farbengeschäft zum Kompetenzführer bei Holzschutzmitteln und Holzlacken entwickelt. Das Familienunternehmen mit Sitz im österreichischen Schwaz beschäftigt rund 500 Mitarbeiter. Tochtergesellschaften befinden sich in Deutschland, Italien, Polen, der Schweiz, der Slowakei und Tschechien. Seit den 80er-Jahren ist Adler Vorreiter in der Entwicklung umweltfreundlicher Wasserlacke und Holzschutzmittel. Das Werk verfügt über ein eigenes Umweltschutz- und Recyclingzentrum, in dem Abwässer und Luft gereinigt werden. Mit dem Web-Shop »Adler Farbenmeister« ist Adler seit Ende 2013 auch im Online-Versandhandel aktiv.
Qualität und Nachhaltigkeit haben für Adler seit jeher Priorität. Daher legen die Verantwortlichen Wert auf moderne Strukturen. So führte der Wunsch der Abteilung Forschung und Entwicklung (F&E) nach einer digitalen Arbeitsweise 2011 zur Einführung eines Systems für Enterprise Content Management (ECM).
»Bis dato hatten wir mit Explorer und Laufzetteln gearbeitet. Doch ein elektronisches Archiv- und Workflow-System versprach Vorteile wie ein unternehmensweites Wissensmanagement, schnelle Recherchemöglichkeiten sowie revisions- und rechtssichere Langzeitarchivierung«, erinnert sich Elmar Türtscher, Leiter Controlling bei der Adler Lackfabrik. »Zudem wollten wir die Software eng an unser kaufmännisches System anbinden und so Medienbrüche vermeiden und die Durchlaufzeiten erhöhen.«
Im Zuge einer Marktevaluation fiel die Wahl auf ELOenterprise aus dem Hause ELO Digital Office. Die Hauptgründe hierfür waren dessen Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit. Mit der Implementierung wurde der Informatikdienstleister Starcon GmbH, Nürnberg, beauftragt. Er startete im Dezember 2011 mit der Umsetzung. Seither wird das System kontinuierlich ausgebaut.
Höhere Produktivität dank (weitgehend) automatisierter Prozesse. Die digitale Arbeitsweise wurde von den Mitarbeitern recht schnell angenommen. So läuft zum Beispiel die Bearbeitung der Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert ab: Sie werden gescannt, im Archiv abgelegt und an den ELO DocXtractor zur Klassifikation des Lieferanten und zur Extraktion der Daten übergeben. Materialrechnungen werden dabei »blind« verbucht, also ohne Benutzerinteraktion an das ERP-System übergeben. Alle anderen Eingangsrechnungen durchlaufen den ELO-Workflow: Sie werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft, bevor sie auf Positionsebene von dem oder den Verantwortlichen freigegeben werden.
Wichtig ist auch die Kontierung. Dank der Oberfläche des ECM-Systems können die Anwender Positionen logisch in mehrere Teilbeträge splitten, um sie verschiedenen Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträgern zuzuweisen. Am Ende des Eingangsrechnungs-Workflows werden die Rechnungsdaten für das ERP-System bereitgestellt und die in ELOenterprise archivierte Rechnung mit ERP-Daten verschlagwortet.
Praktisch ist die Erzeugung digitaler Kunden-/Lieferantenakten direkt aus dem ERP-System heraus, sobald darin ein neuer Kunde oder Lieferant angelegt wird. Sie enthalten alle essenziellen Stammdaten des Geschäftspartners. Ändert sich dessen Status im ERP-System, dann werden diese Änderungen – dank der nahtlosen systemübergreifenden Verzahnung – direkt 1:1 im ECM-System nachgezogen.
Besonderheit: Die elektronische ELO Laborakte. Damit ist die zentrale Informations- und Dokumentenplattform für den Laborbereich gemeint. Über den ELO Java Client werden kundenbezogene Akten angelegt, die in der Regel aus unterschiedlichen Vorgängen bestehen. Die Anlage der Akten erfolgt Workflow-gesteuert. Je nach geschätztem Zeitaufwand eines Vorgangs durchläuft dieser unterschiedliche Vorgesetztenebenen zur Genehmigung. Jeder Vorgang ist einer Laborgruppe zugewiesen; die jeweils darauf entfallenden Entwicklungsstunden werden manuell zeiterfasst und können direkt aus der ECM-Anwendung eingesehen werden.
Ein Vorgang umfasst üblicherweise mehrere Laboraufträge, die von verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden. Diese lassen sich – nach dem Durchlaufen eines Genehmigungs-Workflows – ebenfalls als Workflows starten. Auch sie werden manuell zeiterfasst. Termin- und Stundenüberschreitungen sowie fehlende Zeitbuchungen werden mitarbeiterindividuell angezeigt.
Im Rahmen von Vorgängen und Laboraufträgen lassen sich Rezeptblätter anlegen. Damit können Labormitarbeiter Rezepturen erfassen, auswerten und recherchieren beziehungsweise vergleichen. Mit Hilfe dieses webbasierten, interaktiven Rechenblatts lassen sich Komponenten und Rezepte aus dem Data Warehouse berechnen. Dabei werden im Hintergrund auch chemische Kenngrößen berechnet. Alle Versuchsreihen werden im ECM-System dokumentiert und als PDF-Dokumente versioniert abgelegt.
Die Kapazitätsplanung greift auf Informationen der Laborakten zu und ermöglicht die zeitliche Projektplanung und anschließende Bewertung beziehungsweise Kontrolle des Projekts. Für Planungsvarianten und Simulationen werden etwa Plan- und Unterbrechungszeiten sowie Ist- und Soll-Stunden erfasst.
Adler IEM Cockpit fürs Ideen-Management. Das Innovations- und Entwicklungsprojekte Management-Cockpit (IEM) unterstützt beim Einbringen und Bewerten von Entwicklungsideen sowie bei der Umsetzung und Kontrolle entsprechender Projekte. Es bietet Werkzeuge, um Projektpläne zu erstellen und zu verwalten, um Projektfortschrittsberichte anzufertigen und freizugeben sowie um Entwicklungsprojekte nachvollziehbar zu ändern oder abzubrechen. Zahlreiche Auswertungen und Reports ermöglichen eine genaue Projektbewertung und liefern Kennzahlen für die Forschung und Entwicklung.
Dabei werden die Ideenentwürfe im ECM-System angelegt und im Rahmen eines ELO-Workflows von den Mitarbeitern bewertet. Bei positiver Beurteilung wird daraus ein Projekt beziehungsweise Vorgang, der ebenfalls vollständig im ECM-System verwaltet und archiviert wird.