Mit einem digitalen Workflow die Effizienz der Geschäftsprozesse steigern.

Die Digitalisierung betrifft zunehmend eine Vielzahl von Branchen, das heißt einen Großteil der Unternehmen aus Industrie, Logistik und Einzelhandel. Ziel und Herausforderung ist, die individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens weitgehend zu automatisieren, also den Übergang von der manuellen Prozessbearbeitung hin zum Digitalen Workflow zu vollziehen. Dieser Innovationsschritt kann die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmenns betreffen, beispielsweise die administrativen Teilprozesse des Einkaufs oder den klar zu definierenden Ablauf der Rechnungsbearbeitung, beginnend bei der Verbuchung des Rechnungseingangs, der sachlichen und rechnerischen Prüfung bis zu der letztendlichen Abwicklung der Überweisung. Eine automatisierte Prüfung und Buchung für Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe entlastet die Mitarbeitenden von Routineaufgaben. Die manuelle Einzelfallprüfung von Kleinstrechnungen ist meist unwirtschaftlich und die dabei anfallenden Personalkosten stehen oftmals in keinem Verhältnis zum Aufwand und Rechnungsbetrag.

Erfahrungen haben ebenso gezeigt, dass man beispielsweise die typischen Aufgaben des Vertragsmanagements standardisieren und teilweise automatisieren kann. So lässt sich ein aufwändiges papiergebundenes Freigabe- und Unterschriftsverfahren, das durch lange Postlaufzeiten und andere administrative Hemmnisse Tage oder sogar Wochen dauern kann, erheblich in der Durchlaufzeit verkürzen. Die elektronische Bereitstellung der vertraglichen Unterlagen und eine rechtssichere Bestätigung durch eine digitale Signatur sorgen jederzeit für maximale Effizienz und Transparenz des gesamten Vorgangs. Moderne Softwaretools sind dabei so flexibel konfigurierbar, dass man auch Einzel- und Sonderfälle berücksichtigen kann.

Beschaffungsprozesse lassen sich durch die Implementierung eines Eskalations- und Vertretungsworkflows sinnvoll ergänzen. Reagieren Mitarbeitende auf Anforderungen – zum Beispiel im Falle einer Abwesenheit – nicht innerhalb einer vorher definierten Zeitspanne, so werden die betreffenden Aufgaben automatisch an vertretungsberechtigte Ansprechpartner weitergeleitet. Prozesse können daher ohne Unterbrechungen fortgesetzt und kostspielige Verzögerungen auf diese Weise vermieden werden.

Weitere typische Ansatzpunkte für eine Prozessautomation sind zum Beispiel die Posteingangsbearbeitung, das Reklamationsmanagement und Aufgaben aus dem Personal- und Bewerbermanagement.

Vom Geschäftsprozess zum digitalen Workflow

Bevor sich Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe beschäftigen, ist eine umfassende Analyse der Prozesse notwendig. Dabei führt eine Einteilung in die Kategorien Geschäfts-, Support und Managementprozesse zu ersten Erkenntnissen. Die Geschäftsprozesse sind dem Kern der Produktion oder Dienstleistungserstellung zugeordnet. Sie erfolgen anhand der Wertschöpfungskette, üblicherweise beginnend bei der Bereitstellung der notwendigen Ressourcen, über die Kernprozesse der Produktion bis zur Organisation der Logistik und den Vertrieb der Endprodukte. Kritische Prozesse sind von hoher Bedeutung für die Kunden und für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Supportprozesse sind üblicherweise nicht weniger wichtig; sie stellen die Betriebsbereitschaft sicher und müssen sich bezüglich ihrer Effizienz an der Leistungsfähigkeit externer Dienstleister messen, da sie im Zweifelsfall einem Outsourcing zugänglich sind. Auf oberster Ebene sind die typischen Prozesse des Managements angeordnet, die für eine Planung, Steuerung, Kontrolle und Leitung des gesamten Prozessgeschehens im Unternehmen sorgen.

Im Rahmen einer umfassenden Digitalstrategie besteht die initiale Aufgabe darin, geeignete Prozesse auszuwählen, die durch Transformation einen Effizienzschub erfahren. Nach eingehender Analyse des Ist-Zustands, einem umfassenden Re-Design und einer Anpassung an die Erfordernisse der digitalen Welt gilt es, aus traditionellen Prozessen moderne digitale Workflows zu generieren, deren Schwerpunkt es ist, die detaillierte technische Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte zu modellieren.

Ein definierter Workflow kennt folgende Elemente: Ein Trigger beziehungsweise Auslöser startet den Prozess. Jeder Prozess besteht wiederum aus einzelnen Arbeitsschritten, die auch als Aktivitäten, Arbeitspakete, Tasks usw. bezeichnet werden. Die Arbeitsschritte werden durch Personen, Teams oder Systeme bearbeitet. Die Ergebnisse eines solchen Arbeitsschritts sind je nach Gegenstand des Unternehmens beispielsweise Zwischenprodukte oder Dokumente. Der Fortschritt der laufenden Bearbeitung muss jederzeit ersichtlich sein, um nachfolgende Aktivitäten rechtzeitig einzutakten oder bei auftretenden Verzögerungen eine notwendige Planrevision anstoßen zu können. Jeder Workflow endet mit einem definierten Zustand und leitet damit unmittelbar zum nächsten Arbeitsschritt über.

Zusammenfassend kann damit festgestellt werden: Während Geschäftsprozesse den Fokus auf betriebswirtschaftliche Aspekte legen, ist mit einem Workflow der Übergang zur automatisierten Bearbeitung gemeint (Abbildung 1). Wichtig: Die passgenaue IT-Unterstützung ist das Ergebnis strategisch basierter Prozessanalyse, welche in feingranularen Workflows mündet.

Abbildung 1: Vom Geschäftsprozess zum Workflow. Von der Strategie zur IT-Unterstützung. In Anlehnung an [1].

Softwaretechnische Unterstützung

Mit Hilfe moderner Informationstechnik ist man heute in der Lage, die individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu unterstützen und im Idealfall vollständig zu automatisieren. Software, wie beispielsweise EASY Workflow [2], bietet die Möglichkeit, die Abläufe einer Rechnungsbearbeitung mit allen notwendigen Prüf- und Freigabeaktivitäten, digital abzubilden (Abbildung 2). Dabei richtet man sich stets nach den fachlichen Gegebenheiten und greift auf die Sprache der Fachanwender zurück. Eine intuitive grafische Prozessmodellierung orientiert sich dabei an den etablierten Standards wie Business Process Model and Notation (BPMN) oder der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK). Der zu digitalisierende und zu automatisierende Prozess wird in einzelne Arbeitsschritte beziehungsweise Aufgaben zerlegt. Bei Erreichen einer ausreichenden Granularität können diese Prozesse letztendlich automatisiert ausgeführt werden. Der Vorteil einer grafischen Modellierung und Konfiguration – angelehnt an Bedienung von Standardsoftware wie Microsoft Visio – ist unmittelbar deutlich. Fachanwender sind eigenständig in der Lage, die initiale Einrichtung und auch die später notwendigen Anpassungen am Workflow umzusetzen. Die Abstraktion von der IT sorgt für Klarheit, Transparenz, eine sehr gute Nutzerorientierung und damit eine hohe Akzeptanz.

Abbildung 2: Modellierung eines Digitalen Workflows mit EASY Contract zur Automatisierung von Prozessen.

Werden Workflowsysteme für die Geschäftsprozessbearbeitung eingesetzt, muss darauf geachtet werden, dass eine maximale Integration mit anderen und bestehenden IT-Systemen gegeben ist. Insellösungen und Medienbrüche zu überwinden, ist ein weiteres wichtiges Ziel. EASY Workflow ist beispielsweise eine Lösung, die den Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics über entsprechende Schnittstellen problemlos ermöglicht. Auf diese Weise werden Datensilos, unnötige Redundanzen und Kompatibilitätsprobleme vermieden.

Fazit

Die Etablierung eines digitalen Workflowmanagements ist die gelebte praktische Umsetzung der digitalen Transformation. Für zahlreiche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen ist es die Möglichkeit, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und im Idealfall zu verbessern. Künftig wird aus dieser Option ein Muss werden, um im Markt bestehen zu können. Auf diese Weise können die Arbeitsabläufe vereinheitlicht, die Prozessqualität verbessert, Medienbrüche vermieden und Kosten und Bearbeitungszeiten reduziert werden. Das Arbeiten mit klaren Abläufen reduziert Fehler und erhöht die Transparenz. Ein wichtiger Nebeneffekt ist die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeitenden mit ihren Kunden und untereinander, da stets eine vollständige Transparenz und Aussagefähigkeit zum aktuellen Status des laufenden Prozessgeschehens möglich ist.

Dr. Veikko Krypczyk

Dr. Veikko Krypczyk ist Wirtschaftsinformatiker und besonders an Fragen einer effizienten Nutzung von IT für Unternehmensprozesse interessiert. Informationen zu diesen und anderen Themen finden Sie unter http://larinet.com. Den Autor erreichen Sie unter v.krypczyk@larinet.com. Folgen Sie uns auf Instagram unter https://www.instagram.com/larinetcommunication.

[1] vom Brocke, J., Roswemann, M. (2014), Business Process Management, in: Wiley Encyclopedia of Management, Volume 7. Management Information Systems, 2014

[2] https://easy-software.com/de/software/dokumentenmanagementsystem/workflow-management-system/

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