Um im War for Talents zu bestehen, brauchen Unternehmen digitale Recruiting-Prozesse. Auf Datenebene haben sie diese häufig schon mit einem Bewerbermanagement-System umgesetzt. Bei der Dokumentenerzeugung hinkt die Digitalisierung jedoch noch hinterher. Wer schneller zum Vertragsabschluss kommen will, sollte diese Lücke schleunigst schließen. Günter Apel, Senior Account Manager bei aconso, erklärt, wie das funktioniert.
Geschwindigkeit zählt – gerade im Recruiting. Im harten Kampf um die besten Talente dürfen sich HR-Abteilungen heute keine Trödelei mehr erlauben. Viele Unternehmen setzen daher bereits eine Bewerbermanagement-Plattform wie SAP Success Factors ein, um ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren. In diesem System laufen sämtliche Daten zusammen, die während des Auswahlverfahrens entstehen. Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ist jedoch meist nicht integriert. Diese Lücke zwischen Daten und Dokumenten kann die Vorteile der digitalen Plattform wieder zu Nichte machen – etwa wenn sich dadurch die Vertragserstellung verzögert und der Bewerber deshalb bei einem Wettbewerber unterschreibt.
Damit der Bewerber mit dem fertigen Vertrag in der Tasche nach Hause geht, ist ein automatisierter Prozess notwendig. Gefragt ist ein reibungsloser, durchgängig digitaler Workflow vom ersten Kontakt mit dem Kandidaten bis zur Einstellung. Eine Führungskraft kann dann zum Beispiel bereits am Ende eines Vorstellungsgesprächs automatisiert einen rechtssicheren Arbeitsvertrag vom System erstellen lassen – im Idealfall sogar vom Smartphone oder Tablet aus. So funktioniert’s:
Verträge in Sekundenschnelle
Die Dokumentenmanagement-Lösung kommuniziert über eine Schnittstelle mit der Bewerbermanagement-Plattform. Sobald eine Führungskraft den Vertragserstellungsprozess anstößt, generiert das System ein Dokument aus rechtssicheren Textbausteinen. Diese stehen im Hintergrund als Vorlagen bereit. Die relevanten Bewerberdaten aus dem Recruiting-System und die Informationen aus der jeweiligen Stellenausschreibung werden automatisch eingefügt. So entsteht in Sekundenschnelle ein Vertrag als PDF- oder Word-Dokument.
Falls gewünscht, kann jetzt eine menschliche Kontrollschleife erfolgen. Das ist insbesondere für hochqualifizierte Stellen sinnvoll. Der Vertrag geht dann zunächst an die Personalabteilung, die ihn noch einmal überprüft. Anschließend wird er an die jeweiligen Stakeholder zur Freigabe und Unterschrift weitergeleitet. Falls ein Formular für die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ist, erzeugt das System auch dieses automatisch und stellt es den Verantwortlichen digital bereit.
Wenn es zu Verzögerungen kommt, erinnert das System die zuständige Führungskraft oder den Betriebsrat an die noch ausstehende Aufgabe. Das Dokumentenmanagement steuert den kompletten Prozess, automatisiert und beschleunigt ihn dadurch enorm.
Einfach digital unterschreiben
Unterschreiben können die Verantwortlichen wahlweise manuell oder digital mit Lösungen wie DocuSign oder Adobe Sign. Ideal ist eine digitale Signatur: Das Dokument verlässt dann zu keinem Zeitpunkt das System. Bei manuell signierten Dokumenten stellt ein QR-Code sicher, dass sie nach dem Einscannen wieder an der richtigen Stelle landen. Ist der Vertrag unterschrieben und freigegeben, erhält ihn der Kandidat in seinem persönlichen Bereich der Bewerbermanagement-Plattform oder per E-Mail.
Digitale Personalakte und Onboarding-Dokumente ganz automatisch
Verfügt das Unternehmen bereits über eine digitale Personalakte, wird dort nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung ein Mitarbeiter angelegt und die komplette Kandidatenakte dorthin überführt. Auch für den folgenden Onboarding-Prozess generiert das System nun automatisch sämtliche Dokumente, die der Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Unternehmen bekommen soll – etwa Formulare für Datenschutz, Compliance, Trainings oder praktische Hinweise.
Datenschutzvorkehrungen beachten
Da es im Recruiting um sensible, personenbezogene Daten geht, darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Deshalb sollten Unternehmen beim Dokumentenmanagement auf DSGVO-Konformität und eine Zertifizierung nach ISO 27001 achten. Die Cloud Server sollten sich in der EU befinden und alle Zugriffe mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung gesichert sein. Wichtig ist zudem ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtekonzept, das genau regelt, welcher HR-Mitarbeiter welche Informationen sehen darf.
Fazit: Lücken schließen lohnt sich
Eine automatisierte Dokumentenerzeugung, die nahtlos mit der Bewerbermanagement-Plattform zusammenspielt, bringt viele Vorteile. Kandidaten erhalten ihre Verträge schneller und können unterschreiben, bevor ein Wettbewerber zum Zug kommt. Da es keine Medienbrüche mehr gibt, lassen sich zudem Fehler vermeiden. Nicht zuletzt können Unternehmen durch die Automatisierung ihre Shared Service Center abbauen und die Vertragserstellung wieder zurück ins eigene Haus holen. Günter Apel, Senior Account Manager bei aconso, fasst zusammen: »Wenn Unternehmen den Prozess für das Recruiting und Hiring komplett digital abbilden, können sie Kosten sparen und kommen schneller zum Vertragsabschluss. So sichern sie sich einen Vorteil im War for Talents.«
Für mehr Informationen zum Thema automatisierte Dokumentenerzeugung im Recruiting steht Ihnen hier das aconso-Whitepaper zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Günter Apel, Senior Account Manager aconso (Quelle: aconso)
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