Neue Digitalisierungskonzepte: Mit multifunktionaler Edge-Appliance zum papierfreien Office 

Illustration: Absmeier, Tumisu

In einigen Unternehmen und Organisationen gilt das Faxen nach wie vor als Standardmethode, um wichtige Dokumente mit Partnern und Kunden auszutauschen. Lange Zeit lag dies an einer mangelhaften digitalen Infrastruktur, die das elektronische Versenden und Empfangen von Nachrichten unmöglich machte. Inzwischen ist die Digitalisierung aber weiter fortgeschritten und das Faxen veraltet. Durch das Faxgerät sind Mitarbeiter ständig an einen festen Standort gebunden, was in der heutigen Arbeitswelt nur noch selten der Fall ist. Darüber hinaus werden beim Faxen Unmengen an Papier verbraucht, und man kann sich nie sicher sein, ob wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen wirklich beziehungsweise rechtzeitig beim gewünschten Adressaten ankommen. Daher sind moderne digitale Arbeitsplatzlösungen gefragt, mit denen sich ein einfacher, sicherer und nachvollziehbarer Datenaustausch gewährleisten lässt.

Die Corona-Situation hat einmal mehr verdeutlicht, dass digitale Prozesse zunehmend an Bedeutung gewinnen. Da sich viele Mitarbeiter derzeit im Home Office befinden, müssen Unternehmen eine geeignete IT-Infrastruktur bereitstellen, damit die üblichen Tätigkeiten weiter ausgeführt werden können. Ein Firmenlaptop, ein stabiler Internetanschluss und eine VPN-Verbindung reichen dafür nicht aus. Schließlich werden im Alltag auch zahlreiche Dokumente mit Kollegen, Partnern, Kunden oder anderen Firmen ausgetauscht, was durch eine entsprechende Lösung geregelt sein muss. Abgesehen von der ansteigenden Home-Office-Arbeit erfordert die heutige Arbeitswelt viel Flexibilität. Mitarbeiter sind ständig in Bewegung, da sie zwischen einzelnen Niederlassungen wechseln oder auswärtige Dienstreisen durchführen. Daher ist es essenziell, eine digitale Arbeitsplatzlösung zu etablieren, die – anders als ein Faxgerät – von überall aus nutzbar ist.

Verschlüsselter Dateitransfer für jeden Anwendungsfall

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Um den Digital Workplace unabhängig vom Standort des Mitarbeiters zu realisieren, gibt es mittlerweile moderne, in Deutschland entwickelte Austauschplattformen. Bei diesen Appliances können Dateien jeder Größenordnung einfach hochgeladen und mit anderen geteilt werden. Im Gegensatz zum Faxen sind hier anhand der Dokumentation jeder Datenbewegung alle Transferaktivitäten eindeutig nachvollziehbar. Einen weiteren Vorteil bietet die Verschlüsselung der Daten – sowohl während der Übermittlung als auch bei der späteren Archivierung. Damit ist zu jedem Zeitpunkt die Datensicherheit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet. Während beim Faxgerät theoretisch jeder das Dokument vor Ort einsehen kann, lässt sich bei professionellen digitalen Lösungen genau definieren, wer auf welche Datei zugreifen darf.

Zeitgemäße Alternativen zum Faxen

Die jetzige Situation erfordert hinsichtlich der flexiblen Arbeitswelt eine alternative Lösung zum Faxen, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter zugreifen kann – unabhängig davon, wo er sich gerade befindet. Moderne Digital-Workplace-Lösungen sind nicht wie Faxgeräte an einen festen Standort gebunden. Mit ihnen lassen sich Dateien von überall aus sicher übermitteln. Durch diese Art des elektronischen Dateitransfers gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Souveränität, da sie ihre Daten niemals aus den eigenen Händen geben.

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Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei SECUDOS

 

 

Vorteile einer Digital-Workplace-Lösung im Vergleich zum Faxen

  • Der Papierverbrauch wird deutlich reduziert. Dies hat positive Auswirkungen auf den ökologischen Fußabdruck.
  • Mitarbeiter haben die Sicherheit, dass versendete Dokumente auch wirklich und rechtzeitig beim gewünschten Empfänger ankommen.
  • Eine Digital Workplace-Lösung ist von überall aus verfügbar.
  • Spezielle Vorkenntnisse im technischen Bereich werden aufgrund der benutzerfreundlichen Handhabung nicht benötigt.
  • Jede Datenbewegung wird dokumentiert und ist somit einfach nachvollziehbar.
  • Durch eine entsprechende Verschlüsselung sind alle Daten während des gesamten Übertragungsweges inklusive der Archivierung sicher. Vorab kann genau definiert werden, welche Person worauf zugreifen darf.
  • Durch den Einsatz der digitalen Lösungen werden die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten.
  • Die Lösungen vereinfachen und optimieren den Arbeitsalltag und können ein Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein.

 

 

397 Artikel zu „Digital Workplace“

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Laut einer kürzlich durchgeführten Studie von NetMotion zieht es ein Viertel der Arbeitnehmer vor, dauerhaft »remote« zu arbeiten. Wie aber würde sich dies auf die  Produktivität auswirken? Theoretisch sollten die Mitarbeiter so unterm Strich mehr Zeit haben, ihre Aufgaben zu erledigen. Allerdings bringt die häusliche Umgebung ihre eigenen Ablenkungen mit sich. Es ist schwierig festzustellen,…

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Unternehmen verzeichnen Digitalisierungsschub während der Corona-Pandemie

Im Zuge der Corona-Pandemie machen viele Unternehmen Fortschritte bei der Digitalisierung ihres Angebots, ihrer Geschäftsprozesse und der Arbeit ihrer Beschäftigten. Im unternehmensnahen Dienstleistungsbereich berichten etwa 40 Prozent und im Verarbeitenden Gewerbe etwa 25 Prozent der Unternehmen von einem solchen Digitalisierungsschub. Derweil liegen die Umsätze der Unternehmen häufig noch unterhalb des Vorkrisen-Niveaus – und das teilweise…

Fünf Schlüsseltechnologien: Covid-19 hat deutliche Auswirkungen auf die digitale Transformation 

NTT hat im Rahmen von »Future Disrupted: 2021« seine Prognosen zu den kommenden Technologietrends herausgebracht. Dieser Report bringt die entscheidenden Schlüsseltechnologien mit den wichtigsten Erkenntnissen der Experten von NTT zusammen, um die digitale Transformation voranzutreiben, und dient als Leitfaden für Unternehmen, um die Chancen und Vorteile der jeweiligen Technologie für sich zu nutzen.  Die disruptiven…

Die Vision vom papierfreien Büro: Wie kann die Digitalisierung schneller gelingen?

  Die Arbeitswelt verändert sich rasant – und das nicht erst, seit Corona die Zahl der Angestellten im Homeoffice binnen fünf Monaten mehr als verdoppelt hat. Allerdings wirft diese Entwicklung ein Schlaglicht auf Defizite in der mittelständischen IT-Infrastruktur: Für die Mehrheit der Unternehmen ist das papierlose Büro auch 2020 noch nicht viel mehr als ein…

Digitalisierung des Dokumentenaustauschs – Startschuss für das papierlose Büro

Man mag es kaum glauben, die Idee des papierlosen Büros geistert bereits seit den 1970er Jahren durch die Köpfe und ist damit so alt wie der Tatort oder Microsoft. Die Vorteile liegen auf der Hand: digitale Dokumente steigern die Effizienz im Unternehmen, schonen Umwelt und Budget und sind eine wichtige Voraussetzung für das mobile Arbeiten. Trotzdem ist der Umstieg keine einfache Angelegenheit. Gefragt sind innovative Lösungen, die den digitalen Dokumentenaustausch, Workflows und Freigabeprozesse im papierlosen Büro vorantreiben.

Studie: Digitale Dokumentenverwaltung kann bis zu zwei Arbeitsstunden pro Tag sparen

Die Büroarbeit in den meisten Unternehmen in Deutschland und Österreich ist nach wie vor papierbasiert. Dies geht aus einer aktuellen Umfrage hervor, die Kyocera Document Solutions in Auftrag gegeben hat. Laut den darin befragten Büroangestellten könnten durch die Einführung von digitalen Lösungen zur Archivierung bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag gespart werden.   Ausdrucke…

Digitalisierung hat durch die Krise einen höheren Stellenwert

Deutsche Unternehmen fühlen sich schlecht auf künftige Krisensituationen vorbereitet. Es gibt daher einen dringenden Handlungsbedarf bei der Bewältigung der Krisenfolgen und zur Vorbereitung auf die Post-Corona-Ära.   Deutsche Unternehmen haben ihre Lektion aus den Folgen der Corona-Krise gelernt, das zeigt eine weltweite Untersuchung von Pegasystems. Danach wollen 59 % der Befragten in deutschen Unternehmen ihre…

Digitalisierung in einer neuen Welt: Die Mendix World Version 2.0 entwickelt sich zum weltweit größten Low-Code-Event

Reichhaltiger Content: Am 1. September startet die Mendix World: Version 2.0 mit über 65 interaktiven On-Demand- und Live-Sessions Mit Tausenden von Anmeldungen schafft der Event eine Bühne für Low-Code-Entwicklung in einer digitalen, neuen Welt Koryphäen aus Entertainment und Wissenschaft als Referenten Mendix, Siemens-Tochter und weltweiter Marktführer im Bereich Low-Code für Unternehmen, einem modellbasierten Ansatz zur…

Corona führt zu einem Digitalisierungsschub

       Drei Viertel der größeren Unternehmen in Deutschland erhöhen Digitalisierunginvestitionen.        Viele beschleunigen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsmodellen.        Vorab-Ergebnis aus Trendstudie zur Digitalisierung.   Die Corona-Pandemie hat bei größeren Unternehmen in Deutschland zu einem Digitalisierungsschub geführt. Drei Viertel (75 Prozent) der Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern haben aufgrund der Erfahrungen in der…

Workplace-as-a-Service: Die Real-Estate-Strategie nach Corona erfordert kreative Lösungen

         Aktuelle Büroarbeitswelt verändert Flächenbedarf.          Unternehmen erwarten stärkere Auslastungsschwankungen.          Arbeitsplätze als Dienstleistung reduzieren Fixkosten.   Das Corona-Virus verändert die Büroarbeit nachhaltig. Viele Unternehmen haben bereits angekündigt, ihren Mitarbeitern anhaltend Homeoffice zu ermöglichen. Für die Betreiber von Immobilien bedeutet das, dass sie dauerhaft und auch nach dem Ende der Corona-Pandemie mit größeren Schwankungen in…

Digitale Kommunikation – Der Weg zu effizienten virtuellen Besprechungen

Im Zuge der Covid-19 Pandemie mussten Unternehmen in kürzester Zeit auf Home Office, Schichtsysteme und virtuelle Zusammenarbeit umsteigen. Mitarbeiter verbringen nun fast einen ganzen Tag pro Woche in virtuellen Besprechungen. Die Erfahrungen zeigen jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit in der Praxis oftmals noch ineffizient abläuft.

Digitaler Arbeitsplatz

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eines der Vorteile unserer heutigen Zeit. Was muss der digitale Arbeitsplatz erfüllen, um digital zu sein und wettbewerbsfähig zu sein. In unserem Blog liest du alles über den digitalen Arbeitsplatz und was dieser für Vorteile für dein Unternehmen bietet. Arbeitest du lieber von zuhause oder im Büro? Keine Sorge! Du musst…