Warum das Personal eines IT-Konzerns mit 470.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch nach der Pandemie zuhause arbeitet – und das Büro trotzdem wichtig bleibt.

Vor einem Jahr bat der IT-Dienstleister Tata Consultancy Services (TCS) seine Beschäftigten, aufgrund der Pandemie von zuhause zu arbeiten. Inzwischen ist Remote Work zur Normalität geworden. Zeit für ein Zwischenfazit. Denn auch nach der Corona-Krise behält der IT-Riese das ortsunabhängige Arbeiten bei. Nur ein Viertel der Arbeitszeit werden die fast 470.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter künftig noch im Büro verbringen. Überraschend: Das Büro bleibt trotzdem erhalten und spielt weiter eine wichtige Rolle.

Was Anfang 2020 noch undenkbar schien, ist heute fast Standard: Ganze Unternehmen arbeiten im Home Office, Videokonferenzen und Kollaborationstools ersetzten persönliche Meetings. Weltweit arbeiten rund 96 Prozent der fast 470.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von TCS nicht mehr im Büro. Der IT-Konzern hat mit dem ortsunabhängigen Arbeiten gute Erfahrungen gemacht und behält die flexible Arbeitsweise auch nach der Pandemie bei. Weltweit werden Mitarbeiter durchschnittlich nur ein Viertel der Arbeitszeit im Büro verbringen, gab TCS bereits im April 2020 bekannt. Aber bei der Arbeit am heimischen Schreibtisch haben Unternehmen und Mitarbeiter im vergangenen Jahr viel dazu gelernt. Wie aber funktionieren Onboarding, Weiterbildung und Innovationen aus der Ferne?

1. Wohlbefinden der Mitarbeiter im Mittelpunkt

Innerhalb weniger Tage wechselten die TCS-Mitarbeiter weltweit vom Büro in die eigenen vier Wände. »An erster Stelle stand für uns die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter«, sagt TCS-Personalleiter Frank Karcher. »Wir mussten sie vor dem Virus schützen und ihnen ein sicheres sowie produktives Arbeiten von zuhause ermöglichen – das haben wir geschafft. Ebenso wichtig ist aber das Wohlbefinden der Beschäftigten.«

Deshalb setzt das Unternehmen nicht nur auf kontinuierliche Information der Mitarbeiter über den aktuellen Gefährdungsstand und die Hygienemaßnahmen des Unternehmens, sondern auch auf unterschiedliche Initiativen. Ziel war es dabei, trotz der physischen Distanz das Zusammengehörigkeitsgefühl beizubehalten. TCS sorgte daher auf digitalen Kanälen für den sozialen Austausch. Dazu zählen einmalige Veranstaltungen wie Live-Streams mit ehemaligen Schachweltmeistern und Astronauten. Regelmäßig veranstalteten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsame virtuelle Kochkurse, Yoga-Sessions und Bollywood-Tanzstunden. Diese Aktivitäten abseits des Arbeitsalltags lenken nicht nur von der Krise ab, sondern beziehen auch Familienmitglieder ein.

Angebote für das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch den Arbeitgeber waren früher ein netter Bonus. »Die Corona-Krise hat Prioritäten verschoben«, ist Frank Karcher überzeugt. »Künftig werden Bewerber in Vorstellungsgesprächen fragen, was der potenzielle Arbeitgeber während der Pandemie für die Mitarbeiter getan hat.«

2. Remote Innovation

Wie funktioniert Innovationsmanagement, wenn Teams zum Brainstorming oder für Design-Thinking-Workshops nicht im gleichen Raum sind, sondern vor dem heimischen Bildschirm sitzen? Das quelloffene Betriebssystem Linux ist ein gutes Beispiel für verteilte Entwicklung – die Entwickler befanden sich an verschiedenen Orten und haben dennoch zusammengearbeitet. Denn: Gedankenaustausch kann auch bei verteilten Teams funktionieren – Unternehmen müssen aber eine Innovationskultur schaffen. Denn die Kommunikationstechnologien sind vorhanden. Die Teams müssen aber selbst wählen können, welche Tools sie nutzen – ganz gleich, ob Yammer, Slack, Microsoft Teams oder andere Lösungen.

TCS selbst nutzt unter anderem seine eigenen Plattformen Knome und Innovista, beispielsweise um mittels Crowdsourcing Ideen von den 470.000 Mitarbeitern weltweit zu sammeln – etwa zu bestimmten Innovationsthemen.

3. Einarbeiten neuer Mitarbeiter

Gerade für Berufsanfänger und neue Mitarbeiter ist es schwierig, sich ins Unternehmen einzuarbeiten, in ein Team einzugliedern und die neuen Kollegen kennenzulernen. Vor der Pandemie sind bei TCS alle Neuankömmlinge für einen zweitägigen Workshop in der deutschen Unternehmenszentrale in Frankfurt zusammengekommen, um Abläufe, Struktur und Kultur des Unternehmens kennenzulernen sowie ihr IT-Equipment zu erhalten. Laptop und Smartphone werden jetzt zu den Mitarbeiter nachhause geliefert und die neuen Kollegen nehmen vom heimischen Schreibtisch aus an den Vorträgen teil.

»Weil wir das Onboarding seit vielen Jahren sehr strukturiert durchführen, war es relativ einfach, es zu digitalisieren«, sagt TCS-Personalleiter Frank Karcher. Aber nicht alles funktioniert digital: Saßen die Neuankömmlinge früher nach der offiziellen Veranstaltung noch beisammen, um ihre Eindrücke auszutauschen, sich besser kennenzulernen und offene Fragen zu klären, landen diese jetzt bei der Organisatorin des Onboardings.

»Zudem müssen die neuen Mitarbeiter auch in der Unternehmenskultur ankommen. Das können sie nur, wenn es auch persönliche Treffen gibt, bei denen man sich austauschen kann. Allein schon dafür bedarf es Büro-Präsenz«, so Frank Karcher.

4. Weiterbildung

Das interne Weiterbildungsportal von TCS wurde seit Corona-Ausbruch im Frühjahr 2020 deutlich intensiver genutzt als vor der Pandemie. Mehr als 400.000 Mitarbeiter absolvierten die virtuellen Kurse, etwa für agile Entwicklungsmethoden oder digitale Technologien. Rund 25.000 verschiedene Trainings bietet TCS seinen Mitarbeitern an.

»Gerade in der IT-Wirtschaft nimmt die Veränderungsgeschwindigkeit weiter zu«, sagt TCS-Personalleiter Frank Karcher. »Unternehmen müssen daher nicht nur in neue Technologien investieren, sondern auch in die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter.«

5. Zukunft der Arbeit

Ein vollständiges Zurück zum früheren Status Quo wird es bei TCS nicht geben: Bis zum Jahr 2025 werden Mitarbeiter weltweit im Schnitt nur noch ein Viertel der Arbeitszeit im Büro sein. Die Krise hat die Umstellung beschleunigt. »Wir sehen, dass ortsunabhängiges Arbeiten funktioniert und für alle Seiten gut ist. Wir haben eine sehr hohe Akzeptanz in der Belegschaft«, sagt Personalleiter Frank Karcher. »Was allerdings fehlt, ist der persönliche Austausch. Denn das Zwischenmenschliche ist das, was die Unternehmenskultur ausmacht – und das entsteht nicht zuhause.«

Dazu fehlt auch der informelle Austausch, etwa an der Kaffeemaschine oder im Aufzug. Natürlich helfen Kollaborationsplattformen und die Pandemie hat die Einführung digitaler Technologien beschleunigt. »Eine Videokonferenz mit vorher unbekannten Gesprächspartnern kann den Austausch an der Kaffeemaschine im Büro nicht ersetzen«, sagt Frank Karcher.

Und auch die Führungskultur muss passen. In vielen Unternehmen gab es vor der Corona-Krise eine Präsenzkultur und Führungskräfte schauten skeptisch auf die Produktivität im Home Office. Aber dies war eher Wahrnehmung als Realität. »Die Erfahrung zeigt, dass die Produktivität im Home Office sogar steigt«, so Karcher. »Führungskräfte sollten Mitarbeiter eher zur sozialen Interaktion animieren«.

6. Funktion des Büros

Auch künftig wird es einen großen Bedarf an Büros geben. Nur werden diese dann nicht jeden Tag gleich frequentiert. Das Büro der Zukunft ist ein Ort der Begegnung und des Austausches. Die Zukunft der Arbeit wird weder nur in der bisherigen Bürowelt noch rein digital stattfinden. Experten sprechen von einem hybriden Modell.

Für Karcher ist das Büro mehr als ein Raum, um ruhig und konzentriert arbeiten zu können. Er ist ein Ort des Austausches und der Begegnung. »Darum haben wir große Flächen für die Begegnung vorgesehen. Ich gehe davon aus, dass der Anteil der Flächen für gemeinsames Arbeiten und Meetings künftig noch zunehmen wird.«

Fazit: Remote Work bleibt

Zu den prägenden Erfahrungen des Pandemiejahres gehört sicher das Home Office. Dass ganze Unternehmen so arbeiten würden, galt zuvor als undenkbar. Jetzt ersetzen Videokonferenzen und Kollaborationstools persönliche Meetings fast gänzlich. Aber Mitarbeiter können nicht mal eben ins Nachbarbüro gehen oder eine Information über den Schreibtisch hinweg erfragen, um ein Problem auf dem kurzen Dienstweg zu lösen. Auch fehlt der persönliche Austausch mit Kollegen, ebenso die räumliche und zeitliche Trennung zwischen Beruf und Privatleben.

In vielen Unternehmen erfolgte die Digitalisierung während der Corona-Krise zudem eher ad-hoc und nicht strategisch. Remote Work ist aber mehr als einfach nur von zuhause arbeiten. Die Arbeitsweise und Führungskultur müssen sich ändern. »Ob Innovation, Zusammenarbeit, Onboarding oder Weiterbildung – ausschlaggebend sind die Unternehmenskultur und die strategische Herangehensweise der Unternehmen«, so Frank Karcher.

Studie: Das Home Office bleibt

Was für einige Wochen geplant war, dauert inzwischen ein Jahr an. Fast zwei Drittel der Mitarbeiter (64 Prozent) arbeiten momentan hauptsächlich im Home Office – ein signifikanter Anstieg, verglichen mit den neun Prozent vor der Krise. Und mobiles Arbeiten bleibt zahlreichen Angestellten erhalten: Im Jahr 2025 werden vier von zehn Mitarbeiter (40 Prozent) ortsunabhängig arbeiten. Das ergab eine Umfrage des IT-Dienstleisters Tata Consultancy Services (TCS) unter Führungskräften in Europa, Nordamerika und Asien. Unternehmen investieren vor allem stärker in Technologien, um die Arbeit im Home Office zu ermöglichen. Dazu zählen Kollaborationstools (65 Prozent), Cyber-Sicherheit (56 Prozent) und Cloud (51 Prozent) – und diese Technologien bleiben auch nach der Krise erhalten.