Die Vision vom papierfreien Büro: Wie kann die Digitalisierung schneller gelingen?

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Die Arbeitswelt verändert sich rasant – und das nicht erst, seit Corona die Zahl der Angestellten im Homeoffice binnen fünf Monaten mehr als verdoppelt hat. Allerdings wirft diese Entwicklung ein Schlaglicht auf Defizite in der mittelständischen IT-Infrastruktur: Für die Mehrheit der Unternehmen ist das papierlose Büro auch 2020 noch nicht viel mehr als ein Schlagwort. Wie sie ihre Aktenberge zeitnah hinter sich lassen und Mitarbeitern mehr Freiraum beim digitalen Arbeiten eröffnen können, erklärt Karsten Renz, Experte für Enterprise Content Management (ECM) Lösungen.

 

Der Digital Office Index 2020 des Branchenverbands Bitkom macht betroffen: Mitte der 1980er Jahre waren sich Marktanalysten wie Dataquest und InfoSource sicher, dass das papierlose Büro noch vor der Jahrtausendwende Realität sein würde. Tatsächlich ist es aber für viele deutsche Unternehmen bis heute, 35 Jahre später, eine Vision geblieben: Während nach der jüngsten Bitkom Erhebung 86 Prozent der Befragten zwar davon träumen, die Briefpost ganz durch digitale Kommunikation zu ersetzen, sind nach eigenen Angaben 34 Prozent nach wie vor weit davon entfernt – in Unternehmen bis 499 Mitarbeiter sind es sogar 39 Prozent. Mit 58 Prozent arbeiten auch deutlich mehr als die Hälfte der Betriebe dieser Größenordnung noch überwiegend oder mindestens zur Hälfte papierbasiert. Lediglich 13 Prozent geben an, ihre Papierakten weitgehend digitalisiert zu haben.

 

Eine Lösung für mehrere Probleme

Dabei hat derjenige, der sowohl Papier als auch digitale Dokumente verarbeitet, nicht nur doppelte Arbeit und höhere Kosten. Auch hemmt der Spagat zwischen beiden Welten die Produktivität außerhalb der vier Wände des Büros: Laut einer aktuellen Studie der Krankenkasse DAK mit rund 7.000 Befragten klagen immerhin 41 Prozent der Arbeitnehmer, dass sie sich im Homeoffice durch den fehlenden Zugang zu Unterlagen oder Arbeitsmaterialien in ihrer Arbeit beeinträchtigt fühlen. Ein digitales Dokumentenmanagement könnte beide Probleme auf einmal lösen – und noch viel mehr.

 

»Die Digitalisierung beginnt mit der Verfügbarkeit, Transparenz und dem flexiblen Austausch von Unternehmenswissen«, erklärt Karsten Renz, Gründer und CEO des Berliner ECM-Spezialisten Optimal Systems. Nur so kommt die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend und projektbezogen in einen geschmeidigen Fluss: »Wo etwa Dokumente in mehreren Versionen an verschiedenen Orten im Netzlaufwerk abgelegt werden, sind langes Suchen und Fehler vorprogrammiert. Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass gebündelt wird, was zusammengehört – etwa Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter, Produktbilder und Korrespondenz in einer Projektakte – und jeder Bearbeitungsschritt transparent nachvollzogen werden kann, einschließlich Freigaben und Verantwortlichkeiten.«

 

»Kein Hexenwerk«

Schnittstellen zu den jeweils im Unternehmen genutzten Software-Anwendungen – vom E-Mail-Programm bis zur Warenwirtschaft mit SAP – sowie Scan-Workflows mit automatischer Texterkennung sorgen dafür, dass es keine blinden Flecken gibt und alle je Vorgang auflaufenden Informationen vollständig zugeordnet, ortsunabhängig verfügbar und einfach aufzufinden sind. Der Einsatz von Papier wird damit obsolet.

 

Ein digitales Dokumentenmanagement umzusetzen ist kein Hexenwerk, betont Renz. Sein Erfahrungswert nach rund 2.500 Installationen der ECM Lösung enaio: »Je nach Umfang der Lösung und verfügbaren Ressourcen lässt sich die Einführung eines Moduls in sechs bis neun Monaten bewältigen.« Damit das Vorhaben zügig und erfolgreich über die Bühne geht, rät er allerdings, die drei großen Ks zu beachten.

 

  1. K wie Klarheit: Wer auf Papier verzichten will, sollte zunächst das digitale Ökosystem des Unternehmens durchleuchten: Welche Systeme sind derzeit führend, also kritisch für den Geschäftserfolg? Dann sollte die ECM Lösung unbedingt geeignete Schnittstellen aufweisen. Wie umfangreich ist der Bestand an Altdaten, liegt er hauptsächlich in Papierform vor? Und schließlich: Welche Prozesse haben sich zur Bearbeitung der Dokumente herausgebildet, wie ist der aktuelle Workflow, wie sollte dieser künftig aussehen?

 

  1. K wie Kommunikation: Der Erfolg jedes Vorhabens steht und fällt mit den Menschen, die es umsetzen. Gibt es Ängste oder Ablehnung im Zusammenhang mit der Digitalisierung, erhoffen sich Mitarbeiter eine Arbeitserleichterung und wo schlummern die höchsten Effizienzgewinne? Hier sollte die Einführung ansetzen. Eine Lösung mit möglichst intuitiver Nutzerführung, frühzeitige Schulung und die Einbindung von Feedback und Ideen sorgen für die notwendige Unterstützung seitens der Anwender.

 

  1. K wie Konsequenz: Auch wenn der Geschäftsführer oder Vorstand vieles delegieren muss, die Digitalisierung sollte nicht dazu gehören. Erfolgreiche Projekte sollten die volle Unterstützung und Aufmerksamkeit der Unternehmensführung genießen – auch für Erfahrungen während der Test- oder Pilotphase. Die Rückendeckung von ganz oben wird zudem für das Abstecken eines realistischen Zeitrahmens gebraucht: Statt die Umsetzung im Rekordtempo durchzupeitschen, lohnt es sich, der Einführung die Zeit zu geben, die sie braucht.

 

Wie sehr sich der Aufwand für die Einführung auszahlt, zeigt die Bitkom Studie im Übrigen auch auf: 71 Prozent der Befragten sehen danach eine klare Zunahme der Kundenzufriedenheit, 67 Prozent eine höhere Performance der Verwaltungsprozesse, 64 Prozent eine verbesserte Erfüllung von Compliance-Richtlinien und 58 Prozent mehr Datensicherheit.

 

Heute schon an morgen denken

Was die Zukunftsfähigkeit der Investition betrifft, dafür hat Karsten Renz von Optimal Systems noch einen Extra-Tipp parat: »Es lohnt sich, bei der Auswahl der Lösung über den Tellerrand hinaus zu denken: Eine Spezial-Software, etwa für die Rechnungsbearbeitung, lässt sich bei künftigen Digitalisierungsschritten kaum auf andere Bereiche ausdehnen – dann entstehen teure und umständliche Insellösungen.« Renz empfiehlt daher, einer vielseitigen ECM-Lösung wie enaio mit zahlreichen Schnittstellen den Vorzug zu geben: »Egal, ob irgendwann der Wunsch nach einem Qualitäts-, Reklamations- oder Innovationsmanagement entsteht: Das alles lässt sich dann mit relativ geringem Aufwand umsetzen und bietet den Nutzern eine bereits bekannte Oberfläche.« So sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen bei der Einführung und können die Effizienzvorteile rascher nutzen.

 

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