Den Papierbergen in deutschen Unternehmen geht es an den Kragen: Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für Zulieferer des Bundes Pflicht. Eine Richtlinie mit großen Potenzialen. Das sollten IT-Verantwortliche und CXOs jetzt wissen.

Wo stehen wir? Nach Angabe des Bitkom stellt noch immer ein Drittel der Unternehmen den überwiegenden Teil oder alle Rechnungen in ausgedruckter Form (33 %) aus – angesichts der Digitalisierung in allen Lebens- und Geschäftsbereichen nicht mehr zeitgemäß. Es ist zu erwarten, dass die Umsetzung der Richtlinie nicht nur die Rechnungsstellung modernisieren, sondern auch das Potenzial haben wird, den gesamten digitalen Reifegrad von Unternehmen zu steigern und umfassendere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte anzustoßen.

Was ist eine elektronische Rechnung? Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ausgeschlossen sind Rechnungen, die lediglich elektronisch versendet wurden, also etwa per E-Mail verschickte reine PDFs, Bilddateien oder Scans. Der Grund: Empfänger können derart unstrukturierte Dokumente nicht medienbruchfrei weiterverarbeiten. Zusätzliche Arbeitsschritte, wie eine Texterkennung mithilfe von Optical Character Recognition (OCR), werden benötigt. Hybride Formate, die teils aus einer Bilddatei und teils aus einem strukturierten Format bestehen, sind dagegen erlaubt. Zu den gängigsten strukturierten Datenformaten gehören XRechnung, EDI und XML, zu den hybriden Formaten ZUGFeRD und PDF/A3. Unternehmen können frei wählen, welches Format und welchen Übermittlungsweg – etwa E-Mail oder Web-Download – sie einsetzen.

Welche Anforderungen muss die E-Rechnung erfüllen?

Jede E-Rechnung muss umsatzsteuerlich und zur Erfüllung der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten wie papiergebundene Rechnungen. (Vgl. UstG §14 Abs. 4 und § 14a)
Für jede Rechnung sind Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Authentizität und Integrität können durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Lesbar ist eine Rechnung, wenn die Pflichtangaben mit dem menschlichen Auge erkannt werden können, gegebenenfalls mithilfe von entsprechenden Anzeigeprogrammen.
Rechnungsempfänger müssen ihr Einverständnis geben, dass der Rechnungsaussteller die Rechnung in elektronischer Form übermitteln darf. Diese Zustimmung muss nicht schriftlich erfolgen und ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann etwa auch stillschweigend erfolgen, indem der Empfänger die E-Rechnung akzeptiert.
Elektronische Rechnungen müssen genau wie papiergebundene revisionssicher mit einer Archivierungsfrist von 10 Jahre archiviert werden.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für Unternehmen? E-Invoicing ist für einige Unternehmen zunächst eine Herausforderung. Langfristig winken jedoch Effizienzsteigerungen, eine erhöhte Prozessgeschwindigkeit, -transparenz und -kontrolle, ein schnellerer Zugriff auf Rechnungsdokumente, die Verbesserung der Liquidität dank beschleunigtem Zahlungseingang und deutliche Kosteneinsparungen – prozessbedingt, aber auch bei Papier-, Druck- und Versandkosten sowie durch die Abschaffung eines physischen Archivs. Die EU-Kommission geht davon aus, dass durch die Umstellung auf die E-Rechnung etwa 64,5 Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden können [1]. Weitere Einsparungspotenziale ergeben sich, wenn zusätzlich interne Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.

Was sollten Unternehmen bei der Planung ihrer Lösung beachten?

Generell gilt: Unternehmen benötigen einen elektronischen Rechnungseingang und -ausgang, einen digitalen Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres, digitales Archiv. Für jede einzelne Station des Rechnungszyklus bietet der Markt spezielle Lösungen. Um Prozessbrüche zu vermeiden, sollten Unternehmen darauf achten, dass alle eingesetzten Lösungen untereinander integrierbar sind. Die Wahl eines Dokumentenmanagement- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Anbieters, der den gesamten Dokumentenzyklus abdeckt, kann die Implementierung vereinfachen.

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein guter Ausgangspunkt, um die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungs- und Dokumentenprozessen im gesamten Unternehmen vorauszutreiben. Um das volle Automatisierungspotenzial zu heben, sollte das E-Invoicing daher nicht isoliert betrachtet werden. Auch die vor- und nachgelagerten Prozesse der Rechnungsstellung, aber auch weiterer Buchhaltungsprozesse etwa in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP), sollten in die Planung der Rechnungs- und Content-Lösung und die Definition von Workflows miteinbezogen werden. Nur so kann eine durchgängige End-to-End-Automatisierung sichergestellt und die Umlauf- und Bearbeitungszeit der Rechnungen verkürzt werden.

Automatisierte Workflows können dann folgendermaßen aussehen: Wurde eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt gebucht, wird automatisch die elektronische Rechnung erstellt und an den Kunden verschickt. Parallel werden Warenabgänge und Finanzposten automatisch im ERP- und dem Finanzbuchhaltungssystem aktualisiert und die Rechnung unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben archiviert. Dies geschieht in Echtzeit und ohne fehleranfällige, manuelle Eingriffe.

Erreicht die AP-Abteilung dagegen eine Rechnung, extrahieren Capture-Lösungen automatisch die relevanten Informationen und Daten, wie etwa Rechnungsbetrag und Kontoverbindung aus dem Dokument. Papiergebundene Dokumente können in einem vorgelagerten Schritt mittels OCR-Software ausgelesen werden. Die digitalisierten Dokumente beziehungsweise extrahierten Daten werden dann elektronisch zur Freigabe an die jeweiligen Mitarbeiter und anschließend an die Finanzabteilung zur Zahlung geroutet – vollautomatisch.

Last but not least: Jedes Unternehmens ist anders. Deshalb sollten alle eingesetzten Dokumentenmanagementlösungen und Workflows ohne zusätzlichen Programmieraufwand konfigurierbar sein und sich so optimal an die jeweilige Unternehmensstruktur und die Anforderungen von Kunden und Zulieferern, aber auch geschäftliche oder rechtliche Veränderungen anpassen lassen.

Heinz Wietfeld,
Regional Manager
bei Hyland

[1] https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/consumer-finance-and-payments/payment-services_en

Illustration: © Bukhavets Mikhail /shutterstock.com

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Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland

[1] https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/consumer-finance-and-payments/payment-services_en

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bei Hyland