Abschied von manuellen Prozessen durch IT-Automation: Kräfte freisetzen für die Digitalisierung

Betrieb und Management heterogener Systemlandschaften binden in Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen wertvolle Ressourcen, die dringend für die Digitalisierung benötigt werden. Die Lösung: Automatisierung des IT-Betriebes und Mut, Prozesse zu verändern.

Illustration: Absmeier, Franck V.

IT-Abteilungen sehen sich mit hohen Erwartungshaltungen konfrontiert: Für die Digitalisierung in den Unternehmen sind sie unverzichtbar, nicht nur für die Umsetzung, sondern im besten Fall als Impulsgeber und Sparringspartner für die Geschäftsfelder. Damit verändern sich auch die Anforderungsprofile für die Mitarbeiter: Kenntnisse im agilen Projektmanagement, im Cloud Computing, Machine Learning, Security- und Lizenzmanagement sind gefragt. Das wiederum erfordert Zeit und Ressourcen für Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeiter, für Recruiting und die Einarbeitung von Nachwuchskräften. Gleichzeitig sind aber Sicherheit und Stabilität aller Systeme rund um die Uhr zu gewährleisten – und hier liegen für Unternehmen mit gewachsener IT-Infrastruktur und Prozesslandschaft die Stolpersteine, Stichwort: Legacy. Hardware, Software und Prozesse wurden entsprechend den früheren Bedürfnissen aufgebaut und über die Jahre angepasst und weiterentwickelt. Die Einbindung neuer Softwarelösungen, ob On-Premises oder aus der Cloud, erleichtert die Arbeit in einzelnen Bereichen, macht dabei aber die IT-Landschaft noch heterogener. Im Ergebnis verschlingt der Aufwand für IT-Betrieb und Infrastruktur Zeit und Geld in den meist knapp besetzten IT-Abteilungen. Manuelle Konfigurationen, Serviceanfragen, Tickets und Fehlerbehebung – über 45 Prozent des IT-Budgets wurden laut der Capgemini-Studie zu IT-Trends 2018 für Betrieb, Wartung und Pflege ausgegeben. Für die Umsetzung von Innovation blieben weniger als 15 Prozent der Budgets [1]. Statt neue Projekte an den Start zu bringen, sind also zu viele Ressourcen gebunden, um althergebrachte IT-Prozesse am Laufen zu halten. Wie lassen sich die für die Digitalisierung dringend benötigten Kräfte der IT freisetzen?

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Prozesse optimieren, nicht nur verlagern

Externe Unterstützung, Kooperationen und Outsourcing sind dafür nicht nur Optionen, sondern in den meisten Fällen unabdingbar. Klassisches Offshoring allerdings stößt an Grenzen. Zwar lassen sich durch die Auslagerung von Prozessen in Niedriglohnländer Kosten sparen und auch die eigene IT entlasten. Aber es bleibt eben bei einer Verlagerung, manuelle Prozesse werden dadurch nicht besser. Tatsächliche Verbesserungen und Einsparungen auf Basis von Automatisierung, wie sie Offshoring-Dienstleister teilweise anbieten, werden in der Praxis zu häufig durch zusätzlich abgerufene Leistungen oder nötige Anpassungen wieder »aufgefressen«.

Anders beim Outsourcing an Cloud-Anbieter: Cloud Computing ermöglicht nicht nur den skalierbaren, kalkulierten Einsatz von Speicher- und Rechenleistung und macht gerade in der Finanzbranche einen auf Lastspitzen angelegten, für den Normalbetrieb aber überdimensionierten »Maschinenpark« an Servern überflüssig. Da in der Cloud auch Standard-Maintenance-Prozesse bereits angelegt sind, ergibt sich mit der Nutzung ein echter Produktivitätsgewinn; der Aufwand für das Infrastruktur-Management sinkt.

Jüngere Unternehmen und Start-ups, die von Anfang an auf digitale Prozesse und Einbindung externer Cloudservices setzen, sind in dieser Hinsicht klar im Vorteil: Sie profitieren unmittelbar von den Automatisierungen der Cloud-Plattformen, unbelastet vom Management bestehender Systemlandschaften.

 

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Automatisierung als Schlüssel

Für Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen aber gilt: Automation ist der Schlüssel zum Management der IT-Infrastruktur. Laut der Studie von Netwrix Research »IT-Trends 2020« zählt für 53 Prozent der befragten IT-Professionals die Automation manueller Aufgaben zu den Fokusthemen – Platz 2 der TOP 10 der Global IT Prioritäten nach Data Security (74 Prozent) [2].

Zur Automatisierung des IT-Betriebes stehen verschiedene Lösungsansätze zur Wahl, die kombiniert und an die spezifischen Belange des Unternehmens angepasst werden können. Die bereits erwähnten Cloud Management Services auf den Cloud Plattformen der großen Anbieter spielen eine wesentliche Rolle. Hier kommt besonders der Ansatz »Infrastructure as Code« zum Tragen, Programmieren statt Konfigurieren, Aktionen werden direkt im Quellcode hinterlegt. Auch der Einsatz von Self-Services sorgt für Entlastung der IT-Administratoren. Für die Automatisierung der Inhouse-Strukturen stehen IT Service Management Software und DevOps-Tools zur Verfügung.

Trotzdem ist die Automation des IT-Betriebs keine einfache Aufgabe. So verzeichnet etwa die Capgemini-Studie »IT-Trends 2020« bei der Auswertung der Befragungen zum Automatisierungsgrad deutliche Schwankungen in einzelnen Bereichen. Die Automatisierungsquote im Infrastrukturmanagement stieg zunächst zwischen 2015 und 2017 von 43 auf fast 50 Prozent – um bis 2020 auf 36,9 Prozent wieder abzufallen. Zum Teil sei das auch darauf zurückzuführen, so die Erläuterung zur Studie, dass die über Cloud-Anbieter genutzten Automatisierungsmechanismen nicht berücksichtigt würden; die tatsächliche Quote sollte demnach höher sein. Die weiteren aufgeführten Gründe dürften aber vielen Unternehmen bekannt vorkommen: technologische Vielfalt der Anwendungslandschaften, Automatisierung nur einzelner Bereiche, organisatorische Hürden und mangelnde Bereitschaft, Prozesse zu verändern, um sie durchgängig automatisieren zu können. Lernende Systeme und Algorithmen würden zudem noch kaum eingesetzt [3].

 

Machine Learning: Prozesse aus Helikoptersicht

Genau hier liegt aber erfahrungsgemäß das größte Potenzial, wenn es darum geht, eigene Prozesse nicht nur abzubilden, sondern tatsächlich zu optimieren. Schon eine klassische Prozessanalyse und Auswertung der Erfahrungen der langjährigen IT-Betreuer hilft weiter. Wichtig ist hier eine übergreifende Sicht auf die Prozesse, die Überwindung des Ressortdenkens. Machine Learning funktioniert aber zudem als eine andere Art der Metaebene: Spezielle Programme verfolgen die typischen Abläufe und das Vorgehen der Systemadministratoren. Durch KI erschließen sich Korrelationen und Zusammenhänge, die von menschlichen Benutzern sonst nicht erkannt würden. Die Software »lernt« daraus und berücksichtigt diese Zusammenhänge automatisch.

Solche Anwendungen müssen jedoch speziell programmiert, auf die Prozesse im Unternehmen abgestimmt, ausgewertet und immer wieder angepasst werden. Das ist im Alleingang mit ohnehin knappen Ressourcen nicht zu schaffen, die Mehrzahl der Unternehmen sucht sich deshalb externe Unterstützung für solche komplexen Projekte. Neben der klassischen Beratung empfehlen sich dabei gerade im vom Fachkräftemangel geprägten IT-Bereich innovative Ansätze, die Projekt- und Talentmanagement kombinieren, wie die Talentschmiede Unternehmensberatung aus Frankfurt. Die Einbindung von Young Professionals in Automatisierungsprojekte schont das Budget durch geringere Tagessätze, bietet aber gleichzeitig Mehrwert durch den neuesten Ausbildungsstand der Juniorberater, meist auch Zusatzqualifikationen im agilen Projektmanagement sowie die Möglichkeit der Internalisierung.

Für Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen ist es in jedem Fall höchste Zeit, in IT-Automatisierungslösungen zu investieren. Nicht nur, um Zeit und Geld im IT-Betrieb zu sparen, sondern um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu sein – mit einer IT, die in Infrastruktur, Prozessen und Qualifikation ihrer Mitarbeiter optimal aufgestellt ist, um die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben zu können.

Stefan Rühle, The Digital Workforce Group

[1] Capgemini. Studie IT Trends 2018, S. 13
[2] Netwrix Research Lab. IT Trends 2020. https://www.netwrix.com/2020ittrendsreport.html
[3] Capgemini. Studie IT Trends 2020, S. 18 https://www.capgemini.com/de-de/wp-content/uploads/sites/5/2020/02/2020-02-18_Studie_IT-Trends_2020_web.pdf

 

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