Digitalisierung – Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt

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Eine effektive Digitalisierung sollte einer durchdachten Strategie folgen, die sich am Status, den Möglichkeiten und den Zielen eines Unternehmens orientiert. Um diese Fakten zuverlässig und fundiert zu erheben, bietet das Software- und Beratungshaus COSMO CONSULT einen sogenannten DigiCheck an. Dessen Entwickler Maik Donner erläutert das Analyse-Tool.


Die Reise in die Digitalisierung beginnt man am besten mit dem sogenannten DigiCheck, der von Ihnen entwickelt wurde. Darüber möchten wir etwas erfahren.

Bei der Anforderungsaufnahme beim Kunden lag unser Fokus immer stark auf den betrieblichen Abläufen im Bereich des ERP-Systems. Dadurch, dass diese Anforderungen im ERP-System abbildbar sind, ist die Idee von Digitalisierung und Ganzheitlichkeit aber noch nicht realisiert. Darum stellten wir den DigiCheck auf unserer Homepage bereit, um allen Interessenten durch diesen Selbsttest eine erste Einsicht zu ermöglichen, wo sie mit ihren Prozessen überhaupt in der digitalen Welt stehen, wie gut oder wie schlecht sie aufgestellt sind.

Hier wollte ich weiterdenken: Warum nutzen wir nicht anstatt des Produktfokus eines ERP-Systems die Sicht auf die Prozesse, um durch sie herauszufinden, welche Lösung am besten zum Kunden passt und so die Digitalisierung greifbar, sichtbar zu machen. Und das nicht als ein Beratungshaus wie etwa McKinsey, sondern als ein Berater, der mit den Kunden Strategien entwickelt, die dann auch implementiert werden. Es ging mir darum, die Ist-Prozesse etwa in der Finanzbuchhaltung, der Bestellabwicklung oder Kommissionierung aufzunehmen und dann mit dem Kunden einen Soll-Prozess zu modellieren und Lösungen aus dem COSMO CONSULT-Portfolio zuzuordnen. Am Ende sieht man dann, wie viele Prozesse man mit welcher Lösung clustern kann. Als Ergebnis bekomme ich etwa fünfzig Anforderungen, die ich durch ERP lösen kann, zwanzig löse ich durch CRM und noch mal dreißig durch andere Software-Produkte. Das heißt, wir entwickeln eine gesamte IT-Strategie, um dem Kunden auf Basis seiner Prozesse einen Mehrwert zu bieten, nicht aufgrund irgendwelcher vordefinierten Anforderungen.


Also Digitalisierung nach Plan?

Digitalisierung ist ein oft missbrauchter Marketingbegriff, jeder denkt, er muss digitalisieren, aber weiß meist nicht, was. Viele denken nur an Endausbaustufen, an IoT oder künstliche Intelligenz. Wenn man sich etwa ein vernünftiges Reporting über eine BI-Lösung aufbauen möchte, bringt es einem nichts, wenn man nicht die richtigen Daten dafür hat. Das heißt, wenn der Kunde gar nicht die Möglichkeit hat, die Daten zu sammeln und auszuwerten, die er braucht, dann bietet das beste BI-Tool auch keinen Nutzen. Und da kommt unser DigiCheck zum Zuge, weil wir mit dem Kunden anhand seiner Prozesse und anhand dieses Self-Checks genau besprechen, wo er gerade steht, welcher Prozess für die erste Projektphase wichtig ist, welcher für die zweite, welcher für die dritte. Wir definieren konkrete Roadmaps, die wir im Rahmen unseres Customer Developments mit ihm angehen.


Wie funktioniert das?

Wir führen ein erstes Projekt durch, gehen dann in die Feedback-Phase, besprechen das Ganze, dann kommt ein zweites Projekt, dann ein drittes Projekt und wir entwickeln die Lösung immer weiter und versuchen, den Kunden so auf seiner digitalen Transformation zu begleiten. Dahinter steckt dann ein Modell, mit dem wir uns an Gartner orientieren. Laut Gartner gibt es drei Typen der Digitalisierung. Das ist einmal der Typ A, der sich im sogenannten Digital Enablement befindet. Das bedeutet einfach, dass der Kunde konkrete Anforderungen hat, die er durch Software lösen möchte.


Können Sie uns ein Beispiel sagen?

Ein Produktionsunternehmen hat folgendes Problem: Es wird Ware angenommen, es wird ein Lieferschein abgegeben, der wird abends gesammelt und in der Buchhaltung zur Verbuchung abgegeben. Was passiert dazwischen? Jemand nimmt sich Material vom Lagerplatz, bringt es in die Fertigung, und dann ist es rasch verbaut. Aber niemand weiß, was mit dieser Ware passiert ist. Das heißt, wenn wir Scanner einführen und Ad-hoc-Verbräuche buchen können, haben wir ein konkretes Problem gelöst. Hier setzt der technologiebezogene Ansatz des DigiChecks an, der DigiCheck Technology – es gibt noch zwei weitere Dimensionen.

Diese DigiCheck Technology ist eigentlich der Türöffner in Richtung digitale Transformation. Möchte ein Kunde zu Digitalisierungsthemen beraten werden, sollte er als erstes den kostenlosen Online-Self-Check ausfüllen. Als Ergebnis bekommt er einen 30-seitigen Bericht, in dem schon steht, auf welchen Gebieten er gut ist und wo es Herausforderungen in seinen Prozessen gibt. Wir haben für 120 bis 170 Prozesse Messgrößen, die wir bereits im Erstgespräch erörtern können. Es folgt ein Review Workshop, hinter dem sich ein smartes Konzept verbirgt, bei dem wir die Ergebnisse innerhalb eines Tages besprechen und in einem weiteren Tag Nacharbeit ein reales Softwarekonzept präsentieren können. Darum war mir die Methodik mit messbaren, immer gleichen Prozessen im Self-Check außerordentlich wichtig, denn aus den Ergebnissen und den Ergebnissen des Review Workshop leiten wir eine Roadmap für die Stufen eins, zwei und drei des Projekts ab.


Es gibt also drei Projektphasen?

Ja, wir haben uns von diesen großen Big-Bang-Projekten verabschiedet und machen in der ersten Phase beispielsweise nur das Nötigste, etwa das Lösen konkreter Probleme. Erst später bauen wir dann die Mehrwerte sukzessive aus. Unsere Roadmap sagt uns zusätzlich, ob wir Potenziale in den Bereichen Strategy und People heben können – das sind die beiden anderen Dimensionen des DigiCheck-Konzepts. Wo andere Dienstleister nach einwöchigen Workshops viel Prosa liefern, haben wir diesen Prozess über unsere Methodenkompetenz auf genau zwei Tage verkürzt und liefern ein dreistufiges Konzept.


Gibt es bestimmte Unternehmen, die einen besonderen Bedarf für so eine Beratung haben?

Es gibt alteingesessene Unternehmen, die ihre Strukturen nicht unbedingt anpassen müssen, weil es immer noch gut läuft. Aber auch die kommen irgendwann zu dem Punkt, dass sich irgendwas ändert, und darauf müssen sie reagieren. Und reagieren ist ja meist nicht so gut, sondern proaktiv zu handeln, ist das Bessere. Man muss aber auch sagen, dass Deutschland, was die Digitalisierung angeht, schon ein bisschen was verschlafen hat, weil viele Themen einfach stiefmütterlich behandelt wurden. Da denkt die neue Generation dann schon ein bisschen weiter.


Spüren Sie schon dieses neue Denken?

Den Generationswechsel merken wir sogar stark. Wenn die Führungsriege wechselt und die Nachfolgegeneration antritt, hat die ganz andere Anforderungen, ein ganz anderes Gefühl, mit Software umzugehen. Die sehen den Mehrwert nicht darin, noch eine Maschine zu kaufen, sondern sie möchten vielleicht serviceorientiert arbeiten. Auch hier wollen wir dem Kunden Hilfestellung leisten. Und das können wir über diesen Ansatz des DigiChecks mit seinen drei Ausprägungen Technology, Strategy und People sehr gut, indem wir versuchen, das Reaktive richtig zu kanalisieren. Dabei gehen wir lieber kleinschrittig vor. Auch wenn solche Themen wie Predictive Maintenance oder IoT in allen Gehörgängen stecken, verwirren sie oft mehr, als dass sie inspirieren. Das ist schade. Den Kunden sollte klar werden, dass man Schritt für Schritt diese Ziele sicherer erreichen kann.

In der ersten Stufe des DigiChecks kümmern wir uns um die wichtigsten Funktionalitäten, mit denen wir bestehende Probleme lösen können. Stufe zwei befasst sich mit dem Ausbau bestehender Funktionalitäten der implementierten Lösung. In Stufe drei arbeiten wir an unseren Visionen, an den wirklich innovativen Dingen für das jeweilige Unternehmen. Hier geht es ausschließlich um Technologie. Das 30-seitige Dokument aus dem Online-Self-Check gibt uns schon wertvolle Hinweise, welche Schwerpunkte wir setzen müssen.


Zum neuen Denken gehört mit Sicherheit auch das Thema Cloud, das bei uns noch ein Schattendasein fristet. Aber Digitalisierung ohne Cloud, ist das vorstellbar?

Die Sicherheitsbedenken sind überflüssig. Die Rechenzentren aller großen Anbieter verfügen über die höchsten Sicherheits- und Zertifizierungsstandards. So wirkungsvoll kann sich ein Mittelständler gar nicht absichern. Außerdem bietet die Cloud sehr viel mehr Möglichkeiten, auf Plattform-IT zu setzen. Vor allem jungen Unternehmen, die nicht sofort die nötige Liquidität für größere Hard- und Softwareanschaffungen haben, bieten Cloud und SaaS-Lösungen von Microsoft einen erheblichen Kostenvorteil. Alle Funktionalitäten, die man braucht, lassen sich individuell nach firmenspezifischen Gesichtspunkten zusammenstellen und inklusive Wartung und automatischen Updates kostengünstig – beispielsweise mit pay-by-use – mieten. Außerdem darf man nicht vergessen, dass die Datenmengen exponentiell steigen und wer verfügt schon über die entsprechenden Serverkapazitäten.


Cloud und firmenspezifisch, passt das zusammen?

Microsoft macht sich selbstverständlich nicht den Markt der Individualität kaputt und hat alles getan, um die betreffenden Lösungen zukunftsorientiert aufzustellen. So wurde auch einiges an der Technologie getan und der Kunde muss das Wort Customizing heute nicht mehr fürchten. Das heißt, wir stellen ihm eigentlich immer eine Standardlösung bereit, entwickeln aber zusätzliche Funktionalitäten, die wir im Standard installieren und wieder deinstallieren. So können wir auch in der Cloud jedes Produkt individuell darstellen.


Wird das Thema Cloud auch im DigiCheck behandelt?

Selbstverständlich kann da auch eine Cloud-Strategie dazugehören. Wir versuchen immer, für unsere Kunden das wirtschaftlich beste Angebot herauszuarbeiten. Und das kann durchaus die Cloud sein. Wer sich für die Kosten interessiert, findet auf der Homepage von Microsoft einen Rechner für die Total Cost of Ownership, mit dem man die Anschaffung eines Servers inklusive Wartung und Personalkosten vergleichen kann mit dem, was man so einem Cloud-Service abgewinnen kann. Und da ist man mit SaaS schon auf der günstigeren Seite.


Entwickelt COSMO CONSULT für diese Zukunft auch neue Produkte?

Wir haben ein neues, innovatives Produkt im Portfolio, intelligentERP oder iERP. iERP schlägt die Brücke zwischen einem Standard-ERP-System und einem Algorithmus, der in der Cloud läuft. Es gibt Prozesse im ERP-System, die sind ziemlich rechenintensiv. Da können wir das ERP-System, auch wenn es auf einem Server läuft, mit der Cloud verbinden und diese Rechenleistung in die Cloud abgeben. Wir verfremden Daten aus dem ERP-System, geben sie in einen Algorithmus, optimieren den Datensatz und geben ihn zurück ins ERP-System, um so Daten zu erhalten, an denen das normale ERP vielleicht über Nacht rechnen müsste.


Das ist also wie ein paralleles Rechnen in der Cloud?

Richtig, die Cloud ist ja ein Service, der Ressourcen bereitstellt, der Daten speichert, der aber auch Rechenleistungen, Operationen oder was auch immer leisten kann. Und genau daran bedienen wir uns, an der Nutzung der Cloud-Dienste in Bezug auf einen kundenspezifischen Prozess. Das ist ein Riesen-Game-Changer, den wir mit iERP bewältigt haben. Wenn wir jetzt im DigiCheck herausfinden, dass jemand Probleme mit dem Forecast hat, dann sagt unser Analyse-Tool: Zu lösen durch iERP, weil es einfach dazu passt.

Daten in einen Algorithmus zu geben, kann sehr viel Geld sparen und sehr viel Dynamik erzeugen. Und wenn man sich mal anschaut, wie flexibel man einen Algorithmus auf ein konkretes Kundenbeispiel anpassen kann, so steht die Einsparung durch Optimierung in keinem Verhältnis zu den Kosten, das haben wir in verschiedenen Kundenprojekten unter Beweis stellen können. Der SaaS-Gedanke wird zukünftig immer relevanter werden und großen etablierten Systemen, die man auf dem Server installiert hat, den Rang ablaufen, weil er flexibler ist.


Gibt es weitere Trends, die momentan die Digitalisierungswelt bestimmen?

Die großen Unternehmen geben natürlich vor, dass ganz tolle neue Technologien da sind. Im Mittelstand können wir aber feststellen, dass die Trends, die es im Moment gibt, eher die klassischen alten Hüte sind, die man verschlafen hat, etwa mobile Datenerfassung, Rechnungserfassung mit OCR-Erkennung und sogar EDI. Gibt es alles schon seit Ewigkeiten am Markt, dennoch ist das im Moment das, was im großen Umfang von vielen Unternehmen nachgeholt wird.


Und Ihr Rat zu guter Letzt?

Einfach den ersten Schritt machen, loslegen und digitalisieren.

 

Herr Donner, vielen Dank für das Gespräch.


Das Gespräch führte Volker Vorburg.

 

Illustration: ©  studiostoks /shutterstock.com
Foto: © Cosmo Consult

 

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