Digital Document Transformation – Verbesserung der Geschäftsprozesse im Digital Workplace

Ineffiziente Arbeitsabläufe schmälern die Reaktionsfähigkeit von Unternehmen und können Kunden und Geschäftspartner vergraulen. Insbesondere im Home Office bekommen komplexe, manuelle Prozesse, die eine erhöhte Fehlerquote nach sich ziehen können, eine völlig neue Bedeutung. Trotz rapide implementierter Home-Office-Maßnahmen, ist ein effizienter Digital Workplace in vielen Unternehmen noch in weiten Teilen Zukunftsmusik.

Noch vor der starken Home-Office-Zunahme kündigte Gartner 2019 an, dass virtuelle Arbeit und Remote Working zu den neuen Arbeitsweisen gehören, jedoch bis 2021 nur ein Viertel der mittelgroßen und großen Unternehmen in 80 % ihrer Initiativen erfolgreich neue Arbeitsweisen anstreben [1]. Um den Digital Workplace schrittweise erfolgreich zu implementieren, ist die Digitalisierung und Optimierung grundlegender Geschäftsprozesse, neben der Einführung von Home Office, von Bedeutung.

Vertragsdokumente werden von verschiedenen Abteilungen in Eigenregie erstellt, Änderungen manuell eingefügt und Dokumente, die durch diverse Hände gleiten, an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der den gemeinsamen Zugriff auf Daten und Informationen erschwert, was sich wiederum negativ auf die Produktivität auswirkt.

Unter erweitertem Dokumentenmanagement verstehen viele Entscheidungsträger immer noch lediglich, dass Dokumente auf statischen Templates basieren, die manuell um einige Inhalte ergänzt werden. Die relevanten Daten stammen aus unterschiedlichsten Quellen und werden via Copy & Paste eingefügt. Anpassungen erfolgen über Kommentarfunktionen und Änderungsverfolgung, die neuen Fassungen werden via E-Mail weitergeleitet, bis zur Freigabe heißt es dann Warten. Unternehmen in Deutschland tendieren am ehesten dazu jedes Dokument manuell zu erstellen und zu überprüfen, obwohl sie in der Durchführung von Prozessschritten weniger von Menschen abhängig sind als Unternehmen anderer Länder [2].

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Die Folgen liegen auf der Hand: Sie reichen von Informationsdefiziten und Abstimmungsproblemen bis hin zu Zeitverzögerungen und Fehlern, die gegen rechtliche Vorgaben verstoßen könnten.

Doch es wird noch ein weiterer Aspekt deutlich: Setzen Unternehmen weiterhin auf die manuelle Verwaltung ihrer Dokumente, könnten sie die darin enthaltenen Daten aus den Augen verlieren, statt diese mithilfe von Digital Document Transformation (DDX) gewinnbringend zu nutzen.

Mithilfe künstlicher Intelligenz den Digital Workplace optimieren. Digital Document Transformation trägt mittels Cloud-basierter Services und einer dokumentenorientierten KI dazu bei, Geschäftsabläufe zu beschleunigen, Fehler und Risiken zu reduzieren, Dokumente stets aktuell und akkurat zu halten sowie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Mitarbeitern zu vereinfachen. Dokumente lassen sich mit optimierten Genehmigungsprozessen, höherer Genauigkeit, sowie in einer entsprechenden Formatierung und Gestaltung schneller erstellen. Mit einem nonstop gewährleisteten Überblick über den gesamten Dokumentenprozess können diese Entwürfe in Echtzeit von mehreren Nutzern bearbeitet werden.

Möglich machen dies automatisierte Workflows, die den Zugriff steuern, Prüfer benachrichtigen, Aufgaben koordinieren und Genehmigungen weiterleiten, um die weitere Abwicklung und Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen. Die Daten werden über Anwendungsschnittstellen (APIs) aus CRM- und ERP-Systemen oder anderen Datenbanken abgerufen, sodass die Aktualität sichergestellt ist. Durch das automatisierte Zusammenführen von Daten aus diesen Systemen in bereits formatierte Templates beschleunigt sich der Prozess der Dokumentenerstellung. Mithilfe von Klausel-Bibliotheken, die jegliche Klauseln für unterschiedliche Verträge beinhalten, die vorab von der Rechtsabteilung genehmigt wurden, werden lange Wartezeiten vermieden und Mitarbeiter der Rechtsabteilung entlastet. Jegliche Unterlagen können daraufhin mit CRM-Datensätzen verbunden, auf digitalen Weg geteilt, in Cloud-Archiven gespeichert und mit rechtsgültigen elektronischen Signaturen versehen werden.

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Fazit. Mit Digitalisierungsprojekten steigt das Datenaufkommen naturgemäß. Der immense Wert dieser Daten wird allerdings erst bei der Verbindung unterschiedlicher Quellen und entsprechender Analyse mithilfe von künstlicher Intelligenz greifbar, die Unternehmen einen tieferen Einblick in ihre Geschäfte gestatten. Je detaillierter und vollständiger diese Daten ausfallen, desto eher kann ein Unternehmen entscheiden, welche Schnittstellen optimiert werden müssen, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Die moderne Integration von Daten über APIs führt zu drastischen Produktivitätssteigerungen, einer geringeren Fehlerquote sowie einem reibungsloseren Datenaustausch. Je konsequenter die Automatisierung von Dokumenten erfolgt, desto mehr profitieren Unternehmen von einem effizienten Digital Workplace, das zu optimierten Arbeitsabläufen und einer verbesserten Customer Experience beiträgt und das Geschäftswachstum forciert.


Matt Tuson,
SVP und Managing Director EMEA
bei Conga

 

 

 

[1] Gartner, May 2019, https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-05-01-gartner-says-the-majority-of-digital-workplace-initia
[2] Studie »State of DDX Report: Europe« von Conga, https://conga.com/state-digital-document-transformation-europe

 

Illustration: © Witt Design /shutterstock.com

 

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