Illustration: Absmeier, BS Energy

Energieversorger BS ENERGY löst IBM FileNet mit Archivierungslösung von kgs ab, spart Manpower sowie Kosten und ist für die Archivierung von SAP-Daten in der Cloud gerüstet.

Als 2016 die Gesellschafter der BS ENERGY entschieden, dass SAP das führende System des Energieunternehmens wird, zog das weitreichende Veränderungen nach sich. So geriet auch die bis dato für die Archivierung in und außerhalb von SAP genutzte Content Management Lösung IBM FileNet in den Fokus. Zu diesem Zeitpunkt herrschte bereits Unzufriedenheit hinsichtlich der Funktionalität von FileNet, den Kosten und der Support-Qualität. Falk-Michael Schmidt, Agile Leader IT bei BS ENERGY: »Wir wollten uns schon länger von dem Monstrum IBM FileNet trennen. Die Entscheidung, SAP als führendes System zu definieren, war ein willkommener Grund, sich nach einer schlanken Archivierungslösung umzusehen, die sich unkompliziert über ArchiveLink an SAP anbinden lässt.«

Migrations- und Archivierungsszenarien durchspielen

Doch bevor eine solche Lösung gesucht und eingeführt werden konnte, mussten ein paar wichtige Vorarbeiten erledigt werden. BS ENERGY betreut etwa 238.000 Versorgungskunden in den Bereichen Strom, Gas, Fernwärme, Wasser, Entwässerung, sowie Netzbetrieb. Zu all diesen Kunden steht BS ENERGY in einem Vertragsverhältnis, welches verschiedene Dokumente, sprich Abrechnungen, Vereinbarungen, Zahlungsforderungen etc. mit sich bringt. Mit ca. 1.000 Kunden gibt es Sondervereinbarungen. Schmidt: »Man kann sich vorstellen, dass es wichtig ist, dass unsere Abteilungen jederzeit Zugriff auf diese Dokumente haben. Also mussten wir ein Konzept erstellen, wie die Dokumente, die bisher auf dem IBM FileNet Server abgelegt waren, auf eine neue Archivierungsplattform migriert werden.« Das betroffene Volumen: Mehr als 40 Millionen Dokumente.

Also entwickelten Schmidt und sein Team verschiedene Szenarien und Prioritäten, wie sich die Migration der vorhandenen Daten sowie derer, die tagtäglich dazukommen, sinnvoll in ein neues System überführen lassen. »Es wurde beispielsweise entschieden, dass wir zunächst mit den Scanclients beginnen, sprich, ab einem Tag x alle Scans automatisch auf dem neuen System abgelegt werden. Dann haben wir uns um die SAP-Schnittstelle gekümmert, also ArchiveLink, und definiert, wie hier unsere Anforderungen sind. Schließlich haben wir uns dem Rechnungsprüfungsworkflow gewidmet, wie die Anwender zukünftig ihre Dokumente speichern und archivieren«, erinnert sich der Projektleiter.

Bei dieser Herangehensweise und den sich daraus ergebenden Planungen stand die Anwenderfreundlichkeit des Archivierungsvorgangs im Vordergrund, dass die Daten DSGVO-konform gespeichert werden und dass das neue System kostengünstiger sein sollte als IBM FileNet.

Intelligente Archivierung in SAP

All diese Überlegungen tauschte der Projektleiter mit seinem IT-Consultingpartner GISA aus. Dieser kümmerte sich dann um eine Marktanalyse, setzte ein Pflichtenheft auf und konnte BS ENERGY schließlich drei Lösungsanbieter vorstellen. Um eine möglichst objektive Entscheidung zu fällen, setzte man eine Matrix auf, die überzeugend visualisierte, dass die Archivierungslösung der KGS Software GmbH das größte Potenzial hat. »Als wir das gesehen und das Unternehmen kennengelernt haben, war unsere Entscheidung klar: Man merkt ja gleich mit wem man auf einer Wellenlänge liegt«, sagt Schmidt. »Die Kompetenz, der Business Case und die ROI-Kalkulationen waren sehr überzeugend. Zudem war die KGS Software GmbH weder der günstigste noch der teuerste Anbieter.«

Ende 2017 fiel der Startschuss für das gemeinsame Projekt und man begann Stück für Stück die Systeme vorzubereiten sowie die vorher definierten Migrations- und Implementierungsschritte umzusetzen. Sukzessiv wurden dann auch die 40 Millionen Dokumente vom FileNet Server auf den tia® Content Server migriert. Obwohl das Projekt eine unternehmensweite Dimension hatte, waren seitens BS ENERGY nur 2 bis 3 Personen involviert, sowie die Spezialisten des Softwareherstellers.

Lösungsorientierte Consultants

Noch immer ist Schmidt beeindruckt, wie reibungslos das Mammutprojekt letztlich abgewickelt werden konnte. »Klar gab es immer wieder Ruckler, aber das haben wir stets schnell in den Griff bekommen. Ich fand es beeindruckend, wie lösungsorientiert die Archivierungsspezialisten agiert haben. Wenn etwas nicht rund lief, wurde nie die Schuldfrage gestellt. Es wurde immer sofort gemeinsam nach einer Lösung gesucht und wir haben auch immer alles hinbekommen.« Das ist bei der Überführung von 40 Millionen Dokumenten von einem Server auf den anderen keine Selbstverständlichkeit, denn es gab durchaus korrupte Dateien, die den Prozess erschwert und kreative Lösungen erforderlich gemacht haben.

Inzwischen sind alle Daten umgezogen, der tia® Content Server etabliert und die Archivierung der SAP-Dokumente funktioniert zuverlässig. Feedback von den Endanwendern gibt es nicht, da der Migrationsprozess KGS-seitig so gestaltet wurde, dass diese von der Umstellung kaum etwas mitbekommen haben. Die Betreuung der Archivierung ist mittlerweile beim SAP-Basis-Support angesiedelt und von dort kommt nur positives Feedback. Man hat kaum Arbeit damit, es gibt nur selten Anfragen und das System läuft stabil. Das ist eine stolze Leistung, arbeiten letztendlich nicht nur die über 1.200 BS ENERGY Mitarbeiter nach diesem System, sondern auch die anderen Tochterunternehmen des Hauptgesellschafters Veolia. Schmidt: »Ob Finanzwesen, Logistik, Materialwirtschaft, Instandhaltung, Vertrieb etc. – alle Konzernbereiche speichern und archivieren auf der kgs Plattform. Da ist es unglaublich, dass alles so glatt läuft.«

Der Aha-Effekt

Schmidt freut sich, dass er sich mit dieser Lösung auch gleich für die Zukunft richtig aufgestellt ist. »CMIS ist ein großes Thema und weil sich die Spezialisten von kgs schon heute mit den Technologien von morgen beschäftigen, weiß ich, dass wir bestens aufgehoben sind. kgs hat sich hier schon gut in Position gebracht und uns damit auch.«

Das bestärkt sein von Anfang an gutes Gefühl: »Wir sind uns gleich auf Augenhöhe begegnet und hatten ein gutes, offenes Verhältnis zueinander. Beindruckt hat mich vor allem die starke Lösungsorientierung der kgs Kollegen. Es wurde immer gemeinsam nach der Lösung eines Problems gesucht und wir hatten überhaupt keine schwierigen Situationen. Das gefällt mir sehr gut und macht die Zusammenarbeit so wertvoll.«

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