Kleines Tool – massiver Impact: Wie der Channel sich seine eigene eSignature bauen kann.

Die smarte Nutzung von Programmierschnittstellen sowie Whitelabeling erweitert die Möglichkeiten des digitalen Unterzeichnens enorm. Auch der Channel kann davon profitieren. Wie das funktioniert, erklärt Marc Paczian von Dropbox gemeinsam mit Markus Däschler von der mars engineering GmbH.

Durch die veränderten Bedingungen der Pandemie werden bestehende IT-Infrastrukturen zunehmend strapaziert, denn IT-Lösungen müssen mittlerweile zwingend auch remote im großflächigen Einsatz tadellos funktionieren. Unternehmen müssen deshalb sämtliche Prozesse und die Art, wie mit Tools zukünftig weitergearbeitet wird, gründlich evaluieren. Daneben können IT-Lösungen, die sich nahtlos und sicher in bewährte Technologien integrieren lassen, das Zünglein an der Waage des Erfolgs sein: Hier mag sich entscheiden, wessen Workflows langfristig effektiv und wettbewerbsfähig bleiben. Der Channel weiß das nur zu gut und hat in den letzten 15 Monaten einen beeindruckenden Beitrag dazu geleistet, ganze Firmen und Teams in die (ausschließlich) digitale Arbeit zu begleiten. Wie der Channel selbst durch den Einsatz eines kleinen Tools wie der eSignature, einen massiven Impact für sich selbst und Kunden erzielen kann, erfahren Sie hier.

Eine eSignature-Lösung ist heute unverhandelbar

Eine der Lösungen, die jetzt mehr denn je dabei helfen kann, die digitale Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, ist die Integration elektronischer Signaturen in bestehende Arbeitsprozesse. Sie gehört auf die Agenda aller, die digitale Workflows optimieren, weil sie nicht nur Prozesse wie Vertragsunterzeichnungen oder Angebotsbestätigungen vereinfacht, sondern auch Zeit und Kosten spart. Für den Channel selbst entstehen neue Chancen, die man diskutieren sollte, da sie potentiell die Beziehung zu den Kunden stärken können. Daher möchten wir gerne unsere fünf Insights zum Thema eSignature mit Ihnen teilen.

eSignaturen schaffen Rechtssicherheit

Die rechtssichere elektronische Signatur ermöglicht es, dass mithilfe elektronisch verknüpfter Daten die jeweiligen Unterzeichnenden eindeutig zu identifizieren sind. Sie muss den Kriterien der Verordnungen UETA, eIDAS sowie ESIGN entsprechen.

Markus Däschler, Geschäftsführer bei mars engineering erklärt: »Besonders wichtig ist uns natürlich das Thema Sicherheit! Mit einer elektronischen Signatur sind unsere Verträge auch digital rechtsgültig und wir haben die volle Kontrolle darüber, wenn Informationen geändert werden«. Die Verwendung einer eingescannten Unterschrift, die manuell als Bild in ein Protokoll oder Dokument eingefügt wurde, reicht zwar als unternehmensinterner Nachweis laut Signaturgesetz als »einfache« elektronische Signatur aus, Rechtsverbindlichkeit besteht aber noch nicht. Denn schon für die Unterzeichnung von Non Disclosure Agreements (NDAs) oder auch Standard Operating Procedures (SOPs) ist diese Praxis nicht mehr ausreichend gültig. Das Feststellen nachträglicher Veränderungen oder allein die gewährleistete Nachvollziehbarkeit der Veränderungen an einem Dokument vor oder nach der Unterzeichnung bleiben unklar. Diese sowohl für den Geschäftsverkehr als auch für juristische Sicherheit unabdingbaren Anforderungen erfüllt erst die sogenannte eSignature.

APIs machen Workflows effizienter – für alle Involvierten

Die clevere Integration elektronischer Signaturlösungen in bestehende Tools bildet eine entscheidende Stellschraube in der Optimierung hin zu einem immer effizienteren Workflow. Markus Däschler beschreibt: »Wir brauchen oft eine Menge komplexer Verträge, die organisiert und zur Unterschrift versendet werden müssen. Das in Papierform zu erledigen, wird schnell mühsam. Es sind immer viele verschiedene Personen beteiligt und der Prozess ist langwierig. Den ganzen Ablauf digital zu gestalten, ist deutlich schneller und dadurch weitaus wirtschaftlicher«. Besonders das nahtlose Einfügen in CRM oder ERP Tools ermöglicht es, dass diese Programme zur Leistung der Unterschrift erst gar nicht mehr verlassen werden müssen. Durch die gewonnenen Freiheiten in der Nutzung kann die Lösung bestmöglich auf relevante Prozesse, Tools und Anwendungsfälle maßgeschneidert werden. Auch mars engineering setzt auf einen API-Ansatz: »Als wir entschieden haben, dass wir mit einer Lösung für elektronische Signaturen arbeiten wollen, waren wir uns sofort einig, dass wir einen API-Ansatz brauchen. Dadurch sind keine anderen Instanzen oder Prozesse zwischengeschaltet, die den Fortschritt aufhalten könnten. Die Integration funktioniert nahtlos und der Informationsaustausch geschieht einfach automatisch. So werden unsere Arbeitsabläufe entscheidend beschleunigt«, erklärt Däschler.

Dafür steht der Partner mit seinem Namen: Whitelabeling

Integriert man in den Unterzeichnungsprozess von Verträgen oder Angeboten Drittanbietersoftware, kann der Workflow ins Stocken geraten: Plötzlich taucht ein fremdes Logo auf, man wird auf ein anderes System geleitet und findet womöglich nicht mehr zurück. Dies kann ein Konversion-Killer sein oder zumindest Zeit stehlen, ist aber durch den Einsatz einer hauseigenen eSignature über eine API-Schnittstelle zu verhindern. Whitelabeling ermöglicht es Partnern nämlich, die eigene Corporate Identity elegant in den Mittelpunkt zu stellen und so ein zusätzliches Level an Vertrauen aufzubauen. Bei mars engineering testet man bereits verschiedene Optionen: »Wir wissen nie genau, was der nächste Kunde von uns erwartet, deshalb schätzen wir es, durch Personalisierungs-Features auf unterschiedliche Ansprüche reagieren zu können«, so Däschler. Sowohl intern als auch extern kann ein einheitlicher Look über die Einarbeitung des Partnerlogos, der eigenen Farbwelt und Schriftart erzielt werden. Auch die Möglichkeit, die Lösung mit der eigenen Website harmonisch zu verschmelzen, macht die Nutzung intuitiver und kann sich positiv auf den zügigen Abschluss von Verträgen oder Auftragsbestätigungen auswirken. «

Der Partner hat die Demo schon im eigenen Prozess integriert

API Integration-as-a-Service ist eine große Chance für den Channel. Bilden Partner selbst ihre unterschriftsrelevanten Geschäftsprozesse über eine eSignature-Lösung ab, stellt dies einen günstigen Moment dar, das Gespräch darüber mit dem Kunden zu eröffnen. Bindet man sie beispielsweise direkt in die Bestell- oder Angebotsprozesse ein, zeigt sich einerseits, wie sicher und nativ deren Bedienbarkeit ist, andererseits aber auch, wie harmonisch sich die Lösung in bestehende Programme einbetten lässt. Das allein kann schon ausreichen, um das Interesse eines Kunden zu wecken und ihn für den Kauf neuer Lizenzen zu begeistern. Markus Däschler bestätigt: »Nachdem unsere Erfahrung mit dem Thema eSignature ein Erfolg war, haben wir begonnen, HelloSign von Dropbox selbst als Teil unseres Angebots zu vertreiben und stoßen auf positives Feedback bei unseren Kunden.«

Aber auf Kundenseite kann die Implementierung von APIs in bestehende Systeme durchaus herausfordernd sein. Hier ist eben genau die Kernkompetenz des Channels gefragt, denn mit seinem Know-how kann er seinen Partnern und Kunden dabei helfen, herauszufinden, was sie eigentlich wollen. Dann wird gemeinsam eruiert, wie die Anforderungen am besten in die bestehenden Lösungen integriert werden können, um das Maximum an Arbeits- und Prozessoptimierung herauszuholen. Sind die möglichen Mehrwerte sorgfältig ermittelt, können die Partner als Best-of-breed-Experten ihr ganzes Arsenal an ganzheitlich-integrativem Servicedenken unter Beweis stellen, wie die IT-Landschaft ihrer Kunden bestmöglich ausgestaltet werden kann. Denn gerade Tools, die einwandfrei funktionieren und benutzerfreundlich sind, sollen das auch bleiben. Eine professionelle partnergestützte API Integration-as-a-Service garantiert die reibungslose Implementierung und gewährleistet, dass die um die API erweiterten Programme auch nach erfolgreicher Implementierung schlank und nativ bleiben.

Developer-Liebling wird zum Channel-Liebling

Interessant wird dieses Geschäft für den Channel besonders dann, wenn er IaaS mit dem Vertrieb von API-Lizenzen direkt koppeln kann. Die zu Dropbox gehörende eSignature-Lösung HelloSign bietet als einziger Hersteller an, die Lizenzen auch über einen Reseller oder Distributoren zu beziehen. Im GRID Report «Spring 2021« ist HelloSign Spitzenreiter bei der API-Integration. Die dedizierte API-Unterstützung basiert dabei auf REST und ist JSON kompatibel. Die Integration ist im Durchschnitt nach zweieinhalb Tagen vollzogen – das ist branchenweiter Spitzenwert. Sicherheit bei der Datenübertragung wird mittels SSL-Verschlüsselung gewährleistet. Der Developer-Liebling harmoniert bestens mit gängigen Geschäftsanwendungen wie Slack, Salesforce, Oracle Content & Experience Cloud, HubSpot CRM, Eventbrite und mehr. Integrationen in Cloud-Lösungen wie Google Drive, Dropbox, Evernote, Box und OneDrive unterstreichen, wie sehr sich elektronische Signaturen als vergleichsweise kleines Tool positiv auf den Workflow und das digitale Dokumentenmanagement auswirken können.

Markus Däscher zieht sein Resümee wie folgt: »Wir haben ziemlich schnell festgestellt, dass HelloSign im Vergleich zu anderen Lösungen für elektronische Signaturen für uns viele Mehrwerte bieten kann: Der Implementierungsprozess ist super einfach, alle relevanten Dokumente sind direkt verfügbar und das HelloSign-Team ist immer da, wenn man es braucht. Außerdem ist es extrem praktisch, dass man das Angebot umfassend testen kann, bevor man sich für ein kostenpflichtiges Abo entscheidet.«

Über den Autor

Marc Paczian ist Head of Channel Solutions in EMEA bei Dropbox. Er unterstützt Dropbox und HelloSign Channel-Partner strategisch und berät fachlich wie auch technisch zu den heutigen Anforderungen an Arbeitsproduktivität. Marc verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche, speziell auf den Gebieten Digital Workplace, EIM und Collaboration. In seiner Rolle analysiert er die Arbeitsweisen unterschiedlicher Unternehmen und unterstützt sie bei Veränderungsprozessen und der Etablierung bestmöglicher Umgebungen für Wissensarbeitende.

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