Die Zeiten, in denen Papierdokumente rein zu Archivierungszwecken gescannt wurden sind vorbei. Mit modernen Scanlösungen ist nicht nur die nahtlose Einbindung von Daten in den digitalen Workflow oder Cloud-Anwendungen möglich, sondern es lassen sich ganze Prozesse abbilden beziehungsweise anstoßen.
Kodak Alaris bietet mit der Alaris INfuse Smart Connected Scanning Solution oder dem Scanner Kodak Scan Station 730EX Plus Lösungen an, die genau dafür entwickelt wurden.
Buchhaltung per Knopfdruck. Ein perfektes Beispiel für automatisierte Prozesse liefert eine Buchhaltungsanwendung. Eingehende Rechnungen und Belege werden im Unternehmen gescannt und als voll durchsuchbares PDF im eigenen Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Darüber hinaus erfolgt die automatische Übersendung an den Steuerberater in das entsprechende Verzeichnis. Hier generiert die Rechnung einen Buchungssatz, der nur noch geprüft werden muss.
Scannen im Kundenkontakt. Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz einer intelligenten Scanlösung in Bankfilialen. Bei einem Kreditantrag fallen viele Papierdokumente wie Gehaltsabrechnungen, Selbstauskunft oder betriebswirtschaftliche Auswertungen an. Diese können zusammen mit dem Kreditantrag noch während des Kundengesprächs gescannt werden. Zunächst prüft die Erfassungslösung, ob die Formulare auch vollständig ausgefüllt und unterzeichnet sind. Danach werden die Daten der digitalen Kundenakte zugefügt und der zuständige Kreditsachbearbeiter wird automatisch informiert, dass ein neuer Antrag zur Bearbeitung vorliegt.
Die Einsatzszenarien sind vielfältig und mit der Kodak Scan Station 730EX Plus oder mit der Alaris INfuse Smart Connected Scanning Solution realisierbar. Für Systemintegratoren und ISVs (Independent Software Vendor) ist es ein Kinderspiel, diese automatisierten Prozesse zu programmieren.
Neue Scan Station bietet leistungsstarke Funktionen und unbegrenzte Integrationsmöglichkeiten. Die Scan Station 730EX Plus ist ein integrierter Netzwerkscanner, der die Dokumentenerfassung sicher automatisiert und es ermöglicht, Dateien direkt in Geschäftsprozesse zu scannen. Die Scan Station ist eine netzwerkfähige Lösung, die in einer Vielzahl von Kundenumgebungen eingesetzt werden kann. Sie bietet ein eingebettetes Windows 10 IoT-Enterprise-Betriebssystem und eine Netzwerkdomain-Authentifizierung für eine sichere Anmeldung.
Die neue Scan Station eignet sich ideal für die Erfassung und erweiterte Verarbeitung wie etwa OCR, die in der Scan Station durchgeführt wird. Sie wurde speziell für Integratoren zur Erstellung benutzerdefinierter Lösungen konzipiert. Diese Anwendungen können auf den Scanner geladen werden, wodurch die Erfassungslösung erweitert wird, um den individuellen Anforderungen des Endnutzers gerecht zu werden. Das Bedienpanel ist ein 9,7 Zoll großes Touchdisplay. Hier lassen sich individuell beschriftete Button darstellen, so dass ein kompletter Prozess mit nur einem »Touch« ausgeführt wird. Die Scan Station ist gut geeignet für Umgebungen mit Kundenkontakt, in denen Multifunktionsdrucker, Peripheriescanner und PCs betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll sind.
Die Alaris INfuse Solution geht noch einen Schritt weiter. Die Inspiration für INfuse stammt direkt aus dem Feedback von Vertriebspartnern und Endnutzern. Lösungsanbieter benötigen eine Möglichkeit, um einen Geräte-Pool zu installieren, zu verwalten und gleichzeitig Unternehmenskunden dabei zu unterstützen, Informationen effizient und korrekt in Geschäftsanwendungen einzubinden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, enthält die Alaris INfuse Solution drei Schlüsselkomponenten.
- Partner-Softwareanwendung – Ein Lösungsanbieter (in der Regel ein ISV oder Integrator) bietet eine cloudbasierte Unternehmenslösung wie etwa die Rechnungsbearbeitung, die Verwaltung von Krankenakten oder Kundenkonten an. Diese Software oder Branchenanwendung lässt sich über die Alaris-APIs integrieren.
- INfuse Management Software – Die INfuse Management Software bietet eine einfache Einrichtung von Anwendungsprofilen, Fernkonfiguration und Geräte-Pool-Management über eine von Alaris bereitgestellte bidirektionale API. Endnutzer scannen zur Einrichtung des Scanners einfach ein vom Partner bereitgestelltes Setup-Blatt und können den Scanner ohne Schulung sofort nutzen, was die Vorlaufkosten und laufenden Verwaltungskosten senkt.
- INfuse AX Scanner – Ein intelligenter Netzwerkscanner, der keinen PC, keine Software oder Treiber benötigt, um Daten, Metadaten und Bilddateien präzise und sicher direkt in eine Geschäftsanwendung zu übertragen. INfuse bietet Sicherheit auf Unternehmensebene, einschließlich eines separaten Daten- und Kontrollpfades, um vertrauliche Inhalte für eine sichere Übertragung zu isolieren.
Die INfuse Solution verbindet sich nahtlos mit einer entsprechenden Branchenlösung und ermöglicht es Kunden, Inhalte direkt in diesen Workflow einzubinden. Wenn ein Scan erfolgreich übertragen und Formularfelder validiert wurden, erhält der Endnutzer in Echtzeit eine Bestätigung und sofortige Benachrichtigungen über Ausnahmen. Das bedeutet, dass fehlende Formulare, Signaturen und andere wichtige Informationen sofort erkannt und korrigiert werden können, was Geld spart und die Produktivität der Mitarbeiter steigert.
Der INfuse AX Scanner ist ein intelligenter Netzwerkscanner, der keinen PC, keine Software oder Treiber benötigt, um Daten, Metadaten und Bilddateien präzise und sicher direkt in eine Geschäftsanwendung zu übertragen.
Alaris INfuse Solution automatisiert Geschäftsprozesse, indem sie die Dokumentenerfassung nahtlos mit bestehenden Geschäftssystemen und der Cloud verbinden. Das Besondere an den neuen netzwerkgebundenen Scan-Lösungen von Kodak Alaris ist, dass sie für die Individualisierung entwickelt wurden. Branchenanwendungen können implementiert werden, um dem Endkunden die Digitalisierung zu vereinfachen.
Praktische Vorteile der Datenerfassung »am Anfang«. Die Digitalisierung von Papierdokumenten erfolgt am effizientesten »am Anfang« des Prozesses, also dort, wo sie in das Unternehmen gelangen, an verteilten Standorten und im direkten Kundenkontakt. Bisher haben die zusätzlichen Kosten für Host-PCs, Bereitstellung und fortlaufenden Support die Kosten für die verteilte Datenerfassung für viele Unternehmen und Partner unerschwinglich gemacht. Als Lösungsanbieter ist es schwierig, komplex und kostspielig, Hunderte oder Tausende von Scannern beim Kunden vor Ort zu installieren und aus der Ferne zu verwalten. Die neueste Generation von Netzwerklösungen von Alaris bietet eine vereinfachte Remote-Installation, Geräteverwaltung und -aktualisierung.
Die Alaris INfuse Smart Connected Scanning Solution und die Scan Station 730EX Plus können in einer Vielzahl von Branchen und Anwendungen eingesetzt werden, darunter BPOs, Dienstleistungsunternehmen, Gesundheitswesen, Einzelhandel, Versicherungen, Personalwesen, Rechts- und Steuerberatung sowie allgemeine Büroumgebungen.
Bilder: © Kodak Alaris
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Automatisierte Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung
Die Lösung buchhalterischer Dreiecksbeziehungen. Unternehmen, deren Rechnungsprozesse komplexer sind, kommen mit Standardsoftware dann an ihre Grenzen, wenn das System mehr können muss, als im Rahmen der beleggebundenen Rechnungsprüfung Bestellungen mit Rechnungen abzugleichen. Ein Hamburger Mobilitätsservice hat in einem groß angelegten Digitalisierungsprojekt eine Vielzahl der Prozesse von Rechnungserfassung, -prüfung und -bezahlung mit einer individuellen Lösung automatisiert.…
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Mehr digitale Personalakte wagen
Was Unternehmen von der Einführung digitaler Mitarbeiterdokumente abhält. Vielen Unternehmen ist die digitale Archivierung von Belegen wie Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen – mit einer Ausnahme: Bei Mitarbeiterdokumenten schrecken selbst die größten Digitalisierungs-Fans davor zurück. So hat aktuell nur jeder zehnte Kunde der eks informatik eine digitale Personalakte im Einsatz.…
NEWS | TRENDS 2020 | TRENDS SECURITY | TRENDS CLOUD COMPUTING
IT-Trends 2020: Hybrid Cloud, Predictive Data Analytics und Nachhaltigkeit bestimmen die Agenda
Zum Ende des Jahres wird es Zeit, die Technologien und Ansätze ins Auge zu fassen, die 2020 die Unternehmens-IT beeinflussen werden. Sage hat fünf Trends identifiziert, mit denen sich Entscheider und Entwickler vermehrt beschäftigen sollten, um Effizienz und Wettbewerbsstärke voranzutreiben. Hybrid Cloud, Data Analytics, DevOps, energieeffiziente Software und Security by Design sind, so Oliver Henrich,…
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KPI: Kein Selbstzweck
Kennzahlensysteme (KPI) müssen sich auch im Dokumenten- und Output-Management strikt an den strategischen Unternehmenszielen orientieren – andernfalls bleiben sie wirkungslos. Kaum ein anderes Thema unterliegt so vielen Missverständnissen wie der Nutzen von Kennzahlen für die Unternehmensführung. Manche Firmen vertrauen lieber der Intuition und Erfahrung ihrer Manager als einigen »akademischen Regeln«. Andere wiederum wollen sich gar…
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | EFFIZIENZ | TOP-THEMA | SECURITY SPEZIAL 7-8-2019
Automatisierung ist kein Prozess, sondern eine Entscheidung – Mut zur Veränderung
Manuelle Arbeiten zu minimieren bedeutet höhere Produktivität und auch mehr Sicherheit. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch in der Praxis noch nicht vollends angekommen. Mit »haben wir schon immer so gemacht«, werden viele Unternehmen im digitalen Wandel auf der Strecke bleiben. Mut zur Veränderung, ist eine Entscheidung für die Zukunft. Dabei kann eine Umstellung auf automatisierte Prozesse so einfach sein.
LÖSUNGEN | PRODUKTMELDUNG | SERVICES | AUSGABE 5-6-2019
Automatisiert scannen: Die intelligente Lösung – Alaris Capture Pro
Unternehmen setzen auf leistungsstarke Scanner, die mit Hochgeschwindigkeit digitalisieren können und werden dann von der Scanlösung ausgebremst. Viele Erfassungslösungen auf dem Markt wurden nicht weiterentwickelt, weshalb sie mit Scannern der neusten Generation nicht mehr mithalten können.
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | FAVORITEN DER REDAKTION | IT-SECURITY | KOMMUNIKATION | AUSGABE 5-6-2019
Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung – Mehr Effizienz durch moderne Dokumentenaustauschverfahren
Für Behörden und öffentliche Verwaltung ist die Digitalisierung Herausforderung und Chance zugleich. Vor allem in der Optimierung von Verwaltungsprozessen durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten steckt großes Potenzial. Moderne Dokumentenaustauschverfahren können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, vorausgesetzt sie erfüllen die hohen Sicherheitsanforderungen dieser Branche.
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | DIGITALE TRANSFORMATION | GESCHÄFTSPROZESSE | ONLINE-ARTIKEL
Prozessautomatisierung schafft in der Personalabteilung mehr Zeit für Kernaufgaben
Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen: Was im HR-Bereich zu kurz kommt. Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde – auch im HR-Bereich. Es wird etwa diskutiert, wie intelligente Tools beim Recruiting helfen können. In der Praxis sind allerdings die meisten Personalabteilungen längst nicht so weit. Ein Großteil der Zeit fließt immer noch…
NEWS | DIGITALISIERUNG | DIGITALE TRANSFORMATION | INDUSTRIE 4.0 | ONLINE-ARTIKEL
Digitalisierung und Industrie 4.0: So startet Ihr Unternehmen erfolgreich durch
Die Digitalisierung und die Industrie 4.0 gehören aktuell zu den meist diskutierten Themen, genauso wie die Online-Casinos wie beispielsweise netbet. Jedoch ist es oft schwer, einen genauen Überblick zu bekommen. Besonders schwierig ist es, die für das eigene Unternehmen richtigen Schritte aus der Fülle an Informationen abzuleiten. In diesem Artikel verschaffen wir Ihnen einen strukturierten…
NEWS | TRENDS WIRTSCHAFT | DIGITALISIERUNG | DIGITALE TRANSFORMATION | TRENDS 2019 | SERVICES | STRATEGIEN
Handwerk digitalisiert zusammen mit dem Steuerberater
Die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse im Handwerk kommt weiter voran. Dabei setzen die Betriebe verstärkt auf ihren Steuerberater oder ihre Steuerberaterin. Das ist eines der Ergebnisse der neuen gemeinsamen Studie der DATEV eG und des handwerk magazins [1]. Demnach nutzen Betriebe, die regelmäßig etwa für die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung mit einer Kanzlei zusammenarbeiten, häufiger digitale…
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Cashback-Aktion für Scanner der Alaris S2000 Serie
Die Digitalisierung beginnt mit dem Scannen von Papierdokumenten. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch noch immer ist zu viel Papier im Umlauf und Prozesse werden verzögert. Die Scanner der Alaris S2000 Serie wurden für das dezentrale Erfassen am Arbeitsplatz, in der Workgroup oder im direkten Kundenkontakt entwickelt. Nun macht Kodak Alaris die Entscheidung noch leichter…
NEWS | BLOCKCHAIN | BUSINESS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | IT-SECURITY | AUSGABE 7-8-2018
Next Generation Document Exchange – Das digitale Einschreiben wird Realität
Würde ich heute ein Unternehmen gründen, ginge ich in die Cloud – keine Dokumente würden mehr On-Premises abgespeichert. Nun ist aber nicht jedes Unternehmen ein Start-up, das sich mit einem kommunikativen Green-Field-Ansatz die passenden digitalen Bausteine aus der Cloud für ein papierloses digitales Büro zusammenstellen kann.
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DSGVO gilt auch für stoffliche Dokumente: Toxische Papiere gefährden Datenschutz
Die »Europäische Datenschutzgrundverordnung« (DSGVO) hat in Marketing-, Vertriebs- und Rechtsabteilungen von Unternehmen ein mittleres Erdbeben ausgelöst. Die Herausforderungen sind immens. Und die Uhr tickt: In wenigen Wochen tritt die DSGVO in Kraft. Die meisten Unternehmen konzentrieren sich jedoch bei der Umsetzung der neuen Verordnung auf ihre digitalen Daten. Völlig außer Acht gelassen wird dabei, dass…
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Acht Tipps für produktiveres Arbeiten
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können. Kleine und mittlere…