Automatisierte Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung

Die Lösung buchhalterischer Dreiecksbeziehungen.

Unternehmen, deren Rechnungsprozesse komplexer sind, kommen mit Standardsoftware dann an ihre Grenzen, wenn das System mehr können muss, als im Rahmen der beleggebundenen Rechnungsprüfung Bestellungen mit Rechnungen abzugleichen. Ein Hamburger Mobilitätsservice hat in einem groß angelegten Digitalisierungsprojekt eine Vielzahl der Prozesse von Rechnungserfassung, -prüfung und -bezahlung mit einer individuellen Lösung automatisiert. Ein Drittsystem ist für den Abgleich der Daten und die Weiterverarbeitung über Schnittstellen angebunden. Damit ist der administrative Aufwand erheblich gesunken und die eingesparte Zeit kann nun in die Qualität der Kundenbetreuung investiert werden.

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Die Belmoto GmbH wurde 2009 in Hamburg gegründet. Als Makler für Mobilität verfügt die GmbH über keine eigene Flotte, sondern wählt aus dem Portfolio verschiedener Lieferanten das Fahrzeug für den jeweiligen Kunden und seine Bedürfnisse aus. Sie bietet Dienstleistungen für Fuhrparkmanagement bei Leasing-, Miet-, Kauffahrzeugen oder Carsharing und Mobilitätslösungen wie einer Mobility Card mit Mobilitätsbudget.

Aus dieser Konstellation ergibt sich ein Vertragsverhältnis, das drei Parteien einbezieht: Es besteht ein Mietvertrag zwischen Lieferant und Belmoto sowie ein Vertrag zwischen Belmoto und dem Endkunden. Die Rechnungsstellung ist komplex: Die Zwischen- oder Endabrechnungen von Lieferantenseite enthalten nicht nur Mietpositionen, die auf langfristigen Vertragsbedingungen und Rahmenvertragseckdaten basieren. Sondern auch individuelle Sonderleistungen, die in der Laufzeit anfallen können, wie eine Nachbetankung, die Bearbeitungsgebühr für Strafzettel, einen Schaden oder Mehrkilometer. Anders als die Mieten können diese Positionen im Vorfeld nicht geplant werden.

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In der Folge ist im Unternehmen eine beleggebundene Rechnungsprüfung, bei der Bestellung und Rechnung abgeglichen werden, nicht möglich: Denn die Eingangsrechnungsprüfung erfolgt nicht nur gegen den Auftrag, die Eingangsrechnung enthält Positionen, die an den Endkunden weiterbelastet werden.

 

Belegflut erforderte großen manuellen und administrativen Aufwand

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Mit der Expansion des Unternehmens wuchs auch das Belegaufkommen bei der Abwicklung der Rechnungen. Der administrative Aufwand wurde immer größter, da die Belege händisch erfasst wurden, was eine enorme Manpower band.

Um dieser Belegflut Herr zu werden und andere Optimierungspotenziale wie die Fehlerminimierung zu heben, setzte Belmoto ein Digitalisierungsprojekt auf – mit der Vision ein Maximum an digitalisierten Abläufen zu erreichen und damit weiteres Wachstum zu ermöglichen. Mit der Digitalisierung der bürokratischen Standardprozesse sollten Mitarbeitern repetitive Aufgaben erspart bleiben und statt dem Abtippen von Rechnungen der Fokus auf eine qualitative Kundenbetreuung gelegt werden. Zudem wollte sich die GmbH als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.

Belmoto suchte Unterstützung für das Projekt, das mit einer Standardsoftware für Rechnungsprüfung nicht zu realisieren war. Die Anforderungen lauteten vielmehr: die Digitalisierung der Eingangsrechnungen und ihrer unterschiedlichen Formate, das Erkennen der unterschiedlichen Belegpositionen wie Miete, Strafzettel oder Schaden, das Matchen mit den Eckdaten im Rahmenvertrag aus dem Fremdsystem sowie die automatische Zuordnung der Position zu einem Buchhaltungskonto.

Innerhalb von zwei Monaten wurde ein mehrseitiges Ablaufdiagramm und Pflichtenheft mit der Dokumentation, Prüflogiken und Schnittstellen entwickelt und konkrete Angebote eingeholt. Vier Firmen kamen in die engere Auswahl, mit zweien fanden in der Endauswahl Workshops statt. Der Anbieter Docubyte HM GmbH punktete schließlich nicht nur mit seinem Preis-Leistungsverhältnis, sondern konnte als Scandienstleister überzeugend darlegen, alle Anforderungen umsetzen zu können.

Die Rechnungen verschiedener Lieferanten sollten über diverse Formate wie csv, xml, pdf und excel hinweg digitalisiert werden. Papierdokumente wurden über OCR erfasst. Danach war es wichtig, dass das Tool die einzelnen Positionen auf der Rechnung erkennen und zuordnen kann. Eine Herausforderung stellten dabei die Varianzen in der Benennung der gleichen Position dar. Außerdem sollte das System mit einer Schnittstelle an das Kernsystem Sales Force angebunden werden, wo die Verträge mit den Daten wie Einkaufspreise, vereinbarte Mehrkilometer oder Selbstbeteiligung liegen. Diese Vertragseckdaten sollen mit den Positionen auf den Rechnungen in Echtzeit abgeglichen und die Rechnung danach freigegeben werden. Außerdem sollte das passende Buchhaltungskonto zugeordnet und an Sales Force übermittelt werden, wo schließlich die Eingangsrechnung erstellt und an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet werden sollte.

All das ist gelungen: Die Dunkelverbuchung liegt bei 70 Prozent der Eingangsrechnungen mit normalen Mietpositionen. Auch bei Rechnungen, die unerwartete Zusatzleistungen enthalten, wurde ein Großteil der Abläufe automatisiert. Sie werden vom System geprüft und an Sales Force weitergegeben. Ein Mitarbeiter kann dann aus den vorliegenden Daten eine Weiterbelastungsrechnung an den Endkunden generieren. Durch den Matching-Algorithmus und eine Vorausfüllung muss der Mitarbeiter in den meisten Fällen die Rechnung nur noch freigeben.

Aus Sicherheitsgründen gibt es für die Weiterleitung an den Kunden noch einen manuellen Freigabeprozess. Nur Schadensfälle müssen händisch geprüft werden, da deren Abläufe für eine Automatisierung zu variantenreich und damit zu komplex sind.

Das System ist auch in der Lage, Sammelrechnungen zu verarbeiten. Die Herausforderung besteht hierbei darin, dass eine solche Rechnung in Sales Force unterschiedliche Aufträge anspricht. Jede Rechnungsposition muss vor der Prüfung deswegen einem anderen Auftrag zugeordnet werden.

 

Neue Funktionalitäten in einem lernenden System

Seit einem halben Jahr ist das System bei Belmoto im Einsatz. Es wurde sequenziell implementiert – nach drei Monaten war der erste Lieferant integriert, so dass das Team sofort entlastet werden konnte. Mit aktuell sieben Lieferanten ist die Mehrheit abgebildet. Als lebendes und lernendes System verändern sich, abhängig von der Geschäftsentwicklung, die Lieferanten.

Das System wurde im Aufbau von Belmoto mitbegleitet und getestet. Aktuell arbeiten fünf Mitarbeiter damit– die Zufriedenheit ist groß. Gerade in der Buchhaltung hat sich die Qualität der Daten und die Geschwindigkeit ihrer Zurverfügungstellung massiv verbessert.

Rückfragen zu Belegen können schnell über die Suchfunktion gefunden werden. Da alle Abteilungen Zugriff auf das Archiv haben, können sie unabhängiger arbeiten.

Im Austausch mit Docubyte werden nach wie vor neue Funktionalitäten entwickelt. Für Belmoto ist besonders vorteilhaft, einen einzigen Ansprechpartner zu haben. »Besonders hervorzuheben ist die Schnelligkeit und kreative Lösungsfindung für die technische Umsetzung. Docubyte denkt in unseren Prozessen mit«, sagt Maike Buhmann, die bei Belmoto das Projekt leitet.

 

Herausforderungen im Prozess: Schnittstellen und Benennung der Leistungen

Die größte Herausforderung stellte die Schnittstellenthematik zwischen Sales Force und Docubyte dar. Schließlich wird eine Vielzahl von Daten ausgelesen und übertragen, und von Docubyte werden Rechnungen automatisiert in Sales Force erzeugt. Außerdem vergrößerte die Erkennung der Leistungen und die Belegung mit den richtigen Konten die Komplexität: Abhängig vom Lieferanten können identische Positionen einer Rechnung – Gutschrift, Rechnungskorrektur, Entgeltminderungsbeleg – nicht nur unterschiedlich benannt, sondern sowohl positiv als auch negativ ausgewiesen werden. Es musste dem System kenntlich gemacht werden, wie die Belegpositionen richtig umgesetzt werden, so dass das Aufwand- oder Erlöskonto im Hintergrund erkannt wird.

 

Zeitersparnis und neue Workflows

Belmoto hat durch das neue System eine erhebliche Zeitersparnis, da diverse manuelle Arbeiten bei der Erfassung, Prüfung und Bezahlung der Rechnungen automatisiert erfolgen und oft nur noch eine Kontrolle und Bestätigung nötig sind. Dadurch können sich die Mitarbeiter den Kunden widmen, mit dem Ergebnis, dass sich die Qualität der Kundenbetreuung deutlich verbessert hat. Gleichzeitig ist die Fehlerquote gesunken, da die Komplexität und die Prüfroutinen nun vom System übernommen werden, und nicht mehr von den Mitarbeitern geleistet werden müssen. Zuvor kam es immer wieder vor, das fehlerhafte Rechnungen freigegeben wurden.

Mit dem neuen System wurden weiterführende Features und Workflows implementiert. Es kann zum Beispiel bei falschen Rechnungen ein Reklamationsprozess gestartet werden: Automatisiert wird eine E-Mail mit Textbausteinen erstellt, die die betreffende Rechnung als PDF bereits angehängt hat. Docubyte erkennt außerdem die Antwortmail und ordnet sie dem Vorgang zu. So entsteht eine übersichtliche Historie.

Die digitale Rechnungsarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wurde durch eine rechtskonforme Ablage ebenfalls mitabgedeckt. Auch Rechnungen, die keinen Mietprozess betreffen, werden erfasst und über Archivierungslink im System hinterlegt.

Zudem wurde ein automatisierter, wöchentlicher Datenabgleich zwischen den Systemen integriert: Früher wurden Bestandslisten von Lieferanten mit den eigenen Beständen in Sales Force abgeglichen, was mit viel Arbeitsaufwand verbunden war. Heute vergleicht das System – der Mitarbeiter erhält eine fertige Liste mit den Abweichungen.

 

Fazit

Mit dem neuen Rechnungsprüfungssystem spart der Mobilitäts-Dienstleister administrativen Aufwand und Zeit. Die Qualität der Daten ist gestiegen und die Mitarbeiter können sich ihren Kernkompetenzen, der Kundenbetreuung, zuwenden.

 

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