Manuelle Arbeiten zu minimieren bedeutet höhere Produktivität und auch mehr Sicherheit. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch in der Praxis noch nicht vollends angekommen. Mit »haben wir schon immer so gemacht«, werden viele Unternehmen im digitalen Wandel auf der Strecke bleiben. Mut zur Veränderung, ist eine Entscheidung für die Zukunft. Dabei kann eine Umstellung auf automatisierte Prozesse so einfach sein.
Kodak Alaris widmet sich dem Thema automatisierte Prozesse im Bereich der intelligenten Dokumentenerfassung und zeigt auf, wie Automatisierung funktionieren kann. Beim Scannen ist das Zusammenspiel der richtigen Hard- und Software essenziell und erleichtert nicht nur den Scanprozess, sondern stellt auch sicher, dass die Dateien und Informationen nahtlos am Zielort landen. Dabei gibt es natürlich einen Unterschied, ob in der Poststelle Tausende von Dokumenten tagtäglich gescannt werden müssen oder ob dezentral einige Seiten erfasst werden.
Große Papiervolumen spielend bewältigen. Überall dort, wo hohe Papiervolumen digitalisiert werden, ist die manuelle Vor- und Nachbereitung der Dokumente der größte Kostenfaktor mit bis zu 80 % des gesamten Betriebsaufwands. Die Optimierung dieser Prozesse ist daher entscheidend für die Senkung der Kosten, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der SLA-Leistungskennzahlen. Genau für diese Herausforderungen bieten die Kodak i5650S und Kodak i5850S Hochleistungsscanner eine intelligente Sortierfunktion mit drei Ausgabefächern. So werden zum Beispiel Trennblätter automatisch erkannt und an das rückwärtige Ausgabefach ausgegeben. Dies spart Zeit und die Trennblätter können wiederverwendet werden, was konkret Kosten reduziert und die Umwelt schont. Ein spezielles Sortierfach an der Vorderseite des Scanners nimmt Dokumente auf, die eine spezielle Nachbereitung benötigen, wie originale Kundendokumente, die zurückgegeben werden müssen. Weitere Optionen sind die automatisierte und getrennte Ausgabe von bestimmten Papierformaten oder das Erkennen und Trennen von Dokumenten bei einem Mehrfacheinzug.
Alaris Capture Pro – mehr als Dokumente digitalisieren. Hochleistungsscanner sind jedoch nur eine Seite der Medaille, erst die richtige Erfassungslösung nutzt das Potenzial. Viele Erfassungslösungen auf dem Markt wurden nicht weiterentwickelt, weshalb sie mit Scannern der neuesten Generation nicht mehr mithalten können. Alaris Capture Pro ist eine moderne Erfassungslösung, die sich bequem in bestehende IT-Landschaften einbinden lässt. Mit innovativen Funktionen wie Ausnahmeprüfung, erweiterter Indizierung und Extrahierung auf Experten-Niveau gelangen die Informationen schneller in die digitalen Geschäftsprozesse. Dadurch wird viel Zeit bei der Datenaufnahme gespart, was die Effizienz des Unternehmens steigert. Beispielhaft ist die intelligente Ausnahmeverarbeitung, die eine unmittelbare Validierung von Formularen sicherstellt, sodass fehlende Informationen zum Zeitpunkt der Transaktion identifiziert und behoben werden können. Bemerkenswert ist auch die smarte Auftragsauswahl, die spezifische Patchcode-Trennblätter zur Automatisierung von Auftrags- und Profilwechseln nutzt. Eine kostenlose Testversion steht unter https://ogy.de/Capture-Pro zur Verfügung.
Überall dort, wo hohe Papiervolumen digitalisiert werden, ist die manuelle Vor- und Nachbereitung der Dokumente der größte Kostenfaktor. Die Optimierung dieser Prozesse ist entscheidend für die Senkung der Kosten, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der SLA-Leistungskennzahlen. Genau für diese Herausforderungen bieten die Kodak i5650S und Kodak i5850S Hochleistungsscanner eine intelligente Sortierfunktion mit drei Ausgabefächern. Alaris Capture Pro ist eine moderne Erfassungslösung, die sich bequem in bestehende IT-Landschaften einbinden lässt.
Intelligente Automatisierung im Input-Management. Poststellen, BPO-Anbieter und Scandienstleister müssen heute mehr leisten, als das Scannen von Papierdokumenten. Im Idealfall werden Daten von Papier-, Fax-, E-Mail- und andere digitalen Quellen automatisch klassifiziert, getrennt, sortiert und extrahiert. Für diesen Ansatz bietet Alaris die Smart Capture Plattform mit Lösungen vom Technologiepartner Ephesoft an. Die durchgängig webbasierten Anwendungen sorgen für eine automatisierte Klassifikation sowie intelligente Datenextraktion. So stehen wichtige Informationen für die anschließenden Geschäftsprozesse schneller und genauer zur Verfügung. Die Technologien unterstützen maschinelles Lernen für einen schnellen und unkomplizierten Start in den produktiven Betrieb. Die Softwarelösung unterscheidet zwischen Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und anderen Arten von Post, unabhängig von ihrer Quelle und ohne Patchcode-Seiten oder Trennblätter.
Die durchgängige Web-Architektur erlaubt die einfache Integration in vorhandene Anwendungen. So können beispielsweise auch bestehende Dokumentenbestände aus elektronischen Repositorien nach DSGVO relevanten Daten untersucht und klassifiziert werden.
Lösungen für das Rechnungswesen. Die Smart Capture Plattform unterstützt auch eine Reihe von Finanzabteilungslösungen. Sie beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und reduziert gleichzeitig die manuelle Dateneingabe. Dank der außergewöhnlich hohen Bildqualität, die alle Alaris-Scanner bieten, werden manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert. Die Software erkennt automatisch unterschiedlichste Dokumentenarten und liest kritische Datenelemente unabhängig von ihrer Position genau aus. Diese werden mithilfe von Datenbankabgleichen mit dem Buchführungssystem verifiziert. Dabei unterstützt die sogenannte Fuzzy-Logik beim Abgleich mit ERP-Daten.
Automatisierung auch bei dezentraler Erfassung. Papierdokumente dort zu erfassen, wo sie anfallen bringt viele Vorteile. Ob e-Akte, digitale Patientenakte oder bei der Neukundenaufnahme, je schneller Papierdokumente digitalisiert werden, umso schneller können die nachfolgenden Prozesse angestoßen werden. Mit Scannern von Alaris ist das ein Kinderspiel, da sie konsequent für den Arbeitsplatz beziehungsweise für den Einsatz im direkten Kundenkontakt entwickelt wurden. So zum Beispiel die Scanner der Alaris S2000 Serie. Wohl einzigartig in dieser Klasse ist die aktive Einzugstechnologie. Bekannt als »Rüttler« von großen Produktionsscannern, wird die Einzugskante des Papiers automatisch so ausgerichtet, dass Fehl- und Mehrfacheinzüge vermieden werden. Dabei können verschiedene Papierformate und Papierstärken im Stapel erfasst werden, auch Plastikkarten oder dünne Kassenbelege. Die kontrollierte Ausgabestapelung sorgt für eine ordentliche Anordnung der Papierdokumente im Ausgabefach. Das Sortieren von durcheinander geratenen Dokumentenstapeln gehört so der Vergangenheit an.
Die Alaris SmartTouch Software ist im Lieferumfang von allen Alaris-Scannern enthalten. Mit ihr können wiederkehrende, mehrstufige Scanprozesse ganz einfach vorprogrammiert und per Knopfdruck ausgelöst werden.
Bilder: © Kodak Alaris
1294 Artikel zu „Automatisierung“
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