So optimieren Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint

d.velop ermöglicht die professionelle Nutzung bereits vorhandener Systeme, um aus dem Purchase to Pay (P2P)-Prozess mehr herauszuholen.

Vielfach ist momentan zu hören, dass Unternehmen an der Digitalisierung ihrer Prozesse arbeiten und zu diesem Zweck neue Werkzeuge nutzen. Wer richtig hinschaut, wird aber oft eines Besseren belehrt. Nicht selten wird an entscheidenden Stellen doch noch mit Papier gearbeitet und die Einführung neuer Werkzeuge überfordert die Mitarbeiter. Aber auch ein anderes Szenario ist weit verbreitet: Im Unternehmen bereits vorhandene Instrumente mit Potenzial werden nicht richtig genutzt.

Wie sehr Unternehmen von der richtigen Nutzung bestehender Applikationen profitieren können, zeigt das Beispiel der Optimierung des P2P-Prozesses mit SAP und SharePoint. Zwei Lösungen, die in vielen Unternehmen im Einsatz sind und geradezu sinnbildlich für die Geschäftsprozessoptimierung stehen. In der Praxis sieht es allerdings oft vollkommen anders aus und von Geschäftsprozessoptimierung kann beim P2P-Prozess keine Rede sein. Dies ändert sich, baut man an dieser Stelle auf eine Lösung von d.velop.

Ausgangssituation

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In vielen Unternehmen ist nur teilweise bekannt, wie Bestellungen effizient abzulaufen haben. Oft wird sogar der Einkauf versehentlich oder aus Unkenntnis gar nicht mehr involviert (der sogenannte Maverick-Buying-Effekt). Zudem ist bereits der Bestellprozess abstimmungsintensiv. Entsprechend zahlreich sind die E-Mails, die zwischen den beteiligten Mitarbeitern, Vorgesetzten und dem Einkauf verschickt werden. Schon an dieser Stelle ist es daher oft schwer, einen Sachverhalt nachträglich noch zu rekonstruieren.

Und auch nach erfolgter Bestellung besteht unverändert hoher Abstimmungsbedarf, denn zahlreiche Fragen sind zu klären: Stimmen Bestellung und Lieferung überein? Wer übernimmt die Prüfung und Freigabe von Rechnungen? Gibt es mehrere Kopien einer Rechnung? Wenn ja, wie viele? Wo im Prozess befinden sich diese gerade? Wer muss kontaktiert werden, um eine Prüfung abzuschließen und den Monatsabschluss vorzunehmen?

Will man in dieser Situation einen Sachverhalt nachvollziehen und die Übersicht behalten, wird man Zeit brauchen und in der Regel auch Fehler machen. Doch es geht auch anders. Wer den P2P-Prozess nachhaltig optimieren möchte, sollte einen anderen Weg gehen und ohnehin schon bestehenden Systeme ganz einfach kombinieren.

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Der optimierte P2P-Prozess mit SharePoint und SAP

SAP hat seine Stärken in der Verarbeitung strukturierter Informationen, SharePoint ist gut in der webbasierten Dokumentenverarbeitung. Würden daher Dokumente und Informationen von vornherein in einem strukturierten Fluss erfasst, wären viele Probleme an dieser Stelle bereits aus der Welt. Will man dieses Szenario realisieren, kommt d.velop ins Spiel.

Die Lösung

Eine Schnittstelle in SharePoint erfasst sämtliche Informationen einer Bestellung aus SAP oder Outlook. Diese dürfen anschließend in SharePoint allerdings nicht unsortiert abgelegt werden. Denn Dokumente stehen (wie in Ordnerstrukturen) miteinander in Beziehung. Und diese Beziehungen müssen sichtbar sein. Im Falle von SharePoint werden sie es durch die digitale Lieferantenakte von d.velop. 

Mit ihr bleiben Informationen zu Bestellungen, die dazugehörige Korrespondenz, Wareneingangsdokumente und Eingangsrechnungen stets übersichtlich im Blick. Intelligent in Outlook und SAP verknüpft, kann die Bestellakte vom Anwender zudem jederzeit aufgerufen werden, etwa direkt aus einer SAP Bestellung heraus. Und alle weiteren Dokumente neben der Bestellung selbst, etwa Wareneingangsdokumente, werden ebenfalls direkt durch den Nutzer erfasst.

Dank der Outlook-Integration ist es mittels der automatischen Suche nun auch möglich, bei der Korrespondenz zu einer bestimmten Bestellung gleich die dazugehörige Bestellakte zu öffnen und geschäftsrelevante Inhalte digital direkt aus dem Mail-Client heraus zu archivieren. Die E-Mail kann dann ganz einfach via Drag & Drop abgelegt werden, dazugehörige Anhänge und relevante Metainformationen werden automatisch generiert.

Anwender von SharePoint oder des Collaboration-Tools Microsoft Teams haben dank der Integration nun ebenfalls unkompliziert Zugriff auf diese Informationen, die nun nativ in SharePoint vorliegen. Gleichzeitig werden sie durch die Kombination von SAP und SharePoint direkt in ihrer vertrauten Applikation abgeholt (ebenso wie SAP-Anwender in ihrer vertrauten Umgebung – der SAP GUI – bleiben).

Führung der Mitarbeiter im Eingangsrechnungsprozess

Können technisch alle Informationen jederzeit transparent und digital vorgehalten werden, stellt sich die Aufgabe, Eingangsrechnungen digital in das System zu überführen und Anwender bei deren Prüfung und Freigabe zu unterstützen. Um dies zu erleichtern, wird auch dieser Prozess von d.velop strukturiert und über digitale Workflows abgebildet.

Der digitale Umgang mit Rechnungen

Unabhängig davon, ob Rechnungen digital oder via Post eingehen, nach ihrer Erfassung und vor ihrer Bearbeitung werden alle Belege gegen die Stamm- und Bestelldaten in SAP abgeglichen und vor der weiteren Verarbeitung analysiert. Werden dabei im Abgleich zu der Bestellung keine Abweichungen festgestellt, könnte eine Rechnung schon jetzt automatisch gebucht werden. Wie weit an dieser Stelle automatisiert gearbeitet wird, bestimmt jeder Nutzer für sich individuell. 

Da auch alle Bestellungen nun digital vorliegen, können die dazugehörigen Rechnungen direkt an für Prüfung und Freigabe zuständige Mitarbeiter versandt werden. Die Freigabe kann dann in SAP selbst oder (für Nicht-SAP-Anwender interessant) in einer Web-Oberfläche vorgenommen werden. Auf diese Weise können auch Mitarbeiter ohne SAP-Zugang an Workflows teilnehmen.

Immer den Überblick bewahren

Ein zentrales Eingangsrechnungscockpit stellt sicher, dass die Buchhaltung den Überblick über alle Rechnungen im Freigabeprozess bewahrt und deren aktuellen Status jederzeit nachvollziehen kann. Bei wem die Rechnung mit welchen Kommentaren zur Bearbeitung vorliegt, ist dann immer bekannt. Der Vorteil: Gesteigerte Transparenz und reduzierte Freigabezeiten. Auch Skontofristen können so problemlos eingehalten werden.

 

Der mit d.velop optimierte P2P-Prozesses

 

Verbesserte Rechercheoptionen machen es möglich, Vorgänge auch im Nachhinein einfach und jederzeit komplett nachzuvollziehen.

Fazit

Dank des mit d.velop optimierten Prozesses haben die Mitarbeiter eines Unternehmens deutlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen. Einführung und Einarbeitung in das neue System sind gleichzeitig einfach, da vorhandene Systeme genutzt werden und Mitarbeiter in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung bleiben.

 

Die Vorteile des digitalen P2P-Prozesses auf einen Blick

  • Senkung der Prozesskosten: Elektronische Beschaffung senkt die Prozesskosten im Einkauf laut einer Studie des BME e.V. (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) um durchschnittlich 30 Prozent.
  • Skontoerträge mitnehmen und Mahngebühren vermeiden
  • Vollständige Transparenz aller Bestellprozesse: Überblick über alle Bestellungen, Rechnungen, Waren und Bezahlungen.
  • Neue Freiräume: Routineaufgaben entfallen.
  • Senkung der Einstandspreise: Da dem „Maverick-Buying“ Einhalt geboten wird, sinken Einstandspreise um durchschnittlich 7 Prozent (Studie des BME e.V.).
  • Hohe Prozessautomatisierung: Durch direkte Vorerfassung im SAP-System entfällt das manuelle Übertragen der Daten.
  • Kein Zeitverlust: Zuständigkeiten und Vertreterregelungen sind klar definiert.
  • Revisionssichere Archivierung: Alle wichtigen Informationen (etwa Anforderungen, Genehmigungen und Bestellungen) werden automatisch rechtskonform archiviert.

 


Sascha Kleine-Boes
Sales Manager Microsoft Solutions,
d.velop AG
Bilder: ©  ivector/shutterstock.com; d.velop AG