Zeitgemäßer Dokumentenaustausch in Behörden – So lassen sich analoge und digitale Prozesse verbinden

Behörden sind technikverdrossen und rückwärtsgewandt – diese Unterstellung hält sich hartnäckig. Erneut befeuert wurde sie erst kürzlich, als bekannt wurde, dass Gesundheitsämter ihre Infektionszahlen per Fax übermitteln. Was viele Kritiker nicht bedenken: Fax ist nicht gleich Fax. Während die analoge Version zurecht in der Versenkung verschwinden darf, sind faxbasierte IP-Lösungen Teil hochmoderner Unified Communications und Wegbereiter der Digitalisierung.

Die Coronakrise fördert so einige Missstände zu Tage. Besonders deutlich wird dies bei der digitalen Infrastruktur. Seit bekannt wurde, dass die Gesundheitsämter ihre Infektionszahlen per Fax an das Robert-Koch-Institut senden und diese im Anschluss händisch in ein Computersystem eingetragen werden, ist die Aufregung groß. Dass dieses Vorgehen unnötig Ressourcen verschlingt und auf den Prüfstand muss, steht außer Frage. Trotzdem ist der Einsatz von Faxgeräten in deutschen Behörden und Gerichten nach wie vor gängige Praxis und hat durchaus seine Berechtigung, denn das Fax ist die bis dato einzige rechts- und manipulationssichere Möglichkeit, Dokumente zu übertragen. Anders als bei der E-Mail findet kein Serverhopping statt, der Transfer läuft direkt und End-to-End über die Telefonanlage.

Fax ist nicht gleich Fax. Entscheidend ist, auf welche Generation der Faxtechnologie zurückgegriffen wird. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich hier ein enormer Wandel vollzogen. Moderne Faxserver-Lösungen sind längst in der IP-Welt angekommen und haben mit den in der Kritik stehenden, analogen Geräten nichts mehr gemeinsam. Sie digitalisieren Dokumente, lassen sich an E-Mail- und BPM-Systeme koppeln und helfen dabei, zeitraubende Prozesse zu automatisieren. Darüber hinaus läuft der Dokumententransfer via Fax-over-IP manipulationssicher und DSGVO-konform ab, da sowohl die Dokumente selbst, als auch ihr Transportweg verschlüsselt werden. Ein ganz wesentlicher Punkt für Behörden und Gesundheitsämter, die tagtäglich mit dem Austausch vertraulicher Dokumente befasst sind.

Eine faxbasierte Entwicklung, die all das bietet, ist die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer echten Unified-Communications-Lösung. Selbst hybride Dokumente lassen sich manipulationssicher übertragen und damit papierbasierte mit digitalen Prozessen verbinden. 

Intelligenter, hybrider Dokumentenaustausch. Käme die OfficeMaster Suite 7DX in Gesundheitsämtern zum Einsatz, könnte die Übermittlung der Infektionszahlen wie folgt aussehen: Das Feature »Next Generation Document Exchange« (NGDX) überträgt die entsprechenden Dokumente im Original, End-to-End-verschlüsselt und inklusive Metadaten und Verschlagwortung als PDF in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit dem Fax-typischen qualifizierten Sendebericht. 

 

 

Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen sind damit obsolet und ein medienbruchfreies, behördenübergreifendes Arbeiten möglich. 

Die bislang umständliche Übertragung der Infektionszahlen ließe sich automatisieren und fehlerlos in einem Bruchteil der Zeit abwickeln. Damit würde sich auch das von Ulrich Silberbach, dem Bundesvorsitzenden des Deutschen Beamtenbundes kritisierte Problem erübrigen, dass die Software von Bund, Ländern und Kommunen häufig nicht miteinander kompatibel sei und keine Daten ausgetauscht werden könnten. 

Die Faxtechnologie hat sich längst an die Anforderungen der digitalen Welt angepasst. Ihre Eigenschaft, papierbasierte mit digitalen Prozessen zu verbinden, macht sie zur wichtigen Säule der digitalen Transformation und Brücke zwischen der analogen und virtuellen Welt – sowie zwischen und innerhalb von Behörden.


Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender
Ferrari electronic AG

 

 

 

Illustration: © shutterstock.com

 

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