Enterprise Content Management in der Cloud – Journey to the cloud

Laut einer Bitkom-Umfrage setzen zwei Drittel der Unternehmen auf Cloud Computing. Die grundlegenden Vorteile sind bekannt. Frühere Bedenken zumeist nivelliert. Inwiefern betrifft es jedoch den Aspekt Enterprise Content Management (ECM)? Mit ECM-Systemen managen Unternehmen komplexe und vertrauliche Inhalte. Im Gespräch erklärt Stefan Jamin, Senior Manager Industries and Innovation bei der CENIT AG, wie sich das Zusammenspiel von ECM-System und Cloud gestaltet. 


Herr Jamin, Stichwort ECM. Wie weit sind Unternehmen hier in Bezug auf Cloud-Nutzung? 

ECM-Systeme sind bereits sehr lange am Markt etabliert. Dies bedeutet natürlich auch, dass viele Unternehmen entsprechende Systeme im Einsatz haben, traditionell on premises. Eine Verschiebung solcher Systeme in die Cloud ist ja kein Selbstzweck, sondern erfolgt entlang einer Kosten- und Nutzenbetrachtung und stellt eine Migration dar – dies wird sorgfältig evaluiert. Denn eine der wesentlichen Charakteristiken von ECM-Systemen besteht in der ordnungsgemäßen, dauerhaften Aufbewahrung von Dokumenten. Ein sehr deutliches Beispiel: Unsere Kunden im Bereich Luftfahrt arbeiten mit Aufbewahrungsfristen von zum Teil über 50 Jahren. Dies ist sicherlich ein Grund, warum gerade Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme weiterhin noch sehr stark on premises betrieben werden. Wohlgemerkt, beim Aufbau neuer Systeme berücksichtigen Unternehmen selbstverständlich die Potenziale der Cloud. 

 

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Stefan Jamin,
Senior Manager
Industries and Innovation
bei der CENIT AG


In welchen Aspekten ist die Nutzung eines ECM-Systems in einer Cloud anders als die Nutzung anderer Systeme?

Es ist zum einen die bereits angesprochene Langfristigkeit, bezüglich der Aufbewahrung der Inhalte: Unternehmen, die ihr ECM-System in der Cloud betreiben möchten, streben auch hier die langfristige Nutzung an. Dies wirkt sich natürlich auf die Flexibilität bezüglich eines Wechsels der Cloud, beziehungsweise des Anbieters aus. Nicht selten sind es Terabyte von Daten, die ihren Ort wechseln müssten. Und das ist verständlicherweise keine On-Off-Entscheidung. 

Der zweite Aspekt betrifft die Frage nach Zugriffsrechten, Vertraulichkeiten und Regularien. ECM-Systeme mit all ihren Berechtigungen und Schutzmechanismen sind unter anderem genau dafür gedacht, besonders vertrauliche Inhalte und Dokumente zu verarbeiten und aufzubewahren. Das heißt, jeder, der sich mit ECM-Systemen in der Cloud beschäftigt, fragt sofort nach Einhaltung von Prinzipien wie DSGVO, Datenschutz et al. Hier bestehen bei vielen Unternehmen noch Bedenken. 

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Allerdings kann die Cloud aber genau hier klare Vorteile bieten – gerade wegen ihres hohen Sicherheitsaspekts.


Die grundlegenden Potenziale der Cloud beziehungsweise von Hybrid-Cloud-Ansätzen sind offensichtlich: bedarfsgerechte Nutzung von IT-Leistungen, ortsunabhängiger Zugriff und auch reduzierter Verwaltungsaufwand. Was gibt es aktuell im Bereich ECM – vor allem in der Pandemie – für Besonderheiten?

Man hört es oft: Die Pandemie lenkt den Fokus auf Dinge, die man schon längst hätte angehen sollen. Dies gilt auch für den ECM-Bereich. Unternehmen stellen jetzt fest, wie viele Dokumenten-behaftete Prozesse immer noch an Papier gebunden sind. Zwar nutzen Unternehmen ECM-Systeme um Informationen langfristig abzulegen, aber gerade die Bearbeitung der Informationen findet oft noch außerhalb jener statt. Nehmen wir das Beispiel der digitalen Signatur: Viele Unternehmen erstellen ihre Dokumente, lassen sie dann unterschreiben, in irgendeiner Form. Und wenn das erfolgt ist, legen sie es im ECM-System ab. Wenn ECM-Systeme aber dazu genutzt werden, Dokumente zu erstellen, zu unterschreiben, freizugeben, etc., macht es den Prozess gerade in einer Pandemie mit Home-Office-Regelungen und verteiltem Arbeiten nicht nur einfacher, sondern effizienter und sicherer. 

Worin besonders die Cloud natürlich sehr gut unterstützen kann ist, mobile oder externe Zugriffe auf bestimmte Inhalte des ECM Systems gesondert zu schützen. 

Wesentlich ist zudem der Punkt, dass eine Cloud oder hybride Systeme helfen, Dinge schneller umzusetzen als bisher. Man profitiert von schnellerer Bereitstellung, kann leichter skalieren. Das hilft natürlich auch für das ECM-System. 

 

Vorteile eines Enterprise Content Management in der Cloud

 


Die CENIT ist seit mehr als drei Jahrzehnten etablierter EIM-Partner von Unternehmen. Klassischerweise operierten diese in der Vergangenheit im Vor-Ort-Betrieb. Wie ist nun Ihre Value Proposition, um Kunden auf Cloud-basierte Ansätze zu überführen?

CENIT arbeitet in großem Maße für Kunden aus dem gehobenen Mittelstand und für Konzerne. In dieser Zielgruppe gibt es nicht den One-size-fits-all-Ansatz. Unser Anspruch bestand daher schon immer darin, sehr kundenorientiert genau die passende Lösung für ein Unternehmen zu gestalten. Das zeichnet auch unsere Software-as-a-Service oder Cloud-basierte Ansätze für ECM aus. Dazu haben wir verschiedene Strategien, Möglichkeiten, Technologien und das Know-how im Haus. Es zählt stets der Ausgangspunkt des Unternehmens und auch seine Rahmenbedingungen: In welchem juristischen oder geografischen Kontext bewegt sich der Kunde? Welche fachlichen Prozesse werden mit dem ECM-System abgebildet? Denn da gibt es klare Unterschiede, gerade beim Aspekt Datenschutz. Dies alles berücksichtigen wir für die Cloud-basierten Ansätze bei der Wahl des Anbieters und auch bei der bei der Art der Umsetzung. 

Was sich sicherlich konsequent durchzieht ist, dass wir schrittweise vorgehen. Das Prinzip ist: think big – start small. Wir wählen gemeinsam mit unseren Kunden die relevanten Komponenten  und Ansätze aus und setzen diese sukzessive um. Unsere Managed-Services-Ansätze sind zudem genau darauf ausgelegt, dass wir die IT-Betriebsstandards berücksichtigen, kennen und unterstützen, sie aber so zuschneiden, dass sie auf den Kunden passen. 

Stets gesetzt für Lösungen in der Cloud oder auch in der Hybrid-Cloud ist, dass der Kunde die Hoheit über das System behält. Dazu gehören auch eine Exit-Hoheit und Exit-Strategie sowie die Hoheit über Zugriffsschutz und Verschlüsselung. 


Eines der Zugpferde der CENIT im Bereich EIM ist CENIT ECLISO ICN. Eine Lösung für digitales Akten- und Vorgangsmanagement auf Basis der IBM-Digital-Business-Automation-Plattform. Zahlreiche Unternehmen operierten mit dieser Lösung bislang on premises. Sind sie gegenüber solchen Unternehmen im Nachteil, die die Lösung in der Cloud nutzen?

Ganz klar ist zunächst, dass die Lösung CENIT ECLISO ICN den Anwendern den exakt gleichen Funktionsumfang bietet – sei es on premises oder in der Cloud. ECLISO ist eine Anwendung, die sich sehr stark am fachlichen Bedarf der Anwender orientiert. Und den wollen wir bedienen – unabhängig ob on-prem, hybrid oder in der Cloud. 


Was kann die Lösung in der Cloud, was sie Vor-Ort nicht leistet? Und wie ist das Vorgehen für Unternehmen, um das Potenzial der Lösung optimal zu nutzen?

Nehmen wir die Umsetzungsgeschwindigkeit: Wenn wir uns mit einem Kunden darauf verständigen, dass wir die Qualitätssicherungs- und die Development-Stufe in der Cloud aufbauen, dann können wir dies quasi über Nacht bereitstellen. Projekte können damit sehr schnell angegangen werden. Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit auf veränderte Rahmenbedingungen sind gerade jetzt in der Pandemie ein wichtiges Gut. Ein weiterer Vorteil für die Kunden ist, dass wir in hybriden oder cloud-basierten Umgebungen durch unseren Managed-Services-Ansatz in der Lage sind, die Vorhaben umfassender zu unterstützen. Das heißt, wir können Verantwortung für einzelne Komponenten, das System oder die gesamte Plattform übernehmen. Der Kunde muss somit nicht das Know-how selbst aufbauen. 

Ein weiteres Plus ist die Integration von Komponenten: Unter der Nutzung von Cloud-basierten Umgebungen können wir dies schneller erreichen, zum Beispiel für Systeme und Services, welche ebenfalls Cloud-basiert oder unter Nutzung der Container-Technologie bereit stehen Damit werden auch Projekte schlanker, was am Ende einfach auch ein Kosten- und ein Zeitvorteil ist. 

Und damit kommen wir auch zurück zum Datenschutz: In der Cloud kann er oft sogar besser gewährleistet werden als on premises. Unternehmen müssen nicht mehr mit eigenen Security-Spezialisten alles selbst konzeptionieren, aufbauen und managen, sondern profitieren von etablierten Prozessen, Technologien und Umgebungen der großen Anbieter. Das ist sicherlich ein Punkt, den mittlerweile Studien bestätigen und der auch in Zukunft noch sehr viel an Bedeutung gewinnen wird. Der frühere, vermeintliche Nachteil wird somit zum großen Nutzen.

 


Illustration: © ProStockStudio/shutterstock.com

 

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