Multifunktionsdrucker versus Dokumentenscanner – Klarer Punktsieg für den Spezialisten

Seit Beginn der Coronapandemie steigt der Druck, papierbasierte Prozesse zu eliminieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Da in den meisten Büroumgebungen Multifunktionsdrucker (MFP) vorhanden sind, ist es naheliegend diese als Scanner zu nutzen. Für die Erfassung weniger Papierdokumente am Tag macht das sicherlich Sinn. Was auf den ersten Blick als günstige Lösung erscheint, weil die Geräte bereits vorhanden sind, kann bei näherer Betrachtung teuer werden. Kodak Alaris zeigt, worin die Unterschiede zu einem Dokumentenscanner bestehen.

Eine Herausforderung zeigt sich bei schwierigen Originalvorlagen, ob blass gedruckte Kassenquittungen, zerknitterte Dokumente oder Formulare mit farbigem Hintergrund. Da der Fokus bei MFPs auf dem Drucken liegt, sind sie meist nur mit einfachen Tools zur Bildverarbeitung ausgestattet. Dokumentenscanner hingegen verfügen über Bildverarbeitungstechnologien, die mit einer Vielzahl von Bildoptimierungsfunktionen aufwarten. Bei Kodak Scannern zum Beispiel ist die eigene Lösung Perfect Page integriert, die selbst schwierigste Belege optimal darstellt, vollständig mit allen inhaltlichen Details. Gerade bei Lieferschienen und Rechnungen ist es immens wichtig, dass Zahlen unverfälscht digitalisiert werden. Darüber hinaus sorgt Perfect Page dafür, dass alle Seiten immer gerade dargestellt werden, wer kennt sie nicht, die »schiefen« Scans von MFPs.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen MFP und Scanner ist die Bildgröße. Bei einem MFP werden durch einen nicht bereinigten Hintergrund (Hintergrundrauschen) relativ große Bilder erzeugt. Das kann bei einem Schwarzweißbild mit 200 dpi Auflösung bis zu 500 KB groß sein. Im Gegensatz dazu sorgt Perfect Page für eine perfekte Hintergrundreinigung und komprimiert die Daten, sodass beim erwähnten Beispiel das Bild nur zwischen 20 und 70 KB groß ist. Das bedeutet für nachgelagerte Prozesse einen schnelleren Traffic beziehungsweise Anzeige sowie wesentlich weniger Speicherkapazitäten, was Zeit und Geld spart.

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Höhere Produktivität. Dokumentenscanner verarbeiten Stapel mit verschiedenen Papierformaten und -stärken problemlos. Darüber hinaus ist die Duplex-Erfassung in einem Durchgang möglich, ohne dass die Vorlage physisch gedreht werden muss, wie bei den meisten MFPs. Wiederkehrende Scanaufträge lassen sich einfach vordefinieren und anschließend per Tastendruck auslösen. Häufig anfallende Aufgaben lassen sich damit schnell durchführen und ein Dokument bequem in einen Speicherort oder Cloud-Service scannen.

Mehr Sicherheit. Gerade bei der Stapelverarbeitung ist ein intelligenter Dokumentenschutz unabdingbar. Bei Kodak Scannern zum Beispiel erkennt die Ultraschalltechnologie einen Fehl- oder Mehrfacheinzug und stoppt sofort den Papiertransport. Eine Metallerkennung registriert Heft- und Büroklammern und verhindert deren Eindringen in den Scanner. Dadurch werden nicht nur Schäden an Scanner und Dokumenten vermieden, sondern auch Ausfallzeiten reduziert. Datensicherheit ist auch beim Scannen ein Thema. So sollte eine verschlüsselte Übertragung der gescannten Dokumente und Daten an den Zielort gewährleistet sein. Darüber hinaus sollten die Geräte über einen nicht permanenten Speicher verfügen, der sicher stellt, dass die Bilddaten spätestens beim Abschalten effektiv gelöscht werden.

In Zeiten in denen kein Unternehmen, egal welcher Größenordnung, an dem Thema Digitalisierung vorbeikommt, steigt auch das Scanvolumen. Aus diesem Grund ist eine genauere Betrachtung der Scanprozesse mehr als sinnvoll. Ferner ist es kein Luxus auch über eine Erfassungslösung nachzudenken. Intelligente Funktionen wie die Indizierung sowie Extrahierung von Informationen und die direkte Integration in den digitalen Workflow sorgen für echten Mehrwert.


Weitere Informationen unter www.alarisworld.com

 

Bild: © Kodak alaris

 

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