»Inventur« zu machen lohnt sich – monetär und auch im Hinblick auf die Nachhaltigkeit.

Illustration: Absmeier Geralt

Wenn über die Prozessoptimierung und Digitalisierung in Unternehmen gesprochen wird, kommt die Rede in der Regel schnell auf die Anschaffung neuer, integrativer Softwarelösungen. Zumeist geht es um die Einführung von Cloud-Anwendungen, schließlich sollen alle Mitarbeiter stets schnell und einfach auf sämtliche Programme und Daten zugreifen können - und das nicht erst seit dem verstärkten Arbeiten aus dem Home Office.

Als Geschäftsführer eines IT-Consulting Unternehmens und Partner renommierter Hersteller lege ich sehr großen Wert auf Nachhaltigkeit. Aus diesem Grund muss ich hier intervenieren und den Finger in die Wunde legen, denn weniger ist an dieser Stelle mehr! Es geht nicht darum, immer neue Software zu implementieren, sondern die bereits vorhandenen Softwarelösungen möglichst im vollen Umfang zu nutzen.

Über die vielen Jahre, in denen ich Einblick in die verschiedenen Branchen, unterschiedlichen Strukturen und komplexe Unternehmen gewonnen habe, musste ich leider feststellen, dass die meisten Organisationen das enorme Potential ihrer bereits lizensierten Softwarelösungen nur in einem sehr geringen Maß nutzen.

Die Ursachen hierfür liegen auf der Hand: Meistens ist das Wissen über die Lösungen, deren Leistungsfähigkeit und Cloud Readiness nur unzureichend oder über die Jahre schlicht und ergreifend in Vergessenheit geraten. Erschwerend kommt noch hinzu, dass die »Multi-Modul-Suiten« oder Lösungs-Bundles, wie sie von den Softwareherstellern angeboten werden, immer umfangreicher und dadurch schwer überschaubar werden. Gleichzeitig sind Lösungen immer intuitiver zu bedienen, so dass angenommen wird, dass Schulungen nicht mehr notwendig seien. Infolgedessen passiert es, dass neue Möglichkeiten unerschlossen bleiben. Und auch das Ausscheiden von Mitarbeitern führt dazu, dass Wissen über vorhandene Funktionen und deren Nutzen verloren geht.

Den Finger in die Wunde legen

Und genau hier liegt die Krux begraben: Ist eine Software erst einmal eingeführt, ausgerollt und in Verwendung, wird ihr oft keine Beachtung mehr geschenkt: Sie erfüllt ihren Zweck und fristet dann ihr Dasein.

Doch dies hat erstaunliche Folgen: Schaut man sich beispielsweise ein Lizenzmanagement-Projekt nach dessen Umsetzung einmal genauer an, entdeckt man häufig, dass Cloud Services wie beispielsweise Office365 oder bei Microsoft oder Amazon betriebene Server unberücksichtigt bleiben. Die initial einmal vollständige Lizenzbilanz ist unvollständig und lückenhaft geworden.

Gleiches erleben wir in Unified-Endpoint-Management-Projekten. Neue Funktionen wie etwa die Autopilot Funktion von Microsoft Win10 und auch das Apple-iOS-Device-Enrollment-Programm bieten weitreichende Arbeitserleichterungen für IT-Abteilungen und eine ganz neue User Experience für den Anwender. Leider nutzen Unternehmen diese Möglichkeiten kaum und vergeuden so wertvolles Potenzial.

Ähnliches zeigt sich auch im Bereich des Asset- und Vertragsmanagements. Oft verwalten die IT-Abteilungen der Unternehmen zwar IT-Devices, also Computer, Smartphones, Tablets usw., selten aber die damit verbundenen Leasingverträge. Die mit den Smartphone-SIM-Karten verbundenen Mobilfunkverträge verwaltet zumeist der Einkauf – nicht selten in der berühmt-berüchtigten Excel Liste. Doch es gibt schon längst Möglichkeiten, auch sämtliche Non-IT-Assets eines Unternehmens sowie das Inventar (Firmenfahrzeug, Zugangskarten, etc.) und die dazugehörigen Verträge an einer zentralen Stelle im Assetmanagement zu bündeln. Von hier aus lassen sich diese dann vollumfänglich inklusive der Aus- und Rückgaben verwalten. Auch anfallende Kosten können auf diese Weise überwacht und kostenstellenkonform verrechnet werden. Von einer solchen Herangehensweise profitiert dann das ganze Unternehmen, nicht nur die IT.

An den richtigen Schrauben drehen

Wie und wo man »etwas drehen« kann, identifizieren wir bei unseren Kunden sehr schnell in sogenannten Potenzial-Workshops. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Nutzungsgrade zu erhöhen und dabei die Digitalisierung voranzutreiben. So bringen wir Nachhaltigkeit in die bestehende IT-Infrastrukturen und zwar indem wir den Funktionsumfang vorhandener Lösungen genauer unter die Lupe nehmen.

Um sich einen aktuellen Überblick verschaffen zu können, kann man entweder ein formelles Projekt aufsetzen oder sich auch ganz pragmatisch im Rahmen der von den Herstellern angebotenen Präsentationen - meist in Form von Schulungen oder Webinaren – informieren.

Da, wie eingangs beschrieben, oft nur Teilwissen über die Möglichkeiten einzelner Lösungen vorhanden ist, entpuppen sich besagte Webinare oft als hilfreiche Informationsquellen. Wenn dann Klarheit darüber besteht, was die einzelnen Lösungen zu leisten vermögen und welche Business Cases sie abdecken, kann dieses Wissen einerseits an die Anwender weitergegeben und andererseits für Digitalisierungszwecke im Business genutzt werden. Man sieht: Wenn man an den richtigen Schrauben dreht, kann man schon mit minimalem finanziellen Aufwand große Effekte erzielen.

Ungeahnte Erfolge erzielen

Doch man kann noch einen Schritt weiter gehen. Waren die bisher genannten Punkte das Pflichtprogramm, wenn es darum geht, vorhandene Software bestmöglich zu nutzen, so kommt jetzt die Kür.

Dabei steht vor allem das Leistungsvermögen von Suiten und integrativen Plattformen im Fokus. Auch hier erweitern sich ständig die Möglichkeiten, hinzu kommt die Komplexität und Interaktion mit anderen Lösungen. Selbst Spezialisten müssen sich bei solchen Umgebungen oft erst intensiv einarbeiten.

Am besten verfolgen und prüfen Unternehmen nach Updates konsequent und möglichst kontinuierlich den erweiterten Funktionsumfang vorhandener Lösungen, Suiten und Plattformen. So kann sichergestellt werden, auf welches Leistungsspektrum man zurückgreifen kann, woraus sich wiederum automatisch Synergien und Einsparungen ergeben.

Fazit

Wer sich die Mühe macht, den Nutzungsgrad seiner lizenzierten Software- und Plattformlandschaft zu analysieren, wird kontinuierlich neue Potenziale entdecken, welche bisher im Verborgenen lagen.

Unternehmen gelingt es dadurch, teure und oftmals unnötige Investitionen in neue Softwarelösungen zu vermeiden. Darüber hinaus können sie auch von den Impulsen der Softwarehersteller profitieren, was wiederum der Digitalisierung der Unternehmenslandschaft zugutekommt.

Michael Krause, Geschäftsführer, TAP.DE Solutions

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Nutzung von Office-Software

4. April 2015

1.267 Stunden pro Jahr nutzt ein Arbeitnehmer Office-Software, so ein Ergebnis der Office-Studie der Made in Office GmbH. Dabei dürfte in der Regel das Office-Paket von Microsoft zum Einsatz kommen, das bei Bürosoftware auf einen Marktanteil von 92 Prozent kommt. Ein normaler Büromitarbeiter verbringt 72 Prozent seiner Zeit mit Office-Anwendungen. Dabei entsteht ein durchschnittlicher Output…