Die Vor- und Nachteile der ERP-Software für Unternehmen

Illustration: Absmeier, XPS

Es gibt heute noch Unternehmen, die ohne ERP-Software arbeiten. Wer dazu gehört, sollte sich dringend darüber Gedanken machen, dies zu ändern. Das System vereinfacht nämlich viele Vorgänge, indem es komplexe Unternehmensprozesse abbildet und steuert. Große Konzerne nutzen in der Regel bereits diese All-In-One-Lösung, doch selbst hier gibt es noch Nachholbedarf. Vor allem KMUs sollten nicht davor zurückschrecken, sich genauer mit diesem Programm zu befassen. Was ERP bedeutet und welche Vor- und Nachteile es Betrieben bringen kann, beleuchtet der folgende Artikel etwas näher.

 

Was versteht man unter ERP?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Die Software ist also dem Namen nach dafür zuständig, die Ressourcen eines Unternehmens zu planen. Dies gelingt ERP dadurch, dass es alle Abläufe in einem Programm bündelt, weshalb die gesamte Organisation digital stattfindet. Dadurch hilft die Software der Geschäftsleitung dabei, schnell und einfach einen Überblick über die Geschäftsprozesse zu erhalten. Das Programm deckt dabei als ganzheitliche Lösung so gut wie alle Unternehmensbereiche ab.

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  • In der Warenwirtschaft und Logistik schafft ERP einen Überblick über den Einkauf, die Lagerverwaltung, als auch den Vertrieb.
  • In der Produktion steuert es die Produktionsplanung, die Werkstatt und erfasst die Betriebsdaten.
  • Die Finanzen bildet das System im Rechnungswesen ab und erleichtert damit sowohl die Buchhaltung als auch das Controlling.
  • Besonders im Personalwesen hilft es, die Mitarbeiter zu verwalten, deren Abrechnungen einzusehen und unterstützt durch Kalkulationen auch bei der internen Karriereplanung.

Was sind die Vorteile?

Anhand der Funktionen sind die Vorteile einer ERP-Software schon sehr deutlich. Das Unternehmen braucht nur eine Software für alle Vorgänge, was die Fehlerquellen eliminiert. Dadurch, dass der Betrieb nur ein System mit Daten füttert, entstehen keine doppelten Datensätze und alle Abteilungen haben gleichzeitig Zugriff. Dies senkt die Kosten dauerhaft, da es den Verwaltungsaufwand extrem reduziert. Auch die Kunden sind zufriedener, da die Betriebe ihre Wünsche so schneller bearbeiten und erfüllen können. Der Überblick über alle Zuständigkeiten ist dabei genauso hervorzuheben wie die bessere Planung des Produktionsbedarfs und der Lagerhaltung.

 

Was für Nachteile gibt es?

Trotz der vielen Vorteile, die die Software mit sich bringt, gibt es selbstverständlich auch ein paar Punkte, die Firmen vor eine Herausforderung stellen:

  • Zu viel Auswahl
  • Einführung im Unternehmen

Besonders die Vielzahl der Hersteller erschwert die Suche nach einer geeigneten ERP-Software. Daher gibt es mittlerweile einige Websites, die den Konzernen Hilfe anbieten. Denn je nach Branche, Größe und Bedürfnissen, gibt es verschiedene Systeme, die empfehlenswert sind. So gibt es auch noch Unterschiede in der Installation. Bei der On-premises-Variante beispielsweise findet die Installation auf dem firmeneigenen Server statt. Die lokale Nutzung war bis 2010 noch Standard, mittlerweile gibt es allerdings noch weitere Zugriffsmöglichkeiten, die ebenfalls ihre Vorteile haben.

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Kriterien, nach denen Betriebe sich für einen Software entscheiden sollten sind:

Betriebsgröße Branche Betriebsmodell
Kleinunternehmen Dienstleistung ERP on-premises
Mittlere Unternehmen IT Cloud ERP
Großunternehmen Industrie

u.v.m.

Hybrid-Modell

Durch Probe-Monate haben Firmen glücklicherweise die Möglichkeit, die Kompatibilität zu prüfen. Dadurch können die Betriebe sehen, ob sie bei der ausgewählten Software bleiben möchten oder ob es zu Problemen gekommen ist. Diese münden meistens darin, dass die Mitarbeiter durch die Bedienung überfordert sind. Daher ist eine einfache Oberfläche, die jeder Kollege sicher nutzen kann, eines der wichtigsten Kriterien.

Der größte Schwachpunkt liegt dementsprechend in der Einführung im Unternehmen. Die Software soll die bestehenden Programme ablösen. Deshalb muss jeder Mitarbeiter mithilfe einer Schulung den Umgang lernen. Das ist besonders anfänglich sehr zeitaufwändig. Die Aufgabe des Geschäftsführers liegt darin, die ArbeitnehmerInnen zu motivieren, auch nach der Einführung kontinuierlich mit dem System zu arbeiten.

 

Für welche Unternehmen ist die Software geeignet?

Wie anhand der Grafik aus dem Jahr 2019 zu erkennen ist, nutzen Großunternehmen am stärksten eine ERP-Software. Dies liegt daran, dass die ERP-Systeme in der Vergangenheit weniger Module beinhalteten.

Die Kernzielgruppe lag vor einigen Jahren tatsächlich noch bei großen Industrie-Konzernen, da die Systeme hauptsächlich die Produktionsplanungen unterstützten und auf individuelle Produktionsanforderungen spezialisiert waren. Erst seitdem die Software modular ausbaubare Lösungen anbietet, ist sie auch für KMUs sinnvoll. Aus diesem Grund verstehen immer mehr Firmen, dass ERP jeden Betrieb effizient unterstützen kann und sollte. Bereits mehr als jedes zweite mittelständische Unternehmen verwendet nun schon eine ERP-Software.

 

Fazit

Die Vorteile überwiegen die Nachteile einer ERP-Software deutlich. Daher sollte es keine Firma mehr geben, die auf die Nutzung dieses Programms verzichtet. Steigende Gewinne überzeugen die Zweifler meistens zusätzlich von der Effizienz. Als wichtiger Meilenstein in der Digitalisierung sind moderne Programme für jedes Unternehmen wichtig.

 

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