Der 11-Punkte-Leitfaden für das Remote-Onboarding von Quereinsteigern

Katharina Pratesi, Partnerin und CHRO der Brandmonks GmbH

 

»Wer nicht nur auf die Lebensläufe, sondern auch auf die Potenziale und Kompetenzen von Kandidaten achtet, wird hoch motivierte Talente finden, die eine wahre Bereicherung für das Unternehmen sind«, weiß Recruiting-Expertin Katharina Pratesi von der Beratungsfirma Brandmonks aus Mainz. »Viele Quereinsteiger eignen sich dafür hervorragend.« Die Suche nach geeigneten Kandidaten ist dank modernster KI, wie sie zum Beispiel das Tool flynne bietet, inzwischen sogar recht einfach und viel kostengünstiger als über das Headhunting. Die Vorauswahl erfolgt vollautomatisch und Entscheider erhalten passende Quereinsteiger-Vorschläge über ein Dashboard, inklusive einer Potenzialeinschätzung. Sie brauchen dann nur noch Kontakt aufzunehmen und die Bewerber zum persönlichen Gespräch einladen.

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Das A und O: Planung und Kommunikation beim Remote-Onboarding

Doch mit dem Recruiting allein ist es nicht getan. Die ersten Monate Einarbeitungszeit von Quereinsteigern im neuen Unternehmen sind entscheidend, um sie oder ihn als vollwertige Fachkraft einsetzen zu können. Doch wie gelingt eine intensive Einarbeitung in einer Arbeitswelt, die mehr und mehr Remote stattfindet? Wie schaffen es Unternehmen, dass neue Mitarbeitende in den gewünschten Bereichen eingearbeitet und virtuell zum Teil eines Teams und der Unternehmenskultur werden? Und was sollten Entscheider unbedingt vermeiden, wenn sie neue Mitarbeitende Remote onboarden?

Katharina Pratesi, Recruiting-Expertin bei Brandmonks, betreut seit über zehn Jahren namhafte Unternehmen im Fachkräfte-Recruiting und erarbeitet gemeinsam mit vielen von ihnen die Onboarding-Programme, die mehr und mehr auf Remote ausgerichtet werden. Sie hat einen Leitfaden erstellt, der die wichtigsten Punkte für ein Remote-Onboarding zusammenfasst und dabei die besonderen Bedürfnisse von Quereinsteigern berücksichtigt.

 

  1. Onboarding Buddy

Legen Sie eine Person fest, die dem oder der Quereinsteigerin in der Einarbeitungszeit als erster Ansprechpartner zur Verfügung steht. Im besten Fall handelt es sich dabei um eine Person, die fachliche Fragen beantworten kann, aber auch in die Kultur einführen und Nähe aufbauen kann. Es sollte aber nicht die oder der direkte Vorgesetzte sein. Wichtig: Der Onboading Buddy sollte auch Zeit für diese wichtige Aufgabe haben und während des Onboardings von anderen Aufgaben befreit werden. Nur dann kann er dem Onboardee auch wirklich gerecht werden.

  1. Vor-Ort-Kennenlernen

Trotz Remote Arbeit sollte das Onboarding in den ersten zwei Wochen unbedingt auch an einem Tag im Unternehmen stattfinden. So können sich Quereinsteiger und Onboarding Buddy sowie das Team zum Start ihrer Zusammenarbeit noch besser persönlich kennen lernen.

  1. Der erste Tag

Vor allen in den ersten Arbeitstagen sollten Sie den Remote Onboardee sehr intensiv betreuen und nicht alleine lassen: Starten Sie am ersten Arbeitstag direkt mit einer Videokonferenz mit dem Onboarding Buddy und wenn möglich mit weiteren Personen, mit denen der neue Mitarbeitende zu tun haben wird. Informieren Sie ihn über seine ersten Aufgaben, räumen Sie ihm Zeit für eine Fragenrunde ein und stellen Sie sicher, dass der erste Tag gut ausgefüllt ist, ohne dass der Onboardee direkt überfordert wird.

  1. Das Zwei-Wochen-Programm

Gerade in den ersten zwei Wochen sollten Sie für die oder den Quereinsteiger ein umfangreiches Trainingsprogramm ausarbeiten, in dem die entsprechenden Fachkollegen sie oder ihn auf neuen Aufgaben einarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass Sie ausreichend Zeit für Selbstlernphasen einräumen, gefolgt von einem Termin, in dem Fragen beantwortet werden.

  1. Verbindlichkeit

Gerade beim virtuellen Onboarding ist es einfach, per Mausklick Termine für eine Trainingssession kurzfristig abzusagen. Das lässt sich nicht immer vermeiden, sollte aber niemals ohne Ersatztermin erfolgen, der zeitnah und dann unbedingt auch verbindlich stattfindet.

  1. Icebreaker

Beim digitalen Onboarding neigt man schnell dazu, sofort zum fachlichen Teil zu kommen. Das persönliche Kennenlernen, wie es sonst auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder bei einer Lunch-Verabredung stattfindet, kommt Remote oft zu kurz. Dabei ist es eine wichtige Voraussetzung, damit sich Neulinge im Unternehmen wohlfühlen und schnell Teil des Teams werden. Deshalb achten Sie unbedingt darauf, auch persönliche Gespräche ins Remote Onboarding zu integrieren. Sprechen Sie auch mal über private Dinge, den letzten Urlaub, über Hobbies oder andere persönliche Themen. Es gibt es auch jede Menge Icebreaker-Spiele, mit denen man einiges über den anderen auf spielerische und oft lustige Art und Weise erfahren kann.

  1. Digitaler Zugang zu Lernmaterialien

Wie bei jedem Onboarding sollten auch beim Remote Onboarding alle wichtigen Lernmaterialien strukturiert in Ordner abgelegt werden, so dass die neuen Mitarbeitenden schnellen Zugang zu den Materialien haben. Es ist mehr als unglücklich, wenn sie sich Informationen selbst zusammensuchen oder immer wieder im Team nachfragen müssen. Das sorgt schnell für Frustration und Wissenslücken.

  1. Erreichbarkeit und Kommunikation 

Mal eben schnell über den Schreibtisch eine Frage stellen oder im Nachbarbüro anklopfen, um ein Thema zu diskutieren – das gibt es bei Remote so nicht. Dabei hilft es gerade zum Anfang, um sich im neuen Unternehmen und mit den neuen Aufgaben zurecht zu finden. Deshalb sollten Sie Onboardees vom ersten Tag an virtuelle Kommunikationskanäle aufzeigen, über die sie in Echtzeit ihre Fragen stellen können und auch zeitnah Antworten erhalten. Zusätzlich eignen sich regelmäßige Digital Jour Fixe, die anfangs täglich stattfinden sollten. Nach den ersten zwei Wochen reicht dann auch ein wöchentlicher Jour Fixe.

  1. Hardware 

Bevor das Onboarding-Programm beginnt, ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden rechtzeitig mit einer guten und zeitgemäßen Hardware versorgt und alle notwendigen Programme installiert sowie Berechtigungen vergeben wurden. Nichts hält mehr auf als ein PC, der sich nicht hochfahren lässt oder Zugänge, die nicht funktionieren. Das bringt im schlimmsten Fall das gesamte Onboarding-Programm durcheinander und führt zu unnötigen Verzögerungen.

  1. Regelmäßige Vor-Ort-Treffen

Wer in der Nähe seines Firmenstandortes wohnt, sollte im Rahmen des Onboardings mindestens alle zwei Wochen einen Tag im Unternehmen verbringen. Doch auch Remote-Quereinsteigern, die weiter entfernt wohnen, sollten mindestens einmal im Monat eine gewisse Zeit im Unternehmen verbringen.

  1. Feedback Gespräche

Egal ob Remote oder im Unternehmen selbst, jedes Onboarding, vor allem von Quereinsteigern, sollte kontinuierliche Feedbackgespräche im engen Turnus einplanen. Nur so können Anforderungen und Leistungen regelmäßig und frühzeitig abgestimmt werden. Auch Defizite werden dann schneller erkannt, und die Person kann individuell entwickelt werden.

 

 

Über Katharina Pratesi
Partnerin und CHRO der Brandmonks GmbH
Katharina Pratesi ist Partnerin und CHRO bei der Brandmonks GmbH und verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung im HR-/Recruiting-Umfeld. Neben ihrer internen HR-Verantwortung berät sie Klienten aus der Finanzdienstleistungsbranche, dem Consulting und der Industrie zu den gesamten Prozessketten der Recruiting-Strategien. Ihr aktueller Schwerpunkt liegt auf dem nachhaltigen Recruiting und der Integration sowie der Optimierung von Recruiting- und Onboarding-Prozessen. Zusammen mit ihrem Team hat Katharina diverse Unternehmen auf ihrem Weg in ein erfolgreiches und nachhaltiges Recruiting begleitet.
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