Eine stabile globale IT-Infrastruktur sowie Service Management Automation sind mittlerweile Grundvoraussetzung, um als Buchhaltungssoftwareanbieter Kunden mit überzeugenden Services zu mehr Wirkkraft zu verhelfen.
Rund 12.000 pro Jahr: So viele Eingangsrechnungen fallen durchschnittlich in einem produzierenden mittelständischen Familienunternehmen an. Für die Buchhaltung ist es eine große Zeitersparnis, Routineaufgaben zum Beispiel im Bereich Rechnungseingang und -ausgang zu automatisieren. Diese Hilfestellungen in der Finanzabteilung bietet Diamant Software an. Seit mehr als 40 Jahren unterstützt der Bielefelder Softwarehersteller mittelständische Unternehmen und Einrichtungen dabei, ihr Rechnungswesen und Controlling effizienter zu gestalten. Zentraler Baustein ist eine innovative Cloud-Lösung auf Basis KI-gestützter Automation. Was die Weiterentwicklung angeht, verfolgt das Unternehmen klare Ziele: »Wir wollen unsere Rechnungswesen-Software immer intelligenter gestalten und automatisieren, um Kunden zu entlasten. Um das zu erreichen, brauchen wir eine stabile globale IT-Infrastruktur sowie Service Management Automation«, sagt Thorsten Bertram, Leiter System Team bei Diamant Software.
Optm: Partner auf Augenhöhe. Ein auf die individuellen Business-Anforderungen abgestimmtes Service Management hilft IT- und Geschäftsprozesse smart und effizient zu strukturieren und zu digitalisieren. In der Folge verbessern sich die operative Performance sowie Service-Qualität und Anwenderzufriedenheit. Für die Umsetzung eines Service-Management-Programms suchte Diamant Software nach einem geeigneten externen IT-Partner. Die Deutsche Telekom empfahl die Hamburger Optm GmbH mit ihrem Produkt SMAWORX, das in der Open Telekom Cloud (OTC) gehostet wird. Die ESM-Lösung (SaaS-basiert) ermöglicht ein umfassendes (IT) Service Management inklusive Automation von Routineaufgaben. Als Kern fungiert die Software »Service Management Automation X (SMAX)« von Micro Focus, die typische Prozesse wie ein Kunden-Onboarding automatisiert steuert. Dabei greift die Software auf eine Wissensdatenbank aus Best Practices zurück und kann selbst dazu lernen (Machine Learning). »Die Software reduziert den Arbeitsaufwand und die Kosten und ermöglicht ein präzises Reporting. Das bringt Freiräume. Diamant Software kann sich so vollständig auf den Betrieb und die Weiterentwicklung der eigenen Rechnungswesen-Software konzentrieren«, sagt Sven Erhatic, Leiter des Bereichs Automation & Security Services und Mitglied der Geschäftsführung der Optm GmbH.
Da die OTC in hochsicheren deutschen Rechenzentren liegt, erfüllt SMAWORX alle Compliance-Vorgaben aus der DSGVO und der GoBD. Die OTC sichert standardisiert eine redundante Datenspeicherung sowie eine 99,999-prozentige Verfügbarkeit der Daten in den Rechenzentren zu. »DSGVO-Konformität war uns wichtig«, sagt Bertram. »Ausschlaggebend war auch die langjährige Partnerschaft der Optm mit der Deutschen Telekom. Mit dem Duo stand uns genau das zur Verfügung, was wir brauchten. Erfahrung im Bereich Service Management Automation und eine sichere, leistungsstarke Public-Cloud-Struktur.«
Lösungen: von Cloudmigration zu Automation. Zu Projektbeginn ermittelte das Optm-Team gemeinsam mit Diamant Software auf Basis des Ist-Zustands den Soll-Zustand – den Future Mode of Operation. »Das übergeordnete Ziel war, dass wir neue rechenintensive KI-Technologien uneingeschränkt entwickeln und nutzen können«, sagt Bertram. Die Diamant Software forscht permanent in einem hauseigenen Kompetenzzentrum, wie KI noch weiter die Arbeit von Buchhaltung und Controlling erleichtern kann.
Im ersten Schritt wurde eine neue, leistungsstarke Infrastruktur für die SaaS-Lösungen von Diamant Software in der Open Telekom Cloud aufgebaut. Damit die Diamant-Software in der OTC funktioniert, musste zuerst der KEMP Loadbalancer, ein zentraler Kundenzugang zur SaaS-Umgebung, für die Anwendung in der OTC angepasst werden. Im nächsten Schritt richtete Optm die Betriebsumgebung in der OTC ein, sodass Diamant die bestehenden Server sowie Applikations- und Endkundendaten in die OTC migrieren und alle notwendigen Daten auf den Datenbankserver übertragen konnte.
Einfach und aufgeräumt: das Management Dashboard von Diamant Software
KI: intelligentes Workflow Management. Nach der Migration passte Optm SMAWORX individuell auf die Bedürfnisse von Diamant Software an. Dazu gehörte die Integration des automatischen Kunden-Onboardings in das Workflow Management. Mit der speziellen Automationsumgebung lassen sich heute Kundendaten automatisch auslesen, was die Fehlerquote senkt und die Prozesseffizienz steigert. Die Multiclient-Fähigkeit von SMAWORX erlaubt, dass Diamant Software innerhalb ihres eigenen Mandanten in der SaaS-Umgebung arbeiten und zum Beispiel eine Wissensdatenbank oder eigene Tickets erstellen kann. Dabei erfolgt der gesamte Zugriff verschlüsselt. Dank der »Mobilfähigkeit« von SMAWORX und den sehr hohen Sicherheitsstandards sowie Compliance-Anforderungen der OTC lassen sich alle Dateien wahlweise per Smartphone, Tablet oder Laptop freigeben.
Optm übernahm außerdem als Managed Service Provider den Betrieb im First und Second Level Support für die Plattform. Um qualitativ hochwertige und störungsfreie Dienste zu gewährleisten, integrierte Optm ein Ticket-System (in-klusive Reporting) zur internen IT-Verwaltung und -Zuteilung einzelner Tasks mit Ziel- und Reaktionszeiten von 30 Minuten.
Zufriedene Kunden und planbare Kosten. Dank der modernisierten Cloud-Struktur mit SMAWORX als intelligenten Kern vereinfachte Diamant Software die IT-Bereitstellung für Kunden erheblich und verbesserte die Zufriedenheit seiner Kunden. Heute bearbeitet Diamant Software jede Anfrage standort- und ressourcenunabhängig und managt dank des Mehrmandantensystems in SMAWORX Prozesse selbstständig. Beispielsweise kann das Unternehmen eigene Tickets zu Kundenanfragen erstellen und verwalten. Dank des flexiblen Preismodells sind die Kosten jederzeit überschaubar und langfristig planbar. Die Cloud-Struktur gewährleistet eine stabile Software mit stets aktuellen Services. Investitionen in Hardware oder Infrastrukturlösungen entfallen.
Birgit Brabeck,
freie Journalistin Köln