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Groupware erhöht die Effizienz der Zusammenarbeit, aber erst Open Source entfesselt das ganze Potenzial der Tools: dann sind sie offen für Anpassungen, gewähren echte Datenhoheit und ermöglichen Innovation. Proprietäre Lösungen haben hingegen fast immer das Nachsehen.

Was soll Groupware können? Klar, die Produktivität von Teams steigern. Wer aber genauer hinschaut, weiß, dass sie hinter ihren offensichtlichen Vorteilen ein ganz anderes Asset verbirgt: sie befördert Innovation. Unter bestimmten Umständen.

Die rasante Digitalökonomie zwingt Unternehmen, ständig zu innovieren, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Nichts ist dabei fataler als Software, die kollaborative Teams bei der Ideenfindung unterstützen soll, sie am Ende aber ausbremst. Und so sind unflexible Collaboration-Tools, meist geschlossene proprietäre Systeme, für Unternehmen eigentlich ein völliges No-Go. Einen wirklichen Mehrwert kann ihnen nur Open Source bieten.

Warum Open Source, im direkten Vergleich, proprietären Lösungen fast immer haushoch überlegen ist, erklärt der Wiener Groupware-Pionier grommunio.

1. Anpassbarkeit. Wandel ist die Notwendigkeit der Stunde für Unternehmen und im gleichen Takt muss auch Groupware, die Basis der Unternehmenskommunikation, sich reibungslos anpassen können. Diese Anpassungsfähigkeit hat viele Aspekte: die Adaption an wachsende IT-Perimeter – Alltag seit der Inthronisation des mobilen Arbeitens, an wechselnde und unterschiedliche Aufgaben in den Teams, an steigende Anforderungen an die Benutzeroberfläche, an ständig neue Features, Workflows und Geschäftsprozesse. Diese Anzahl regelmäßiger Anforderungen kann die IT kaum selbst entwickeln, wenn APIs nur eingeschränkt vorliegen und Systemcode verborgen bleibt – wie es, per Definition, bei proprietären Tools der Fall ist. Auf das Gutdünken der Hersteller zu warten, bis sie neue Funktionen implementieren, ist ebenfalls keine Alternative: es kann Jahre dauern, wenn überhaupt. Anders ausgedrückt: Proprietäre Werkzeuge tun alles, um die Dynamik von Teams und Unternehmen aktiv auszubremsen. Uneingeschränkte Anpassungsfähigkeit erfordert hingegen die Codeoffenheit von Open-Source-Lösungen.
2. Datenhoheit. Groupware ist die Basis für den vertraulichen Informationsaustausch von Teams, egal ob per Chatnachricht oder Videomeeting. Um uneingeschränkt zu kommunizieren, müssen Teams sich darauf verlassen können, dass ihre Kommunikation wasserdicht bleibt, schließlich geht es oft um neue Geschäftsideen oder geistiges Eigentum, das auf keinen Fall in die Hände Dritter geraten darf. Open-Source-Lösungen von EU-Softwareherstellern sind die einzigen, die diese Garantie geben können. Tatsächlich sind US-Anbieter der Willkür ihrer Behörden unterworfen, die die Herausgabe von Kundeninformationen erzwingen können, ganz egal, ob sich die Daten in den USA oder der eigentlich sicheren EU befinden. US-Softwareanbieter führen ihre Kunden regelrecht in die Irre, wenn sie mit einer EU- oder deutschen Cloud werben, denn der Standort interessiert US-Behörden nicht. Wer wichtige, wettbewerbsrelevante Geschäftsgeheimnisse speichert, sollte hier auf der Hut sein. Andererseits verheimlichen proprietäre Lösungen ihren Code: Haben sie eine Hintertür? Telefonieren sie nach Hause? Was erlauben die kryptischen Nutzungsbedingungen? Werden Metadaten gesammelt, Profile erstellt? Können gar Dritte Daten abgreifen? Es bleibt unklar. Auch hier gilt: vertrauliche Informationen gehören auf keinen Fall in die Obhut von proprietärer, ergo intransparenter Software. Die einzige Lösung, um Daten wirklich zu schützen und die Datenhoheit zu gewährleisten: Open-Source-Groupware von EU-Anbietern, die entweder On-premises oder in einer DSGVO-konformen Cloud in der EU gespeichert sind. Hier brauchen sich Unternehmen keine Sorgen zu machen – ausreichende IT-Sicherheit vorausgesetzt.
3. Verfügbarkeit. Die Lebensdauer von Software ist ein kritischer Faktor, vor allem dann, wenn Unternehmen viel darin investiert haben und Teams sich mit der Usability angefreundet haben. Die Verfügbarkeit proprietärer Software ist nicht vorhersagbar, denn gehen Anbieter Konkurs, werden übernommen oder ziehen Produkte aus dem Markt zurück, haben ihre Kunden das Nachsehen. Dann müssen sie sich unfreiwillig und unter Zeitdruck auf die Suche nach neuen Lösungen machen. Der Kauf allein löst das Problem allerdings nicht, denn darauf folgt ein ganzer Rattenschwanz an Aufgaben: Tests, Implementierung, Datenübernahme, Einarbeitung, Schulung. Abo-Modelle machen die Sache natürlich nicht besser. Open Source hingegen bietet die Sicherheit, dass Nutzer, auch wenn Produkte nicht mehr verfügbar sein sollten, ihre Groupware selbst weiterentwickeln können; damit schaffen sie sich ein bequemes Zeitpolster, sollten sie doch noch auf neue Plattformen ausweichen wollen.
4. Kosten. Lizenzgebühren oder Abo-Kosten für proprietäre Lösungen sind oft horrend hoch. Open-Source-Groupware ist in der Regel zwar kostenlos, induziert aber dennoch Ausgaben, etwa für Wartung, Pflege oder Weiterentwicklung. Dafür gewinnt sie aber an Flexibilität und passt sich perfekt den Anforderungen der Unternehmen und User an. Alles in allem verspricht Open-Source-Groupware signifikant niedrigere Total Cost of Ownership als proprietäre Lösungen: oft machen sie nur einen Bruchteil davon aus.

»Viele User haben sich daran gewöhnt, mit unflexiblen proprietären Lösungen zu arbeiten, und merken gar nicht mehr, wie sehr sie dadurch ihre Freiheit und Kreativität einschränken«, betont Norbert Lambing, CEO und Gründer von grommunio. »Andererseits haben viele Unternehmen ihre kritischen Daten Herstellern anvertraut, die ihnen weder die digitale Souveränität noch die Hoheit über ihre Daten garantieren können. Wie können die Verantwortlichen dieser Unternehmen noch ruhig schlafen? Wie auch immer, wer erfolgreich sein will, muss gemeinsam innovieren und glänzende Ideen entwickeln, und die Basis dafür ist allein ultra-flexible Open-Source-Groupware mit Datenhoheitsgarantie.«