Bei der Gründung einer GmbH müssen zahlreiche Dokumente unterzeichnet werden

 

Die Gründung einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist oft ein Meilenstein für Unternehmer, die vorher nur als Einzelperson oder in einer Personengesellschaft selbstständig tätig waren. Auf dem Weg zur GmbH-Gründung gibt es viele Dinge, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen.

Manche Optionen und Risiken sind wenigen Gründern bekannt: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann beispielsweise auch ohne 25.000 € Kapitaleinsatz gegründet werden und sollte ihren Firmensitz nicht an der Privatanschrift des Hauptgesellschafters haben.

In diesem Artikel wird ein kompakter Leitfaden für potenzielle GmbH-Geschäftsführer dargestellt und die Schritte des Gründungsprozesses erläutert. Auch auf laufende Kosten und erste Schritte bei der Kapitalbeschaffung wird eingegangen.

 

Was zeichnet die Rechtsform der GmbH aus?

Die GmbH bietet im Vergleich zum Einzelunternehmertum oder der GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) den Vorteil der beschränkten Haftung. Das bedeutet, dass die persönliche Haftung der Gesellschafter auf ihre Einlagen, das GmbH Stammkapital, beschränkt ist.

Dies erleichtert das Risikomanagement und schützt das private Vermögen der Gesellschafter. Andererseits ist die GmbH als juristische Person auch etwas unflexibler als ein Einzelunternehmen.

 

UG bzw. GmbH vs. Einzelunternehmen oder Personengesellschaften

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften haften die Inhaber persönlich und unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen für die Verbindlichkeiten ihres Business. Im Gegensatz dazu bieten UG und GmbH eine beschränkte Haftung der Gesellschafter.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind in ihrer Organisationsstruktur und Verwaltung oft weniger formalisiert als UG und GmbH, die bestimmte formale Anforderungen an die Geschäftsführung und Buchhaltung haben.

Besonders Unternehmer, die wachsen und Anteile verkaufen möchten, kommen irgendwann an den Punkt, dass sie eine GmbH gründen. Hier ist der Einstieg von externen Investoren möglich, ohne dass mit diesen in persönlicher Verstrickung zusammengearbeitet werden muss.

 

Die UG (Unternehmergesellschaft) als Alternative zur GmbH?

Die UG wurde als Variante der GmbH eingeführt, um eine GmbH mit geringerem Stammkapital zu gründen. Das Mindestkapital beträgt 1 Euro. Die GmbH erfordert hingegen ein höheres Mindestkapital, welches aktuell bei mindestens 25.000 Euro liegt.

Sowohl bei der UG als auch bei der GmbH haften die Gesellschafter in der Regel nur mit ihren Einlagen. Eine UG wird nachträglich oft in eine GmbH umgewandelt, sobald ausreichend Kapital über die Jahresüberschüsse angespart wurde.

 

Erforderliche Schritte auf dem Weg zur GmbH-Gründung

Die Gründung einer GmbH erfordert die Erstellung eines Gesellschaftsvertrags, der notariell beglaubigt werden muss. Darin werden unter anderem Informationen über die Gesellschafter, die Höhe des Stammkapitals, die Geschäftsführung und den Unternehmenszweck festgehalten. Auch der Firmensitz wird festgelegt.

Achtung: Viele GmbH-Unternehmer nutzen ihre Privatanschrift für den Sitz der GmbH. Dies wird aber aus verschiedenen Gründen nicht empfohlen, da zum einen jeder Umzug und damit verbundene Wechsel des Firmensitzes Kosten auslöst. Andererseits könnte sich auch eine sogenannte Betriebsaufspaltung ergeben, die gravierende steuerliche Nachteile mit sich bringt.

Bevor die GmbH im Handelsregister eingetragen werden kann, müssen verschiedene Unterlagen vorbereitet werden. Dazu zählt in erster Linie der Gesellschaftsvertrag. Der Notar prüft die rechtliche Wirksamkeit des Vertrags und beglaubigt anschließend die Unterschriften der Gesellschafter.

Danach erfolgt die Anmeldung beim Handelsregister. Das Handelsregister ist öffentlich und dient der Eintragung von Unternehmen. Für die Anmeldung müssen bestimmte Formulare ausgefüllt und eingereicht werden, die Angaben zu den Gesellschaftern, dem Unternehmenszweck, der Höhe des Stammkapitals und dem Geschäftsführer enthalten.

Nach der erfolgreichen Eintragung ins Handelsregister erfolgt eine Bekanntmachung im Bundesanzeiger. Diese Veröffentlichung informiert die Öffentlichkeit über die Existenz der GmbH und gibt relevante Daten bekannt. Die Eintragung ins Handelsregister ist ein entscheidender Schritt im Gründungsprozess einer GmbH.

Schließlich benötigt die GmbH auch ein Konto, auf welches das Stammkapital eingezahlt wird. In der Regel verpflichten sich die Gesellschafter dazu, innerhalb einer bestimmten Frist das Kapital auf diesem Konto zu hinterlegen.

 

Was kostet die Gründung und der laufende Betrieb einer GmbH?

Die Aussage, dass eine GmbH-Gründung 25.000 € kostet, ist falsch. Es handelt sich hierbei um Kapital, das bei der Liquidation der GmbH den Gesellschaftern wieder zur Verfügung steht.

Allerdings ist das Kapital bei Insolvenz der GmbH verloren und auch ansonsten erstmal im Unternehmen gebunden, weshalb man zumindest im Hinterkopf behalten sollte, dass man entsprechendes Kapital aufbringen muss.

Tipp: Wer nicht 25.000 € aufbringen kann oder möchte, hat neben der Gründung einer UG auch die Option, die GmbH mit 12.500 € Kapital zu gründen. Die andere Hälfte des Eigenkapitals muss aber auf andere Weise eingebracht werden. Hier hilft der Steuerberater weiter.

 

Gründungskosten der GmbH

Die Gründungskosten für eine GmbH setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen, wie Notarkosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Gerichtskosten für die Eintragung ins Handelsregister, Gebühren für die Veröffentlichung im Bundesanzeiger und möglicherweise Beratungskosten, wenn professionelle Hilfe in Anspruch genommen wird.

Die Kosten können je nach Region und Anbieter variieren, können aber im Bereich von einigen tausend Euro liegen und werden direkt vom Stammkapital der GmbH bezahlt.

 

Laufende Kosten der GmbH

Bei den laufenden Kosten spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, wie beispielsweise die Kosten für einen Steuerberater oder Buchhalter, die von der Größe und dem Umfang der Buchungen abhängen.

Weiterhin fallen vor allem Kosten für die Büromiete und Versicherungsprämien (z.B. Betriebshaftpflichtversicherung) an. Kleinere Beträge sind für die Handelskammer und das Unternehmensregister zu entrichten. Auch die Kosten für die Kontoführung müssen bedacht werden.

Jährliche Kosten entstehen zudem durch die Bilanzierung und die Steuererklärungen, die in der Regel durch einen Steuerberater durchgeführt werden. Für konkrete und genaue Zahlen empfiehlt es sich, direkt mit einem Steuerberater zu sprechen.

 

Die GmbH ist gegründet – wo kommt frisches Kapital her?

Eine gängige Möglichkeit ist der Einsatz von Eigenkapital. Eigenkapital ist das Geld, das die Gesellschafter oder Gründer in das Unternehmen investieren. Grundsätzlich kann die GmbH mit ihrem Stammkapital arbeiten. Es ist aber auch möglich, dass alle oder einzelne Gesellschafter ein Aufgeld für ihre Anteile zahlen, das der GmbH dann zur Verfügung steht.

Dies stellt eine Form der Investorenbeteiligung dar, wie man sie z.B. aus dem Venture-Capital-Umfeld kennt. Idealerweise wird dies schon im Gründungsprozess angestoßen. Es kann aber natürlich auch nachträglich erfolgen.

Eine andere Option ist die Aufnahme von Fremdkapital. Im Gegensatz zum Eigenkapital handelt es sich beim Fremdkapital um geliehenes Geld. Dies kann beispielsweise durch Bankkredite oder auch Darlehen von den Gesellschaftern beschafft werden.

Abschließend sollte noch darauf hingewiesen werden, dass die Finanzplanung einer GmbH ganz besonders wichtig ist. Im Gegensatz zum Einzelunternehmen kann nicht einfach so mit dem eigenen Geld ausgeholfen werden. Unternehmer sollten gut überlegen, ob sie zum Schritt der GmbH-Gründung bereit sind, bevor sie die Gründung angehen.