Remote-Arbeit und Videokonferenzen gehören inzwischen zum Arbeitsalltag dazu. Denn der Nutzen von flexiblem und standortunabhängigem Arbeiten ist für Unternehmen, Angestellte und Kunden groß – beispielsweise lassen sich Zeit und Kosten für Anreisen einsparen. Doch diese Art des Arbeitens birgt auch Nachteile – vor allem, wenn für die mobile Zusammenarbeit nur beschränkte Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Denn Videokonferenzen allein reichen in vielen Fällen nicht aus, um neue Ideen oder Produkte zu zeigen: Die Inhalte lassen sich auf diese Weise kaum fesselnd präsentieren. Spezielle Präsentationstools, die sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für den Vertrieb über digitale Kanäle geeignet sind, können hier Abhilfe schaffen.
Schätzungsweise zehn Milliarden Präsentationen entstehen Experten zufolge weltweit jedes Jahr. Etliche sind überflüssig, weil ähnliche Inhalte bereits im Unternehmen existieren, Mitarbeiter aber keinen zentralen Zugriff darauf haben. Die Mehrheit der erstellten Präsentationen soll von den Zuhörern zudem als langweilig, wenn nicht gar als einschläfernd empfunden werden oder nicht den Qualitätsanforderungen des Managements genügen. Sitzen Redner und Publikum in einem Raum, sorgt die soziale Kontrolle noch dafür, dass die Zuhörer auch einer noch so langweiligen Präsentation zumindest in Teilen folgen und gewisse Inhalte beim Publikum also ankommen. Im neuen Zeitalter der Remote-Arbeit aber, in der die Zuhörer womöglich alle aus dem Homeoffice zugeschaltet sind, entfällt dieser Mechanismus. Fesselt die Präsentation die Zuhörer nicht, beschäftigen sie sich mit anderen Dingen, verlassen sogar den Computerbildschirm – und hören überhaupt nicht mehr zu.
Kurze, fesselnde Inhalte statt langatmiger Slide-Shows. Die gängigen Tools für Videokonferenzen, die inzwischen von vielen Menschen beruflich und privat genutzt werden, sind zwar für die standortunabhängige Kommunikation geeignet, nicht aber, um spannende Präsentationen zu gestalten und zu zeigen. Daher müssen moderne Präsentationstools zum Einsatz kommen, die über einfache, teils endlos lange Slide-Shows hinausgehen und es ermöglichen, Inhalte in kurzer Zeit und fesselnd zu vermitteln. Wichtig ist dabei, die Inhalte in einer professionellen und modernen Optik darzustellen und zudem Programme wie Microsoft Office oder Videokonferenz-Tools zu integrieren. Auf diese Weise können andere Inhalte wie Filme oder Webseiten direkt eingebunden werden. Ein weiterer Vorteil: Dadurch lässt sich sicherstellen, dass die externen Inhalte bei der Präsentation auch direkt und ohne Medienbruch zur Verfügung stehen – allzu oft schaut das Publikum bei gängigen Slide-Shows dem Redner dabei zu, wie er versucht, einen Film zum Laufen zu bringen oder eine Internetseite umständlich über den Browser aufzurufen. Gerade im Vertrieb, der Kunden vom Unternehmen und seinen Produkten überzeugen möchte, ist dies ein No-Go.
Ein weiteres Tabu im Vertrieb ist, Kundenfragen, die über die vorbereitete Präsentation hinaus gehen, zurückzuweisen. Damit Außendienstmitarbeiter nicht in diese Falle tappen oder nur aus dem Stegreif heraus und ohne unterstützende Inhalte antworten können, ist es wichtig, dass die Präsentationstools die Möglichkeit zu Themensprüngen innerhalb einer Präsentation geben. Andere Inhalte und Themen sind direkt verlinkt und können gezielt angesteuert werden.
Mit den wachsenden Anforderungen der digitalen Transformation inszenieren Sie mit interaktiven Benutzeroberflächen und Digital-Signage-Anwendungen auf innovative Weise Marken, Produkte, ein spezielles Thema, bauen Technikhürden ab oder schaffen Raum für kreatives und vernetztes Arbeiten. smartPerform verbindet Menschen mit Informationen und neuesten Technologien zur Steigerung von Präsenz, Image und Effizienz. Die Flexibilität der digitalen Plattform ist besonders für die multiplen Anforderungen von Unternehmen interessant.
Zentral und lokal verwaltete Präsentationen. Präsentationen immer auf dem neusten Stand zu halten, sollte keine Hürde darstellen. Wenn Inhalte zentral gepflegt werden können, sind sie immer up to date und alle Mitarbeiter können dieselbe Präsentation nutzen. Es sollte aber auch möglich sein, dass Mitarbeiter eigene Präsentationen lokal über das System erstellen und eigene Inhalte zeigen können; idealerweise starten die auf dem PC installierten Anwendungen direkt über die Oberfläche des Präsentationstools. Dann können Mitarbeiter entsprechende Inhalte einfach in die Präsentationslandschaft einbinden.
Tools für Kommunikation und Kollaboration. Durch die Integration von Videokonferenz-Systemen ist es auch möglich, direkt aus der Präsentation heraus ein Gespräch zu starten. Nutzen Außendienstmitarbeiter Vertriebs-Tablets, können sie vom Kunden aus zum Ansprechpartner im Unternehmen schalten (der auch im Homeoffice arbeiten kann) – wiederum ohne Medienbruch. Auch Kollaborations- und Managementfunktionen lassen sich in die Präsentation einbinden, sodass diese nicht rein konsumtiv ist, sondern die Teilnehmer auch zusammenarbeiten und zum Beispiel Ideen auf einem digitalen Whiteboard sammeln können. So lassen sich auch Kundenwünsche direkt festhalten und gehen nicht etwa auf einem Notizzettel verloren. Ergebnisse eines Meetings lassen sich in der Präsentation aufnehmen, im Netzwerk oder auf einem USB-Stick speichern oder auch per E-Mail teilen.
Je nach Einsatzgebiet lässt sich die Software entsprechend anpassen und skalieren – für kleine und große Budgets. Das gesamte Leistungsportfolio des Unternehmens wird in der Präsentationsoberfläche abgebildet und kann auf Vertriebslaptops beim Kunden vorgestellt werden. Auch in Meetings kommt die Software zum Einsatz, Besprechungsxergebnisse werden direkt digital gesammelt und verteilt.
Beispiel: MEBEDO nutzt modernes Präsentationstool von smartPerform. Ein Unternehmen, das auf ein spezielles Präsentationstool setzt, ist die deutschlandweit tätige MEBEDO GmbH, ansässig in Mühleim-Kärlich, Koblenz und Montabaur. Das Unternehmen bietet Soft- und Hardware sowie Consulting und Seminare für Elektro- und Sicherheitsfachkräfte und setzt das innovative Präsentationstool von smartPerform ein. Dank des Tools ist sichergestellt, dass die Berater und Vertriebsmitarbeiter, die auf die unterschiedlichen Standorte verteilt sind und auch aus dem Homeoffice arbeiten, immer auf die aktuellen Präsentationen, Preislisten und Produktinformationen zugreifen können. Das gesamte Leistungsportfolio des Unternehmens wird in der Präsentationsoberfläche abgebildet und kann auf Vertriebslaptops beim Kunden vorgestellt werden. Auch in Meetings kommt die Software zum Einsatz, Besprechungsergebnisse werden direkt digital gesammelt und verteilt.
Geringe Hürden bei der Einführung. Sorge vor einer aufwändigen Einführung einer modernen Präsentationssoftware müssen Unternehmen nicht haben. Bei der Auswahl eines Tools ist nur darauf zu achten, dass sich die Nutzeranwendung im operativen Einsatz intuitiv bedienen lässt – Komplexität schreckt die Mitarbeiter ab, sie würden die Software dann nicht nutzen. Daher sind Standardsoftwareplattformen mit der Möglichkeit von maßgeschneiderten Anpassungen an die Präsentationsmethoden und Prozesse gegenüber Insellösungen von Vorteil. Einmalig auf das CI/CD angepasst und mit den gewünschten Funktionen konfiguriert, sind die Anwendungen dann das perfekte Präsentationswerkzeug für alle Use Cases in Vertrieb und Projektmanagement. So werden Benutzeranwendungen zum Beispiel auch gleich mehrsprachig angelegt – ideal für alle, die das Tool international nutzen möchten. Werden Filme oder Texte gleich in verschiedenen Sprachrollen hinterlegt, können die Inhalte jeweils automatisch in der passenden Sprache ausgegeben werden.
Die Datenpflege ist in solch modernen Systemen ebenfalls einfach und erfolgt entweder über ein Content-Management, über verlinkte Speicherorte, automatisierte Prozesse oder ad hoc am Präsentationsgerät. Verschiedene Dateitypen und alle gängigen Medienformate lassen sich integrieren und müssen nicht eigens für die Präsentation umgewandelt werden.
Fazit. Videokonferenzen oder lange, lineare Slide-Shows eignen sich nicht, um bei Präsentationen die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen und zu halten. Mit einem modernen Präsentationstool aber lassen sich die Informationen ansprechend und interessant aufbereiten. Externe Inhalte können ohne Medienbruch eingebunden werden. Das sorgt für Begeisterung bei den potenziellen Kunden und lässt den Redner kompetent auftreten – was vor allem der Vertriebsarbeit zuträglich ist. Wichtig ist eine einfache und intuitive Bedienung, damit die Hürden bei der Einführung gering sind.
Stefan Schönfeldt,
Geschäftsführer smartPerform
c/o Immersion7 GmbH