Um den Geschäftsbetrieb auch in Zeiten des Social Distancing aufrechtzuerhalten, haben Unternehmen vielfach in entsprechende IT-Lösungen investiert. Teilweise überstürzt und nicht immer aufeinander abgestimmt, was den Anteil heterogener Strukturen ungewollt in die Höhe getrieben hat. Abhilfe schaffen Unified-Communications-Lösungen, die alle relevanten Kommunikationsdienste in einer Anwendungsumgebung zusammenführen.
Der Blick auf die IT-Infrastruktur in Unternehmen ließ in den letzten Jahren einen eindeutigen Trend in Richtung integrierter Lösungen und Systeme erkennen. Mit dem Auftreten der Pandemie fand das damit verbundene strategische Vorgehen oftmals ein abruptes Ende. Um kurzfristig auf die neuen Herausforderungen zu reagieren und ein ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, mussten Unternehmen unweigerlich in entsprechendes Equipment investieren. Für eine durchdachte, vollständige Integration fehlte häufig die Zeit. Das eigentliche Ziel, isolierte IT-Systeme zu reduzieren, war nicht mehr aufrechtzuerhalten.
Mit der Rückkehr zu mehr Normalität treten die Folgen zutage: Der mitunter hohe Anteil heterogener Strukturen geht zu Lasten der Produktivität und erschwert die Umsetzung eines nahtlosen und medienbruchfreien Arbeitens.
Verschiedenste Systeme parallel am Laufen zu halten, belastet und raubt Energie. Sinnvoller ist es, auf durchgängige Unified-Communications-Lösungen zu setzen, die sämtliche Kanäle auf einer Plattform bündeln. Sie ermöglichen es, zeit- und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zuzugreifen und Kommunikations- und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Zudem setzen viele Digital-Workplace-Projekte eine einheitliche Anwendungsumgebung voraus.
Alle Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche. Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic. Seine OfficeMaster Suite verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS auf einer einheitlichen Oberfläche zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung.
Den rechts- und manipulationssicheren Austausch von Dokumenten realisiert die OfficeMaster Suite über ihr Feature NGDX. Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht. Dieser hat auch vor Gericht Bestand und zeigt an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden.
An oberster Stelle steht dabei immer der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument als auch sein Transportweg kodiert und ein Sicherheitsniveau erreicht, das ein Austausch per E-Mail nicht leisten kann.
Wegbereiter für das papierlose Büro. Neben dem Sicherstellen des manipulationssicheren Dokumententransfers ist NGDX auch in der Lage, hybride Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Um Mitarbeitern entgegenzukommen, die auf Abruf aktiv werden müssen, ist der Empfang von Dokumenten und Voicemail-Nachrichten auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops und Tablets möglich.
Mit dem Ende der pandemischen Hochphase können sich Unternehmen wieder verstärkt der Implementierung integrierter IT-Systeme und -Lösungen zuwenden. Ungewollt entstandene Insellösungen lassen sich unter Einsatz von Unified Communications bündeln. Unterstützung bieten intelligente Lösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic.
www.ferrari-electronic.de