Vollständig digitale Abläufe und integrierte Systeme sind undenkbar, solange Unternehmen auf antiquierte Legacy-Applikationen und veraltete Infrastrukturen setzen. Vielen Verantwortlichen ist durchaus bewusst, dass eine agile und moderne IT unter diesen Vorzeichen kaum möglich ist. Ein Wechsel wird dennoch häufig und lange aufgeschoben, dabei lässt sich dieser oft einfacher umsetzen als angenommen.
Für das Gros an Unternehmen ist es Zeit zu handeln, denn veraltete Systeme hemmen die Umsetzung agiler Prozesse, sorgen für hohe Wartungs- und Betriebskosten und bergen nicht selten ein Sicherheitsrisiko. Wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist, lässt sich unmittelbar an dessen IT-Infrastruktur ablesen. Das Potenzial, sich flexibel an immer neue Anforderungen und Entwicklungen anzupassen, ist ein untrüglicher Indikator.
Die Bereitschaft zum Wandel ist vorhanden und die Modernisierung der IT-Infrastruktur bereits fester Bestandteil der Budgetplanungen, wie eine aktuelle Befragung des Marktforschungsunternehmen Lünendonk zeigt. Bei 75 Prozent der adressierten Unternehmen steht in den nächsten zwei Jahren die Modernisierung der IT im Fokus.
Einheitliche Standards, Schnittstellen und Prozesse. Die Ausgangslage ist optimal – eine große Hemmschwelle scheint die Umsetzung zu sein. Dabei lässt sich mit intelligenten Unified-Communications-Lösungen, die nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integriert werden, ein beachtlicher Teil der IT-Infrastruktur unkompliziert modernisieren. Verschiedenste Kommunikationsdienste werden in einer einheitlichen, digitalen Arbeitsumgebung zusammengeführt und isolierte Strukturen gebündelt.
Das umfassende Ziel der IT-Modernisierung sollte immer ein integriertes Vorgehen mit einheitlichen Standards, Schnittstellen und digitalen Prozessen sein. Eine Lösung, die Unternehmen seit Jahren erfolgreich hierbei unterstützt, ist die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher, hilft bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Automatisierung von Prozessen, indem sie sich an Datenbanken oder ERP-Systeme anbinden lässt.
Auch global tätige Unternehmen unterstützt die OfficeMaster Suite. Sie erfüllt den international gültigen ITU-Standard und stellt ein verlustfreies, hybrides Arbeiten auch bei global verteilten Standorten sicher. Den manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert sie über den Standard Next Generation Document Exchange (NGDX). Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein.
Automatisiertes Auslesen und Bearbeiten. Für vollständig digitalisierte Prozesse reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Gescannte Dokumente erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Auch das ermöglicht die OfficeMaster Suite. Empfangene Dokumente werden mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereitet. Auch gescannte oder abfotografierte Texte, die über Upload-Portale eingehen, lassen sich extrahieren. Ebenfalls möglich ist der Transfer hybrider Dokumente.
Wird NGDX an ein Dokumentenmanagementsystem angebunden, werden die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen sind damit obsolet und die Basis für vernetzte Workflows gelegt.
Integrierte, digitale Prozesse sind ein Muss für Unternehmen, die wirtschaftlich und zukunftsorientiert arbeiten möchten. Unterstützung bieten intelligente Unified-Communications-Lösungen, die sich unkompliziert und ohne zusätzliche Hardware in die bereits vorhandene Groupware integrieren lassen.
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