Illustration: Absmeier

Ein aktueller Bericht des Bundesrechnungshofes zeigt, dass von insgesamt 1532 zu digitalisierenden einzelnen Verwaltungsleistungen des Bundes nur 58 im Rahmen des 2017 verabschiedeten digitalisiert wurden. Nach einer Projektlaufzeit von mehr als vier Jahren entspricht dies einer Durchführungsquote von nur 3,8 Prozent.

Ash Finnegan, Digital Transformation Officer bei Conga, kommentiert:

»Trotz Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel und allgemeiner Skepsis gegenüber neuer Technologien ist der öffentliche Sektor in der Lage, die Digitalisierung seiner Dienstleistungen zu beschleunigen, wenn ein klares Verständnis für das Potenzial der digitalen Transformation vorliegt und die entsprechenden Schritte eingeleitet werden.

Entscheidend für die Beschleunigung ist die Überprüfung der Datenebene der Organisation und darauffolgende Schritte, wie die Vereinheitlichung der Speichersysteme, die Straffung der Datenzyklen und die Abstimmung der Systeme, um sicherzustellen, dass alle Daten zugänglich, verwertbar und überprüfbar sind. Als Nächstes sollten sie sich darauf konzentrieren, dass alle Dokumente zentral verwaltet werden, damit der Datenfluss zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert. Jeder Prozess, der eingeführt wird, muss der gesamten Organisation zugutekommen, nicht nur einem Team oder einer Abteilung, sonst können Prozesse und somit die Digitalisierung erneut ins Stocken geraten.

Es ist wichtig, dass Schmerzpunkte entlang des Betriebszyklus ermittelt werden. Nur so kann die deutsche Verwaltung ein klareres Verständnis dafür gewinnen, wie und wo Veränderungen stattfinden müssen und wie die nächste Phase ihrer digitalen Transformation aussehen sollte. Anschließend können sie die Einführung eines gewissen Maßes an Automatisierung, wie künstliche Intelligenz oder robotergestützte Prozessautomatisierung, in Erwägung ziehen, um ihre Arbeitskräfte zu entlasten und den Bürgern nahtlose Dienstleistungen anzubieten.«