Das Arbeiten in Projekten zählt heute zu den Standardarbeitsweisen von Unternehmen. Die Folge: Multi-Projektmanagement wird immer wichtiger. Doch das ist leichter gesagt als getan. Vielfach fehlt schlicht und ergreifend der Durchblick. In derartig unübersichtlichen Situationen kann ein moderner »Projekt-Nebelscheinwerfer« helfen. Er lenkt den Fokus auf die entscheidenden Informationen und sorgt dafür, dass die Projekte nicht aus der Bahn geworfen werden.

Voraussetzung ist ein sorgfältiger und bewusster Umgang mit den Daten, die im Rahmen eines oder mehrerer Projekte anfallen und erfasst werden müssen. Um sich bestmöglich innerhalb eines und insbesondere mehrerer Projekte orientieren zu können, ist eine standardisierte Erfassung von Informationen unerlässlich.

Die Leitplanken des Multi-Projektmanagements. Zunächst müssen Inhalte und Formate festgelegt werden. Hierbei können Projektmanagement-Tools helfen. Sie verfügen über die entsprechenden Funktionen und Templates und erleichtern den Start in Einzelprojekte beziehungsweise die Steuerung mehrerer Projekte. Warum? Weil sie auf Erfahrungswerten oder Best Practices basieren. Durch die Tatsache, dass die Programme vorgeben, bestimmte Felder mit den entsprechenden Daten auszufüllen, erzeugen sie automatisch eine solide Datenbasis. Diese Daten lassen sich dann über Dashboards anzeigen und analysieren.

Die Vorteile dieser datenzentrierten Vorgehensweise zeigen sich von der ersten Minute an, denn viele Projektmanagementlösungen verfügen über eine Art Frühwarnsystem. Das sorgt dafür, dass allein auf Basis der eingegebenen Informationen das System Engpässe rechtzeitig identifiziert und einen entsprechenden Hinweis an den Anwender schickt. So lassen sich schon im Frühstadium – noch bevor ein Dilemma passiert – potenzielle Probleme erkennen und beheben.

Alle Mann an Bord. Auch wenn diese Vorgehensweise vielleicht an der ein oder anderen Stelle schmerzhaft ist – führt sie doch dazu, dass das Projektziel erreicht wird und zwar möglichst ohne Umwege. Wie kann das gelingen? Indem der Fokus nicht nur auf die Zahlen und ein schrittweises Vorgehen gerichtet ist, sondern auch der Austausch mit den Projektmitgliedern nicht zu kurz kommt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle entsprechend informiert sind und auch die Kapazitäten haben, sich einzubringen. Genau an dieser Stelle zeigen sich bereits die ersten Benefits einer soliden Datenpflege. Denn wer seine Ressourcen zuverlässig und realistisch plant und deren Auslastung immer wieder an die Realität anpasst, wird rechtzeitig erkennen, wenn es zu Kapazitätsengpässen kommt. Das gilt für Einzelprojekte, abteilungs- oder bereichsübergreifende Projekte und erst recht für das Multi-Projektmanagement.

Auf der Suche nach dem Weg. Und dennoch entwickelt sich kein Projekt so, wie es einmal geplant wurde. Agilität ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren, denn jedes Projekt wird durch zahlreiche Faktoren beeinflusst. In Anlehnung an das Konzept der geplanten Evolution geht es darum, dass nicht das Management Ziele oder Strukturen vorgibt, sondern die geeigneten Rahmenbedingungen geschaffen werden, unter denen sich eine erfolgreiche Selbstorganisation des Projekts umsetzen lässt. Dieser Denkansatz schafft einerseits Freiraum und Agilität, bietet aber genügend Leitplanken, damit niemand vom Weg abkommt.

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Wärmepumpen möchte angesichts der Initiativen zur Energiewende, der großen Nachfrage und nicht zuletzt der Förderung durch die Regierung, seine Produktion steigern. Dann kommt es jedoch zu veränderten Rahmenbedingungen – etwa, weil das Gesetz scheitert, geändert wird oder die Förderung entfällt – und der Hersteller muss seine Strategie ändern. Hat er zu seinen Planungen alle notwendigen Daten erfasst, wird er schnell erkennen, welche Anpassungsmöglichkeiten es gibt. Vielleicht besteht die Option, den Prozess zu strecken und so die Produktion zu steigern – aber über einen längeren Zeitraum. Vielleicht gibt es aber auch die Chance, Ressourcen aus dem Projekt kurzzeitig abzuziehen und dort einzusetzen, wo sich Engpässe abzeichnen.

Licht ins Dunkel bringen. Um bei komplexen Projekten agil reagieren zu können, ist ein aussagekräftiges Dashboard erforderlich – ein Armaturenbrett, das alle nötigen Informationen für die Navigation enthält. Die Herausforderung ist dabei die Geschwindigkeit. Wer in einer unübersichtlichen Situation nicht den Fuß vom Gas nehmen will, der muss wissen, was sich hinter der nächsten Ecke verbirgt. Der »Projekt-Nebelscheinwerfer« tut genau das, indem er über die Controlling-Funktionen moderner Projektmanagement-Tools, wie beispielsweise InLoox, die Daten in den Vordergrund rückt, die entscheidend für die nächsten Projektschritte sind.

Man muss also nicht übervorsichtig werden und anhalten, sondern mit den richtigen Projektdaten kann man sich durchaus zügig weiter in Richtung Ziel begeben. Der Vorteil: Je mehr Informationen man hat, umso besser. Wer also weiß, wo es in einem Projekt hapert und was die kritischen Erfolgsfaktoren sind, ist in der Lage daraus diverse Rückschlüsse zu ziehen und Prognosen abzuleiten. Wie ein Routenplaner, der die angenommene Ankunftszeit am Ziel vorhersagt und alternative Wege anbietet, können leistungsfähige Projektmanagement-Tools dafür sorgen, dass auch bei unübersichtlichen Situationen das Ziel nicht aus dem Auge verloren wird.

Experten-Tipp: Daten richtig erfassen und auswerten 

Welche Aussagen sollten unbedingt in einem Dashboard visualisiert werden?
Ideen und Anforderungen aus der Entwicklung, dem Projekt­management und der Geschäftsführung sollten erfasst werden. Diese werden im PMO auf Umsetzbarkeit und die Datenqualität geprüft. Durch die Visualisierung entsteht dann ein besserer Überblick und man spart sich Recherche-Aufwand.

Welche Projektdaten müssen gepflegt werden?
Dashboards mit Parametern zu Arbeitszeiterfassung, Budgets und Budgetpositionen sind wichtig. Deshalb sollte man die Stundenbuchungen regelmäßig und zeitnah durchführen, am besten inklusive einer Kurzbeschreibung der Tätigkeit sowie Aufgabenzuordnung. Budgets und Budgetpositionen werden dann aus den Stundenbuchungen generiert. In Status-Updates mit der Geschäftsführung lassen sich diese Informationen sehr gut in Balken- beziehungsweise Kreisdiagrammen darstellen.

Welche Vorteile bringt die Visualisierung in Dashboards?
Dank der Dashboards ist das Controlling näher an den Echtzeitfakten, die Vergleichbarkeit von Projekten ist besser ebenso wie die Übersichtlichkeit über den Status einzelner Projekte oder die Ansicht von Fakten in Multi-Projektum­gebungen. Die Visualisierung sorgt auch für effektivere Besprechungen.

Nadja Miller, Projektmanagement und -controlling,
habemus! electronic + transfer GmbH 

Dr. Andreas Tremel,
CEO InLoox GmbH

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