Illustration: Absmeier
Bei Geschäftsreisen sind manuelle und papierbasierte Prozesse eine Last, die den heutigen Erwartungen der Mitarbeitenden widerspricht. Die Lust, geschäftlich zu verreisen und Kunden oder Partner persönlich zu treffen, ist groß. Sie vergeht aber schnell, wenn sich im Gepäck wieder Formulare und Belege sammeln. Im Zuge der Covid-19-Pandemie hat gerade der Mittelstand viel in IT-Infrastrukturen und digitale Tools investiert. Laut der jährlichen Mittelstandsstudie von SAP Concur sind 40 % der Mitarbeitenden im deutschen Mittelstand durch die Covid-19-Pandemie aber auch anspruchsvoller geworden, was den Einsatz digitaler Tools bei ihrem Arbeitgeber angeht. Die Studie verdeutlicht, wie Unternehmen die Digitalisierung beim Reise- und Ausgabenmanagement gezielt für sich nutzen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden auf ihrem Weg zurück an den Arbeitsplatz und raus in die Welt erfüllen können.
Fokussiert arbeiten – egal wo, Hauptsache die Technik funktioniert
Digitale Meetings am geschäftlichen Laptop oder Diensthandy sind durch den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice zum Alltag bei vielen Mittelständlern geworden. Vier von zehn Mitarbeitende im Mittelstand (42 %) sind der Meinung, dass weitere IT-Lösungen zu einer Verbesserung virtueller Arbeitsumgebungen führen sollen. Sie sagen aber auch, dass Geschäftsreiseaktivitäten dadurch nicht ersetzt werden können. Vielmehr hat ein gutes Drittel der Befragten (35 %) nun die Erwartung, dass ihr Arbeitgeber auch Apps bereitstellt, die Geschäftsreisen einfacher gestalten – gerade mit Blick auf Flugchaos, weltweite Krisen oder Pandemieregeln.
Ein langer Weg zur papierlosen Reise
Digitale Lösungen vereinfachen die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben wie Reisekostenabrechnungen. Immerhin bei einem Drittel der Unternehmen aus dem Mittelstand (32 %) können eingescannte Belege schon digital eingereicht werden. Bei ebenfalls einem Drittel (33 %) der Mitarbeitenden von mittelständischen Unternehmen ist das Einreichen von Belegen für Reisekosten und Spesen bisher hingegen nur in Papierform möglich. Beim Ansammeln von Quittungen können Papierbelege jedoch für immer verloren gehen – vor allem unterwegs. 17 % der befragten Mitarbeitenden aus dem Mittelstand geben sogar an, deswegen auf Kosten sitzenzubleiben.
Zettelwirtschaft kostet Nerven und Zeit
Die Abwicklung der Geschäftsreise endet nicht mit der Rückkehr: Zurück im Büro muss sich einer von vier Befragten (26 %) relativ lange mit der Reisekostenabrechnung beschäftigen. Dabei werden Abrechnungen nicht selten beanstandet, sodass Informationen nachgereicht werden müssen. Danach beginnt oftmals das Warten: Zwar gibt bereits ein Drittel (33 %) der Befragten an, dass die Rückerstattung der Kosten seit der Prozessoptimierung kürzer als eine Woche dauert, 28 % der Mitarbeitenden warten dafür aber noch zwei bis vier Wochen auf ihr Geld.
Der Prozess zur Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen wird im Vergleich zu 2021 deutlich positiver wahrgenommen. Während sich im vergangenen Jahr noch einer von fünf Mitarbeitenden (21 %) davon im Arbeitsalltag ausgebremst fühlte, sind es 2022 noch 10%.
»Hält auch die Reisekostenabrechnung mit der Digitalisierung im Mittelstand Schritt, spart das allen Beteiligten viel Zeit und Geld«, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. »Belege können bereits unterwegs abfotografiert und per App der digitalen Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden. Das verbessert nicht nur das Geschäftsreiseerlebnis und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden – es wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Insgesamt beschleunigt sich der Abrechnungsprozess und wird für Verantwortliche und Geschäftsreisende transparenter, denn die Geschäftsreisedaten sind schneller verfügbar und Reisebudgets besser steuerbar.«