Nicht nur im Zuge der mittlerweile bereits wieder abklingenden Diskussion über Big Data, stellt sich die Frage, wie große Mengen an strukturierten und unstrukturierten Daten zielgerichtet analysiert und wiederverwendet werden können. Unternehmenseigene Daten stellen hierbei keine Ausnahme dar, wenn sie, trotz deren Existenz, nicht auffindbar sind. Ein Zustand, den es gilt zu beheben.

Obwohl in der aktuellen Enterprise Search Survey 2013 rund 78 Prozent der in Deutschland befragten Unternehmen das Auffinden der richtigen Informa-tionen als sehr kritisch für den Erfolg ihres Unternehmens erachten, geben gleichzeitig 64 Prozent an, dass interne Informationen schwer oder sogar außerordentlich schwer auffindbar seien. Insbesondere in der Softwareentwicklung, in der das Produkt Teil der Datenmenge ist, ist diese Situation besonders brisant.

Die Verdrängungstaktik in der Softwareindustrie. Dem Großteil der Unternehmen ist folglich bewusst, dass das Auffinden von wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor darstellt. Dennoch wird dieses Thema bislang eher als »Nice-to-have-Lösung« behandelt. Woran liegt das? Nun, zum einen mit Sicherheit daran, dass das gesamte Thema rund um die Bereitstellung relevanten Wissens mit einem subjektiven, zumeist nur schwer quantifizierbaren Nutzen einhergeht. Wer möchte schon vor Vorgesetzten oder anderen Stakeholdern kostspielige Investitionen begründen, deren ROI schwer prognostizierbar ist? Die Problematik verstärkt sich, wenn mehrere interne Projekte parallel um die limitierten Ressourcen konkurrieren.

Die Tatsache, dass das gesamte Thema »Enterprise-Search« / »Wissensmanagement« in vielen Unternehmen aufgrund schlechter Erfahrungen bereits negativ assoziiert wird, ist mit Sicherheit ein weiterer Grund für eine solch stiefmütterliche Behandlung. Die Begeisterung auf Seiten des Managements und der Mitarbeiter für die Verantwortung und Betreuung einer derartigen Thematik hält sich daher häufig in Grenzen. Erfahrungen in der Softwareentwicklungsbranche zeigen, dass eine Vielzahl von Vorbehalten existiert, um die zeitnahe Implementierung einer Wissensmanagementlösung aufzuschieben:

• »Zu unterschiedliche Parteien mit gegenläufigen Ansprüchen.« Speziell im Umfeld der Softwareentwicklung existieren große Unterschiede bezüglich Arbeitsinhalt und -umgebung in der Entwicklung und anderen Bereichen des Unternehmens (Vertrieb, HR, Controlling, etc.). Der Kompromiss in Form einer Universallösung bedeutet zumeist starke Einschränkungen für mindestens eine der Parteien. Deshalb empfiehlt sich oftmals ein Einsatz spezialisierter Lösungen für ähnliche Anwendergruppen.
  
• »Das System wurde nicht gepflegt und verwaiste relativ schnell.« Speziell für Dokumentation von Kompetenzen werden häufig Excel- oder Intranetlisten eingesetzt, die selten gepflegt werden. Mittlerweile existieren jedoch bereits sich selbst pflegende Lösungen.
  
• »Es werden tausend Dinge gefunden, aber nicht das was man sucht.« Einfache Suchlösungen, die nicht auf die jeweilige Situation der Suchenden Rücksicht nehmen oder keine ausreichend intuitive Filterung oder Sortierung zulassen, führen oft zu überwältigenden Datenmengen. Aber ein nutzerabhängiger Kontext zur Einschränkung der Suchergebnisse ist heute bereits Standard.

In der Softwarebranche sind Dokumente, Vorlagen, Kompetenzen oder Richtlinien oft digital erfasst, so dass sie wiederverwendet werden können und sollen. Die Datenmengen und deren Verteilung nehmen stark zu. Die schlechten Nachrichten zuerst: Das Problem der Handhabung strukturierter und unstrukturierter Daten löst sich nicht von selbst – im Gegenteil.

Mit wachsender Datenmenge wird der Leidensdruck sukzessive weiter steigen. Durch das Ausscheiden von Mitarbeitern – mit individueller Expertise – entstehen im Laufe der Zeit unbemerkt Wissenslücken. Die fließende Weitergabe internen Wissens gerät dabei ins Stocken und eine bereits intransparente Datenlandschaft regt Mitarbeiter zu weiterer »unsauberer« Ablage an. Bereits vorhandene Lösungen und internes Wissen gehen -verloren. Es kommt zu Doppelentwicklungen und der Verwendung veralteter Dokumentationen oder Codestellen. Spätestens dann machen sich die Konsequenzen auch in den Unternehmenszahlen bemerkbar. Der Aufwand zur Aufrechterhaltung der Qualitätsstandards steigt, Fehlzeiten nehmen zu, Projektbudgets werden zusehends überschritten und das Unternehmens-ergebnis ist trotz voller Auftragsbücher rückläufig.

Um dieser Symptomatik Herr zu werden, behelfen sich viele Unternehmen mittlerweile mit einmaligen »Hau–Ruck-Aktionen«. Zum Jahreswechsel schließt sich das Management mit einer kleinen Gruppe Vertrauter für ein paar Tage ein, um auf manuellem Wege eine grobe Ordnung im Chaos zu schaffen. Letztendlich handelt es sich jedoch nur um ein Spiel auf Zeit und nachhaltige Verbesserungen bleiben aus.

Die YSbox repräsentiert eine neue Generation von Wissensmanagement-­Software, die speziell auf die Bedürfnisse der Softwareentwicklung zugeschnitten ist. Die YSbox indiziert Wissen, das in unterschiedlichen Content- und Sourcecode-Management-Systemen verteilt ist, verknüpft es semantisch und bietet es zum richtigen Zeitpunkt mittels Plugin direkt in der IDE an – initiativ und bezogen auf den jeweiligen Arbeitskontext.

Abwarten oder Handeln? Grundsätzlich gilt es zu bedenken, dass ein rein toolbasierter Ansatz bei der Lösung der Problematik mit hoher Wahrscheinlichkeit scheitern wird, da das Thema zu gravierende Auswirkungen auf die direkte, tägliche Wahrnehmung der betroffenen Mitarbeiter hat. Um langfristig erfolgreich zu sein, bedarf es eines toolunterstützten Ansatzes, der die individuellen Anforderungen und Prozessabläufe innerhalb des Unternehmens unterstützt und sich damit möglichst nahtlos in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt.

Es existiert eine Vielzahl an Lösungsansätzen. Nicht nur große Anbieter wie Google, IBM oder HP, sondern auch weniger bekannte Player mischen auf dem Markt mit. Kaum eine der Standardlösungen ist jedoch bislang in der Lage, ohne größere Anpassungen zufriedenstellende Antworten auf spezielle Fragestellungen in der Softwareentwicklung zu geben. Eine Wissensmanagement-Lösung wie es das Münchner Unternehmen scitics mit der YSbox bietet, könnte ein Ansatz sein.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Anschaffung einer Lösung beziehungsweise woher wissen Sie, dass es Zeit ist zu handeln? Die folgende Checkliste soll hierfür Anhaltpunkte geben:

• Gibt es mehr als ein Repository, in dem Code abgelegt wird?
• Gibt es zeitlich begrenzte Projekte, deren Code vor Ort verfügbar ist und der ähnliche Themengebiete betrifft?
• Gibt es eine Codebasis, auf der schon länger als fünf Jahre aufgebaut wird?
• Gibt es mehr als eine Stelle, an der Dokumentation gespeichert wird?
• Sind Spezifikationen und der daraus resultierende Code nicht direkt verknüpft?
• Werden Tickets nicht direkt den richtigen Personen zugewiesen?
• Kennt der Support nicht alle Ansprechpartner für technische Fragen?

Sofern mehr als eine der obigen Fragestellungen mit »Ja« beantworten werden kann, sollte man über die Evaluierung einer auf die Anforderungen passenden, medienübergreifenden Lösung nachdenken.

YSbox hilft Entwicklern im Workflow zu bleiben

• Hilfestellungen erfolgen initiativ, kontextbezogen und in die IDE integriert
• Zur richtigen Zeit werden kompetente Ansprechpartner vorgeschlagen
• In Echtzeit werden Quellcode-Beispiele oder -Duplikate aufgezeigt
• Relevante Dokumentation wird gefunden – ohne zu suchen und egal wo sie sich versteckt
• Änderungen am Quellcode durch Kollegen notifizieren die verantwortlichen Ansprechpartner
• Autoren werden sichtbar – zeilengenau und auf einen Blick
• Die integrierte Enterprise-Suche kennt semantische Zusammenhänge in allen Quellen

Frans Fürst,
Geschäftsführer scitics,
www.scitics.de