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Homeoffice, internationale Teams und der Computer als Kollege: Die Arbeitswelt befindet sich unabhängig von Tätigkeit und Branche im Umbruch. Unternehmen sehen sich Veränderungsprozessen gegenüber, die nicht einfach abgehakt werden können, sondern die dauerhaft gestaltet werden wollen. Hierbei unterstützt ein Employee Experience Management System, um das Ohr am Befinden der Belegschaft zu haben, schnell reagieren zu können und auf Trends vorbereitet zu sein.

Die Arbeitswelt verändert sich – eine Dynamik, die seit einigen Jahren zu beobachten ist. Abseits von klassischen Servicedienstleistungen wie Kellnern, Verkauf und Kurierfahrten werden die Tätigkeiten komplexer, anspruchsvoller und erfordern eine höhere Qualifikation, ein Trend, der sich auch im White-Collar-Bereich bemerkbar macht. Die Abarbeitung von Prozessen übernehmen Computer oder Maschinen, die Mensch-Maschine-Interaktion gewinnt an Bedeutung und die Arbeit wird projektorientierter. Diese Automatisierung durch Technologie, Maschinen oder künstliche Intelligenz wird die Arbeit der Zukunft kennzeichnen. Menschen werden dauerhaft mit Systemen zusammen und mit deren Output weiterarbeiten. Dabei betreffen die Veränderungen durch künstliche Intelligenz und IT nicht nur Jobs mit einem großen Anteil wiederkehrender Aufgaben, sondern auch hoch qualifizierte Tätigkeiten wie die eines Radiologen oder eines Programmierers. Die Folgen sind eine stärkere Spezialisierung und die Entwicklung von Expertentum.

Der Wandel bedeutet auch, dass sich die Anforderungsprofile verändern: Es reicht nicht mehr, eine Ausbildung zu machen oder ein Studium zu absolvieren und unverändert 25 Jahre im einmal erlernten Berufsbild zu arbeiten. Die Halbwertszeit von gelernten Skills verkürzt sich und Arbeitnehmende müssen sich auf stetig neue Aufgaben einstellen. Die Motivation, sich neue Fähigkeiten anzueignen und dazuzulernen, muss Bestandteil der Arbeitsweise werden.

Außerdem löst sich die Arbeit von einem festen Ort: Der Trend zum Homeoffice beziehungsweise zu räumlich verteilten Teams ist nicht mehr umkehrbar. Es wird vermehrt globale Kollegenkreise und virtuelle Zusammenarbeit geben. Die Boomer-Generation, mit der in den nächsten 15 Jahren rund 30 Prozent der Arbeitskräfte in Deutschland in Rente gehen, wird von internationalen Arbeitskräften aus neuen Märkten ersetzt werden. Das bedeutet, dass ein hoher Anteil der Wertschöpfung international stattfinden wird – mit dem entsprechenden Investitionsbedarf. Diese globalen Teams bedeuten für Unternehmen auch, dass die traditionelle Kollegenbindung weniger stark ausgeprägt ist. Durch die neue Art der digitalen Zusammenarbeit sind zudem Fehlentwicklungen weniger offensichtlich: Die Führung bemerkt nicht mehr ohne Weiteres, wenn Teammitglieder unter Burn-out, Ängsten oder Depressionen leiden. Und die neuen Aufgaben bedeuten eine dauerhaft hohe Anzahl an Belastungen für die Belegschaft.

Hinzu kommen strukturelle Probleme wie die oft noch starre Hierarchie in Konzernen, die nicht flexibel genug aufgestellt sind. So gelingt es nicht, die vorhandenen Fähigkeiten zu nutzen, Potenziale bleiben liegen und die Wechselbereitschaft steigt.

Herausforderungen

Die Herausforderungen für Unternehmen sind also zahlreich: Sie müssen den Mitarbeitenden eine Zugehörigkeit am Arbeitsplatz erschaffen, eine Heimat in wechselnden Teams, Mitarbeiter qualifizieren und Prozesse und Systeme bereitstellen, die die neuen Aufgaben abdecken.

Gleichzeitig muss ein Umdenken stattfinden, das den Wert der Arbeit als Teil von Sinnstiftung und Selbstwertschöpfung aufzeigt, als Möglichkeit Erfolge zu feiern und Anerkennung zu erfahren – auch, um intrinsische Motivation und Lernbereitschaft zu wecken. Mitarbeiterbindung geht nun über die monetäre Vergütung hinaus und adressiert Bedürfnisse abseits von mehr Geld. Der Mensch als soziales Wesen kann persönliche Interaktion als Belohnung empfinden: Unternehmen müssen auch das Spannungsfeld von diesen Bedürfnissen und dem verstärkten Arbeiten in virtuellen, globalen Teams und der Arbeit mit künstlicher Intelligenz vor dem Bildschirm auflösen, wo eben dieser menschliche Kontakt fehlt.

Auch die Anforderungen an Führungskräfte wachsen – sie arbeiten mit wechselnden Teams, die sie nicht selbst zusammengestellt haben, in kürzeren Intervallen, müssen verschiedene Arbeitskulturen zusammenführen, eine Teamkultur entwickeln und Konflikte lösen, die aus heterogenen Mitarbeiterkreisen entstehen.

Change Management und Employee Experience Management System

Die Vielzahl an Veränderungen und die hohe Dynamik bedingen, dass Change Management heute dauerhaft implementiert und gelebt werden muss, um den ständigen Wandel in Prozessen und Strukturen zu begleiten und die Betroffenen einzubeziehen. Das gelingt, wenn der Prozess transparent und offen gestaltet ist und Informationen fließen können. Hier stellt ein Employee Experience Management System ein geeignetes Tool dar.

Ein solches System ist dabei mehr als eine Methode, um einen Change-Prozess zu begleiten – es ermöglicht, eine Situation ganzheitlich zu erfassen und somit ein vollständiges Verständnis zu erlangen. Menschen können als Individuen wahrgenommen werden, die sich in einem Wandlungsprozess befinden, mit all den dazugehörigen Ängsten und Sorgen, Erwartungen und Bedürfnissen. Diese Individualisierung sollte skaliert werden können, um Maßnahmen zu ergreifen, den Einzelnen zu bestärken und ihn zu unterstützen. Damit ist ein Employee Experience Management System ein zentraler Bestandteil von Veränderungsprozessen im Unternehmen. Es kann die Stimmungslage im Team dauerhaft überwachen und zeigt sie als eine Art Fieberkurve – ein zentraler Indikator, wie es um das Unternehmen auf operativer Ebene bestellt ist. Damit können Fehlentwicklungen erkannt beziehungsweise sogar vorhergesagt werden.

Microinteraktionen statt Einmal-Umfragen

Für Unternehmen bedeutet Change Management, in eine dauerhafte Interaktion mit den Mitarbeitern zu treten, ein »continous listening«. Mit der Organisation von einmaligen Fortbildungen ist es nicht mehr getan, ebenso wenig mit klassischen Mitarbeiterbefragungen. Diese werden punktuell durchgeführt, die Ergebnisse liegen erst Wochen später vor und meist geschieht nicht mehr als eine Powerpoint-Präsentation für den Vorstand. Für die Mitarbeiter ist das zu wenig – daraus resultieren Frust und Hilflosigkeit.

Im Falle beispielsweise des Employee Experience Management System von Welliba liegen die Ergebnisse der Befragungen hingegen unmittelbar sowohl für das Unternehmen und die Führungskräfte in Form eines Dashboards als auch für die Mitarbeitenden vor. Daraus werden ein Feedbackprozess angestoßen und individuelle Empfehlungen generiert, die den Mitarbeitenden einen unmittelbaren Nutzen verschaffen können. Sie erfahren, welche Hebel vorhanden sind, um die eigene Situation selbst zu verbessern, welche Tools dabei helfen können. Unternehmen fördern ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so, sich weiter zu entwickeln und beziehen alle Betroffenen in den Change-Prozess ein.

Das Tool fragt den Status kontinuierlich ab und setzt den Mehrwert der fortlaufenden Interaktion durch in Intervallen getaktete Microinteraktionen um, Kurzumfragen, die auch ins Persönliche gehen und nach dem Befinden fragen. Die Plattform stellt sicher, dass bei der Datenerhebung Mitarbeitende eine gute Erfahrung machen und weniger der Eindruck einer Umfrage erhalten bleibt. Die Mitarbeitenden erleben, dass man ihnen zuhört, dass ihr Befinden eine Rolle spielt. Dieses Empowerment ist ein entscheidender Faktor, wenn Change Management funktionieren soll.

Valide Datenbasis für Prognosen

Die Software führt Daten aus unterschiedlichen Quellen und Zeitpunkten unter Nutzung analytischer und generativer KI zusammen, um Auswertungen und Feedback zu ermöglichen. Unternehmen erhalten Daten in hoher Qualität und Aktualität, die nicht nur den Blick in die Vergangenheit, sondern zuverlässige Vorhersagen ermöglichen. Da die Daten der Erhebungen sofort bereitstehen, können Unternehmen erkennen, wo sie stehen und welche Trends sich abzeichnen. Die Analyse nach Gruppen erlaubt auf Basis valider Kennzahlen zuverlässige Vorhersagen, etwa was Krankenstand oder Abwanderungswünsche betrifft. Das erlaubt es, zielgruppenspezifisch zu Kohorten zu kommunizieren und spezifische Maßnahmen zu ergreifen. So können Unternehmen proaktiv agieren statt erst im Nachhinein zu reagieren, wenn es meist schon zu spät ist.

Fazit

Change Management, um den Veränderungen der Arbeitswelt zu begegnen, ist kein einmaliger Prozess mehr, sondern eine Daueraufgabe. Das erfordert eine kontinuierliche Interaktion mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ein schnelles Feedback auf ihren Input und eine hohe Reaktionsfreudigkeit, um Probleme zu lösen und sich abzeichnenden Entwicklungen zu begegnen. Employee Experience Management Systeme bieten hierfür einen optimalen, weil vereinfachten Umsetzungs- und Nutzungsrahmen.

Nadja Müller, IT-Fachjournalistin für Wordfinder