Weit mehr als ein Buchhaltungssystem: Europas führende Plattform für den Kauf und Verkauf von Gebrauchtwagen nutzt ERP-Lösung.

foto auto1 group

Umfangreiche Services und Dienste, die in der Cloud gehostet werden, sind ein elementarer Bestandteil der Infrastruktur der AUTO1 Group. Um sich als führende Gebrauchtwagen-Plattform in Europa in die Lage zu versetzen, grenzübergreifend zu agieren und strategisch zu wachsen, hat die AUTO1 Group bereits 2017 auf ein ERP-System aus der Cloud von Oracle gesetzt. Das Ziel war, Systeme zu vereinheitlichen, die Finanzberichterstattung weiter zu verbessern und manuelle Prozesse zu reduzieren. Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten, die die integrierte ERP-Lösung bietet, wurden schnell weitere Projekte angestoßen, die über die einfache Buchhaltung hinausgehen.

Die 2012 gegründete AUTO1 Group ist ein Multimarken-Technologieunternehmen, das den Kauf und Verkauf von Autos in Europa erfolgreich auf eine digitale Plattform transferiert hat. Die Marken der börsennotierten Gruppe bieten die beste Möglichkeit, Autos zu kaufen und zu verkaufen. wirkaufendeinauto.de und seine lokalen Schwestermarken etwa bieten Verbrauchern einen schnellen und einfachen Weg, Autos zu verkaufen. Die Marke Autohero ist Europas führender Online-Shop für Gebrauchtwagen für Endkunden und die Händlermarke AUTO1.com ist Europas größte Großhandelsplattform für gewerbliche Autohändler. AUTO1 Group ist in über 30 Ländern tätig und erzielte 2022 einen Umsatz von 6,5 Milliarden Euro.

Für das operative Auto-Geschäft nutzt die AUTO1 Group ein selbst entwickeltes Tool als Kernsystem. Mit ihrem hauseigenen Tool hat die Gruppe die gesamte Kontrolle über ihre Daten und daran gekoppelt auch Data Analytics und Künstliche-Intelligenz-Anwendungen. In dem Tool wird der gesamte Ablauf in der Cloud abgebildet: vom Ankauf eines Autos und das Bestandsmanagement über den Verkauf und die Lieferung an einen Händler oder Endkunden. Das System enthielt bis 2017 kein integriertes Buchhaltungssystem, weshalb alle Daten europaweit in den jeweiligen Ländern in unterschiedliche Systeme eingetragen werden mussten.

Ein Compliance-gerechtes Buchhaltungssystem für verschiedene Währungen

2017 startete die Gruppe mit der Suche nach einem geeigneten ERP-System bei einer Reihe von Softwareunternehmen. Oracle erfüllte zentrale Anforderungen: Der Anbieter konnte im Gegensatz zu manchen Wettbewerbern den Bedarf nach einer paneuropäischen Basis für Währungsmanagement auf einer einzigen Plattform bedienen und damit alle bis dahin betriebenen lokalen Buchführungssysteme ablösen. Oracle setzte sich im Kostenvergleich, bei der Funktionalität und der Usability gegen die Mitbewerber durch und erhielt den Zuschlag.

Mit der Implementierung von Oracle Fusion Cloud ERP verfügte die AUTO1 Group zunächst über eine Buchhaltungssoftware für ihre Präsenz auf verschiedenen Ländermärkten in Europa, die es ermöglichte, Monatsabschlüsse schnell und effizient zu erstellen. Zu Beginn wurde lediglich der Oracle General Ledger (GL) genutzt, um Jahresabschlüsse durchzuführen und Bilanzen zu erstellen. Anschließend setzte es sich das Unternehmen zum Ziel, eine dauerhafte Lösung für die Echtzeit-Integration des ERP mit dem eigenen operativ maßgeschneiderten Tool für Bestands- und Auftragsmanagement zu schaffen. Rein technisch nutzte das Unternehmen zur Integration seiner B2B- und B2C-Systeme Oracle Fusion Cloud ERP und die Oracle Integration Cloud. Um alle Funktionen für das hochspezialisierte Geschäftsmodell auf der Oracle-Plattform nutzbar zu machen, waren indes eine ganze Reihe umfangreicher, individueller Anpassungen erforderlich.

Integrationsprojekt mit hohen Anforderungen

2019 begann die Arbeit an einem weiteren B2B-Projekt. Verschiedene Unternehmensabteilungen wurden in die Diskussion einbezogen und befragt, welche Vorstellungen sie beispielsweise von Tools für Steuer-Reporting oder Gebühren-Management haben. Außerdem wurden Experten von Oracle Consulting für die maßgeschneiderte Integration an Bord geholt. Die gemeinsamen Arbeiten dauerten rund ein Jahr. Das Go-live der B2B-Lösung auf allen angeschlossenen Märkten erfolgte 2021, seither gab es aktualisierte Releases. Eine vergleichbare Lösung für den B2C-Markt ging 2022 Land für Land sukzessive live.

Schwierig war es angesichts tausender Vorgänge pro Tag zunächst, Zahlungen zu integrieren, die zwar innerhalb der Cloud, aber außerhalb der Oracle-Lösung erfolgen. Anfangs musste daher eine ganze Reihe interner Prozesse rekombiniert und für das Cloud ERP-System angepasst werden.

»Mit Oracle haben wir früh eine Lösung gefunden, mit der wir bei jedem An- und Verkauf die Transaktion direkt in das Oracle System einfügen konnten«, erklärt der Projektverantwortliche der Oracle-Integration, Raj Rajak, Head of Financial System and Services der AUTO1 Group. »Nach dem Abschluss der Integration weiterer Funktionen von Oracle in unsere Bestandslösungen haben wir nun noch deutlich mehr erreicht.«

Effiziente Prozessstandards erleichtern das Kerngeschäft

Unmittelbar nach Abschluss der Arbeiten konnte die AUTO1 Group von den gewünschten Benefits profitieren: automatisierte Cash Reconciliation, um die Hälfte reduzierter Zeitaufwand für Monatsabschlüsse und effizienteres, aussagekräftiges Reporting. Insofern erfüllt Oracle nicht mehr nur die Aufgaben eines Buchhaltungssystems, sondern hat sich zum integralen Bestandteil des operativen Prozessmanagements entwickelt.

Als Herausforderung entpuppte sich die Harmonisierung der erstellten Auftragsnummern zwischen dem Bestandssystem und Oracle, was aber schnell gelöst wurde. »Oracle Consulting verfügt über die erforderliche Expertise, derart komplexe Projekte zu handhaben, und unsere Ansprechpartner gaben uns extrem wichtige Hilfestellungen«, so Rajak. »Besonders hilfreich war es, dass bei Bedarf rund um die Uhr qualifizierte Ansprechpartner verfügbar waren, denn das Projekt fiel in die Zeit der Corona-Pandemie, in der jeder von zu Hause aus arbeitete.«

Gut aufgestellt für die Anforderungen des agilen Gebrauchtwagenmarkts

Die größten Vorteile im Betrieb waren die Verfügbarkeit eines Compliance-gerechten Buchhaltungssystems für effiziente Monatsabschlüsse sowie eines voll integrierten Multi-Cloud-Systems, das Basisfunktionen effizient bereitstellt und das Finance-Team entlastet. Beim europaweiten Roll-out handelte es sich um eine Region, in der jedes Land eigene Gesetze für Mehrwertsteuer und Berichtswesen hat. Durch die Kombination der Kommunikation in Echtzeit zwischen der AUTO1 Group und ihren Privatkunden und gewerblichen Autohändlern, die Integration des zentralen B2C-Systems mit Oracle ERP und die mehrsprachige Unterstützung ist es gelungen ein Paket zu schnüren, mit dem AUTO1 Group global agieren und strategisch wachsen kann.

»Mit Oracle haben wir einen starken Partner für unser Finanzwesen an unserer Seite,« resümiert Markus Boser, CFO der AUTO1 Group. Das Unternehmen ist nun in der Lage, die Vorteile standardisierter interner Prozesse voll zu nutzen. Da dieselben Tätigkeiten innerhalb des Accounting Systems von verschiedenen Leuten ausgeführt werden können, sinken auf lange Sicht die operativen Kosten. Oracle hat sich derweil gegenüber der AUTO1 Group als Kooperationspartner für ehrgeizige Großprojekte bewährt. Auch bei der Einführung eines Procurement-Tools hat Oracle bereits den Zuschlag erhalten und befindet sich im Go-Live. Beide Unternehmen nutzen diese und weitere Gelegenheiten, um die Zusammenarbeit weiter zu vertiefen.

Fotos Quelle: AUTO1 Group (c)