Automatisierte Prozesse garantieren ein schnelle Rückerstattung der Reisekosten

Mit der aktuellen Studie »Geschäftsreiseprozesse 2015« wirft die techconsult GmbH einen detaillierten Blick auf den Reisemanagementprozess in deutschen Unternehmen. Die Studienergebnisse zeigen, dass automatisierte Prozesse fehlerhafte Abrechnungen deutlich reduzieren und die Reisekostenrückerstattung beschleunigen.

Da Mitarbeiter häufig in Vorleistung gehen, was die Reisekosten betrifft, haben sie ein großes Interesse, ihre Auslagen zügig erstattet zu bekommen. Erfolgt die Abrechnung automatisiert, beträgt die Durchlaufzeit einer Reiskostenabrechnung im Schnitt ungefähr eine Woche. Erfolgt die Abrechnung manuell, müssen die Mitarbeiter ungefähr eine halbe Woche länger warten. Nicht selten kann es auch zwei bis drei Wochen dauern, vor allem dann, wenn die Abrechnungen fehlerhaft sind. Die Studienergebnisse zeigen, dass je höher der Automatisierungsgrad der Reisekostenabrechnung ist, desto schneller bekommt der Geschäftsreisende seine Auslagen zurück.

Ein wesentlicher Einflussfaktor für die Durchlaufzeit ist die Qualität der Reisekostenabrechnungen. Fehlerhafte Reiseabrechnungen verlängern den Prozess. Je höher die Fehlerquote, umso länger dauert die Rückerstattung. Ist im Unternehmen eine Reisesoftware vorhanden, erfasst diese die Daten schon vor Beginn der Reise und weist auf Probleme hin. Während der Abrechnung müssen die Buchungen nur mit den Rechnungen vervollständigt und abgeglichen werden. Laut Studienergebnis werden in Unternehmen mit automatisierten Prozessen nur sieben Prozent der Abrechnungen beanstandet, während in Unternehmen mit manuellen Prozessen 11 Prozent fehlerhaft zurückgehen und nach Korrektur das Prozedere erneut durchlaufen.

Diese und weitere Studienergebnisse hinsichtlich der Reise-Performance sind im Bericht »Automatisierte und manuelle Abrechnung im direkten Vergleich« zu finden, der auf dem GBD-Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zum Download zur Verfügung steht. Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereitsteht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen.

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[1] Die Studie »Geschäftsreiseprozesse 2015«, wurde im Auftrag von Concur (Germany) GmbH durchgeführt. Zielgruppe der Studie waren 530 deutsche Unternehmen, in denen mindestens 50 Reisekostenabrechnungen pro Monat erstellt werden. Die Studienergebnisse erscheinen themenorientiert in drei Berichten und stehen unter folgendem Link zum Download zur Verfügung: www.geschaeftsreise-benchmark.de.
Der Self-Check erfasst analog zur Studie verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Performance. Er steht kostenfrei auf dem Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung. Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur (Germany) GmbH als Partner unterstützt.