Warum Unternehmen in Deutschland das Tempo für eine sichere und rechtskonforme Einführung von künstlicher Intelligenz beschleunigen müssen.
Smart arbeiten in einem hybriden Arbeitsmodell – das ist das Ziel vieler Unternehmen in Deutschland. Im Rahmen der digitalen Transformation werden deshalb fortlaufend innovative Lösungen und Dienstleistungen eingeführt. Vor der Implementierung neuer Technologien müssen jedoch die bestehende Infrastruktur und die Prozesse im Unternehmen genau analysiert werden. Denn unbedachte Investitionen in Tools und Software, die den Ist-Zustand im Unternehmen nur verschlimmbessern, können zu mehr Frustration führen, als dass diese die Mitarbeitenden wirklich unterstützen. Die Automatisierung administrativer Routineaufgaben, wie beispielsweise die Rechnungsstellung oder Archivierung von Verträgen, die sonst viel Zeit der Belegschaft in Anspruch nehmen, gehört ebenfalls längst nicht mehr nur zur Kür der Unternehmensorganisation, sondern ist angesichts des Fachkräftemangels unerlässlich. Automatisierungstools sollen einen wirkungsvollen Beitrag zur Weiterentwicklung von hybriden Arbeitsmodellen leisten, doch die Realität in deutschen Unternehmen sieht oft anders aus.
KI ist in Unternehmen angekommen – oder doch nicht? Besonders das Thema künstliche Intelligenz (KI) scheint für viele Unternehmen oft noch etwas abstrakt zu sein. Dabei verspricht KI mehr Effizienz, Dynamik und den Ausbau neuer Geschäftsmodelle. Mit der Einführung des generativen KI-Sprachmodells ChatGPT hat die Diskussion rund um das Thema KI und Automatisierung innerhalb des letzten Jahres den Mainstream erreicht. Und viele Mitarbeiter sind hier bereits einen Schritt weiter als die Unternehmen selbst, denn mit KI kommen sie aufgrund ihres Online-Nutzungsverhaltens immer wieder in Berührung, sei es bei Suchvorschlägen der einschlägigen Suchmaschinen, der Navigation via Smartphone oder der Nutzung von Übersetzungstools. Jedoch verlangt die Nutzung von KI-Tools im Arbeitskontext, wie beispielsweise ChatGPT, eine Auseinandersetzung der Unternehmen mit den Chancen und Risiken.
Eine aktuelle Studie von Ricoh zeigt auf, dass der Einsatz von KI-Tools am Arbeitsplatz rapide zunimmt, viele Unternehmen aber gleichzeitig bei der Bereitstellung von Richtlinien und Schulungen für den Einsatz dieser Technologien noch hinterherhinken [1]. Diese Kluft zwischen der Nutzung neuer Technologien durch die Arbeitnehmer und den Bemühungen der Unternehmen, diese zu unterstützen und zu verwalten, entsteht inmitten des wachsenden Interesses der Unternehmen an der Einführung von Automatisierungslösungen.
Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer (53 %) gab an, dass sie KI-Tools wie ChatGPT nutzen, wobei 19 Prozent der Befragten sie einmal oder öfter am Tag verwenden. Die Einführung von KI überholt jedoch die Implementierung von formellen Richtlinien und Prozessen durch die Arbeitgeber. Nur jedes fünfte Unternehmen (18 %) bietet Schulungen zur Nutzung von KI-Tools an. Hier wird eine Chance verpasst: Ohne eine angemessene Anleitung zur Nutzung der Technologie entgehen den Unternehmen jedoch möglicherweise die erhofften Produktivitäts- und Geschäftsvorteile. Weitere Probleme könnten im Zusammenhang mit der falschen oder unbeabsichtigten Nutzung der KI auftreten, wie etwa die Verbreitung von Fehlinformationen. Nur 20 Prozent der Unternehmen haben entsprechende Maßnahmen zum Risikomanagement ergriffen, um den sicheren und transparenten Einsatz von KI zu gewährleisten – trotz der damit verbundenen Urheberrechts- und Datenschutzrisiken. Es bedarf klarer Unternehmensrichtlinien und spezieller Schulungen, damit die Mitarbeitenden die Tools sicher und in einer Weise nutzen können, die einen geschäftlichen Mehrwert bringt. Ohne eine angemessene Anleitung und proaktive Schulungen machen Unternehmen sich anfällig für Urheberrechtsverletzungen, Rechtsverstöße oder Rufschädigung.
60 Prozent der Befragten sind davon überzeugt, dass sie mit den entsprechenden Automatisierungstechnologien einen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen könnten. Wiederum 60 Prozent sind jedoch der Meinung, dass sie mehr über die Vorteile dieser Automatisierungstools erfahren müssen, bevor sie sie bei der Arbeit einsetzen. Schulungen und Richtlinien würden die nötige Klarheit schaffen und können die Mitarbeitenden für die Vorteile und Möglichkeiten begeistern, die diese neuen Technologien bieten.
Warum automatisierte Workflows und KI für Unternehmen so wichtig sind. Die aktuelle Ricoh-Studie verdeutlicht, dass Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern nicht ausreichend über die sichere Nutzung von KI informiert werden, obwohl viele von ihnen diese tagtäglich nutzen. Unternehmen sollten sich bewusst werden, dass sie mit den richtigen, auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Automatisierungslösungen ihre Abläufe intelligenter, schneller und effizienter gestalten können. Außerdem müssen sie die Expertise ihrer Mitarbeitenden fördern, sodass KI-Technologien auf ethische und rechtskonforme Weise für das Geschäftswachstum genutzt werden können. Zusätzlich wird Frustration bei der Belegschaft oder beim Kunden durch langsame und fehlerhafte Prozesse vermieden. Lösungen zur Prozessautomatisierung verhelfen Unternehmen zu schnelleren, effizienteren und genaueren Ergebnissen, mehr Produktivität und Freude an der Arbeit sowie insbesondere auch einer verbesserten Customer Experience.
KI hat das Potenzial, unsere Arbeitsweise zu revolutionieren, muss aber mit anderen Automatisierungswerkzeugen kombiniert werden. Sobald die grundlegende Prozessautomatisierung angewandt wird, zum Beispiel zur Optimierung sich wiederholender Arbeitsabläufe und Aufgaben, können Unternehmen auf dieser soliden Grundlage aufbauen, indem sie fortschrittlichere KI-Funktionen und -Technologien einbeziehen. Insgesamt müssen Unternehmen besser evaluieren, wie sie ihre Mitarbeiter durch Maßnahmen der Digitalisierung effektiver unterstützen können. Neu eingeführte Technologie sollte für die Mitarbeitenden eine Entlastung und in keinem Fall eine Belastung sein. Konkrete Verbesserungen des Arbeitsalltags der Beschäftigten sind deshalb zentral für die Digitalisierung im Unternehmen. Moderne, hybride Arbeitsplätze sowie cloudbasierte Lösungen und automatisierte Workflows machen Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber – und das kann im Wettbewerb um Talente entscheidend sein.
Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing Central
& Eastern Europe und New Work Experte
bei Ricoh Deutschland
[1] https://www.ricoh.de/news-events/news/ricoh-studie-in-deutschen-unternehmen-fehlt-es-an-ki-schulungen-und-richtlinien/