Daten – das neue Erdöl in der Kundenkommunikation.

 

Wer barrierefreie Kommunikation nur mit Behindertengleichstellung assoziiert, denkt zu kurz. Tatsächlich geht es dabei um das Aufwerten von Inhalten und Dokumenten zu intelligenten Informationsträger.

 

Seit Herbst vergangenen Jahres müssen Behörden und Organisationen des öffentlichen Sektors ihre Kommunikation komplett barrierefrei machen. Das fordert eine aktuelle EU-Richtlinie. Danach haben Inhalte von Papier- und elektronischen Dokumenten genauso wie von Webseiten und Apps allgemein zugänglich, verständlich und robust zu sein.

Auch wenn Barrierefreiheit immer noch auf den Aspekt »Behindertengleichstellung« reduziert wird: Die Forderung nach allgemein zugänglichen Informationen beschränkt sich nicht auf die Bedürfnisse von Menschen mit körperlichem oder geistigem Handicap. Streng genommen ist das Thema Inklusion in diesem Zusammenhang ein Nebenschauplatz. Tatsächlich besitzt barrierefreie Kommunikation mehrere Facetten. Im Kern geht es immer wieder um einen Aspekt: Inhalte müssen heute so intelligent wie möglich erstellt und verfügbar gemacht werden. Das schließt auch die Sprache (Verständlichkeit, Syntax, Mehrsprachigkeit ein).

Mit anderen Worten: Gefragt sind Dokumente, die nicht nur mit für die allgemeine Zugänglichkeit gemäß BITV und anderer gesetzlicher Regelungen notwendigen Strukturinformationen »angereichert« werden, sondern auch mit aussagekräftigen Daten, die extrahiert und nach Be-lieben miteinander verknüpft werden können, um beispielsweise sehr komplexe und gezielte Informationsrecherchen durchführen zu können.

 

Barrierefrei heißt auch mehrkanalfähig

Tatsache ist: Die semantische Qualität von Dokumenten spielt auch unabhängig von gesetzlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Zum Beispiel bei Omnichannel. Heute bestimmt der Empfänger den Kommunikationskanal. Das heißt, Dokumentenerstellung und –versand im Unter-nehmen müssen nicht nur entkoppelt sein, sondern sich von einer bestimmten Seitengröße (»A4-Metapher«) lösen, damit die Inhalte auch für andere Medien komfortabel zur Verfügung gestellt werden können. Das geht aber nicht ohne detaillierte Informationen, die dem Dokument auf dem Weg zur Ausgabe beigegeben werden. Damit beispielsweise der IT-affine Mittzwanziger den Kreditvertrag auf seinem Smartphone lesen und unterschreiben kann; damit die Seniorin ihren aktuellen Rentenbescheid wie gewünscht auf dem klassischen Postweg bekommt; und eben auch, damit sich der Sehbehinderte seine aktuelle Stromabrechnung von einem Screen-Reader vorlesen lassen kann.

 

Barrierefrei, mehrkanalfähig, zukunftssicher!

Mehr Lesen: Erfahren Sie, wie Sie mehrkanalfähige barrierefreie Dokumente erstellen

https://www.compart.com/de/barrierefreie-pdf-dokumente-erstellen

 

Deutlich wird: In jedem Fall geht es um das »Einhauchen von Intelligenz«, das Barrierefreiheit im Sinne von Inklusion automatisch einschließt. Immer geht es um die Hinterlegung von Strukturinformationen, im Fachjargon »Taggen« genannt. Wer also seine Dokumente mehrkanalfähig, ergo responsiv macht, erledigt das Thema Barrierefreiheit gleich mit, quasi im Vorbeigehen.

 

Immer noch viele Datengräber vorhanden

Allein dieser Fakt sollte für Unternehmen Grund genug sein, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Angesichts von Big Data, künstlicher Intelligenz (KI) und anderer aktueller Technologien rücken verwertbare Daten und der Umgang mit ihnen ohnehin in den Fokus jeder ernstzunehmenden digitalen Transformation. Man braucht nicht über Standardisierung und Automatisierung im Dokumenten- und Output-Management zu reden, wenn die dafür notwendigen Daten nicht zur Verfügung stehen. Wer seine »verpixelten« Dokumente mittels softwaregestützter Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) erst wie-der lesbar machen muss, ist noch weit entfernt von intelligenter Dokumentenerzeugung.

Ziel ist es letztlich, außer dem Dokument an sich auch die enthaltenen Daten zur Verfügung zu haben. Das Bewusstsein dafür ist branchen- und länderübergreifend durchaus vorhanden. Mittlerweile stellen die Fachabteilungen, aber auch die Kunden selbst diesbezüglich hohe Anforderungen. Marketing und Vertrieb beispielsweise verlangen nach immer detaillierteren Informationen, um noch gezielter Kunden anzusprechen (automatisierte, selektive Kampagnen). Mittels KI-Methoden lassen sich die dafür notwendigen Daten problemlos generieren – vorausgesetzt, sie sind auch vorhanden. Heute genügt es nicht, Dokumente aus dem Archiv einfach nur abzurufen und sich anzeigen zu lassen. Salopp formuliert: Man muss mit den Inhalten auch etwas anfangen können – um beispielsweise gezielt Antworten auf eine bestimmte Problemstellung zu generieren; schnell und automatisiert.

Dennoch sieht die Praxis anders aus. Immer noch existieren in den Firmen etliche »Datengräber«, teilweise sind Dokumente als Imagedateien ohne aussagekräftige Metadaten gespeichert. Viele begnügen sich da-mit, die Inhalte der archivierten Dokumente nur lesbar zu machen, aber nicht weiter mit Daten »aufzuwerten«. Insgesamt ist hier immer noch sehr viel Abwarten zu beobachten – was sicher auch mit den historisch gewachsenen Strukturen in der Dokumentenerzeugung (Legacy-Systeme) zu tun hat. Wer trennt sich schon gern von bewährten Anwendungen und Prozessen? Manche scheuen auch den Aufwand, beispielsweise für das nachträgliche Taggen vorhandener Dokumente. Eine Sorge, die nicht ganz unbegründet ist.

 

Daten sind das neue Öl

Trotzdem: Daten und ihre Verwendung sind ein kostbares Gut, mit dem sich viel Geld verdienen lässt. Sie bilden das Fundament, ohne das digitale Technologien ihr Potenzial überhaupt nicht entfalten können. Sie sind das neue Erdöl. Google macht es vor. Mit seiner neuen Suchmaschine Dataset Search bündelt das Unternehmen die unzähligen Anbieter von wissenschaftlichen Datensätzen im Web und ermöglicht vor allem Wissenschaftlern, Journalisten und Studenten eine noch bessere Recherche ermöglichen. Letztlich steckt dahinter das Phänomen des »semantischen Web«. Dabei geht es darum, nicht nur den Text an sich, sondern auch den Inhalt als Daten so zur Verfügung zu haben, dass sie automatisch in Korrelation zueinander gesetzt werden können.

Dadurch wird eine über mehrere Ebenen verlaufende Informationsrecherche überhaupt erst möglich. Statt ein Dokument manuell nach einer konkreten Info zu durchsuchen, liefert das Web die Antwort gleich selbst. Dabei geht es nicht um einfache Suchergebnisse, sondern um komplexe, die sich nur aus der Verknüpfung verschiedener Daten generieren lassen. Wer beispielsweise wissen will, wie viele Einwohner Berlin im Jahr 1920 hatte, wird sicher schon heute im Web fündig. Wer allerdings darüber hinaus die Angabe benötigt, wie viele Einwohner davon männlich beziehungsweise weiblich und unter 25 waren, benötigt schon intelligentere Suchmethoden.

Noch ist das semantische Web eines der am meisten unterschätzten Themen. Doch es wird, soviel steht fest, in einigen Jahren unser gesamtes Leben durchdringen. Deutsche Hochschulen bieten bereits Studiengänge zu barrierefreier Kommunikation an, beispielsweise die Universität Hildesheim seit dem Wintersemester 2018/2019.

Daher ist es höchste Zeit, auch in der Dokumentenerzeugung umzudenken. Der neue Ansatz: Dokumente sind Datenquellen, die den »Rohstoff« für Unternehmen liefern, um neue Marktpotenziale zu erschließen. Die Technologien dafür sind vorhanden. Es gibt inzwischen genügend Anwendungen und IT-Lösungen, die eine intelligente Dokumentenproduktion ermöglichen. Warum also noch damit warten? Dann ist man auch beim Thema Barrierefreiheit auf der sicheren Seite. Die Vorgehensweise (komplette Erneuerung der Dokumentenerzeugung, nachträgliches Hinterlegen von Strukturinformationen/Metadaten oder beides zusammen) mag von Unternehmen zu Unternehmen unter-schiedlich sein. Nur beginnen sollte man endlich damit.

 

 

Hintergrundinformationen zu Compart

Compart ist ein führender globaler Anbieter von Multi-Channel-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als zwei Jahrzehnten im Markt präsent und verfügt über Niederlassungen in Europa und Nordamerika sowie ein Partnernetzwerk in Lateinamerika, Asien, Afrika und Australien.

Compart unterstützt Unternehmen bei der Steigerung der Effizienz ihrer operativen Prozesse durch Lösungen für eine schnelle und flexible Verarbeitung von hochvolumigen Mengen an Transaktionsdokumenten. Die skalierbare und plattformunabhängige Produktfamilie DocBridge®, die von Compart konzipiert, entwickelt und betreut wird, erlaubt die Ausgabe dieser Dokumente jederzeit und an jedem beliebigen Ort sowohl digital als auch auf Papier.

Weltweit genießt das Unternehmen den Ruf als innovativer Marktführer sowie als Entwickler professioneller und richtungsweisender Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements. Mehr als 1.500 Kunden in knapp 50 Ländern aus unterschiedlichen Branchen wie dem Finanz- und Versicherungsbereich, dem Einzelhandel, der Druckindustrie, dem Telekommunikationsmarkt, dem Versorgungssektor sowie dem Gesundheitswesen setzen Lösungen von Compart ein. Zudem ist Compart Technologiepartner für zahlreiche führende Hersteller in der Industrie. www.compart.com

 

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Gezielte Personalentwicklung und hohes soziales Engagement

 

Compart gehört zu den Top-Arbeitgebern im Mittelstand 2019. Zu diesem Ergebnis kommt eine vom Wirtschaftsmagazin FOCUS-Business in Zusammenarbeit mit der Bewertungsplattform Kununu durchgeführte Studie. Aus insgesamt 750.000 Firmen mit rund drei Millionen Bewertungen von Arbeitnehmern wurden die besten 2.800 mittelständischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland ermittelt und in einem Gesamtranking, unterteilt in 22 Branchenranglisten, kürzlich veröffentlicht. Stichtag für die Erhebung war der 19. April 2018.

Als Top-Arbeitgeber gilt laut FOCUS-Business, wer einen Beurteilungsdurchschnitt von mindestens 3,5 Sternen (Skala von 1 bis 5) aufweist sowie mindestens zehn Bewertungen insgesamt, davon fünf seit 2017 besitzt.

Zum Hintergrund: Die finale Platzierung ergibt sich aus einem Punktwert (zwischen 100 und 200), der aus zwei Faktoren errechnet wurde: dem Bewertungsschnitt und der Anzahl der Bewertungen auf Kununu – basierend auf der Mitarbeiterzahl. So wird gewährleistet, dass nur Unternehmen mit ähnlichen Rahmenbedingungen miteinander verglichen werden.

Compart mit Hauptsitz in Böblingen beschäftigt Mitarbeiter aus mehr als 20 Nationen und zeichnet sich unter anderem durch eine zielgerichtete Personalentwicklung und Personalförderung aus. Zu den Grundpfeilern der Personalpolitik zählen langfristige Beschäftigungsverhältnisse, die ausgewogene Mischung aus erfahrenem Fachpersonal und Berufsanfängern, eine ausgeprägte Work-Life-Balance sowie die gezielte berufliche und private Integration von ausländischen Mitarbeitern (u.a. professionelle Sprachkurse, Unterstützung bei behördlichen Auflagen).

Regelmäßige Weiterbildungen, Sportkurse, Gesundheitsaktionen sowie diverse Veranstaltungen für Mitarbeiter gehören ebenso zum Unternehmensalltag wie die firmeneigene Kantine mit täglich wechselnden Gerichten und Frühstücksimbiss.

Für sein soziales Engagement wurde das Unternehmen zudem mehrfach ausgezeichnet, unter anderem mit dem »Unternehmerpreis 2016« des Landratsamtes Böblingen sowie durch das Ministerium für Soziales und Integration des Landes Baden-Württemberg.

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