Eine ordentliche Buchhaltung ist zwar essenziell wichtig, doch müssten Unternehmen längst nicht so viel Zeit in sie investieren, wie es derzeit noch vielfach der Fall ist. Denn in vielen Buchhaltungsbüros arbeiten die Mitarbeitenden sehr viel manuell, obschon die Aufgaben standardisiert sind und immer wiederkehren. Deshalb hat Buchhaltung das Potenzial, in hohem Maße automatisiert und dadurch deutlich effizienter zu werden. Mit der passenden Software behalten Unternehmen gleichzeitig ein hohes Maß an Individualität bei.
In der Buchhaltung gibt es zig verschiedene Zahlungskonten, über die Zahlungen abgewickelt werden: Bankkonten, Tagesgeld, Kreditkarten, PayPal oder Konten, die E-Commerce-Händler für Zahlungen nutzen, also zum Beispiel Shopify, Ebay oder Amazon. Über sie alle fließen Zahlungsdaten in die Buchhaltung ein, die dort entsprechend weiterverarbeitet werden müssen. Das können Mitarbeitende mit hohem Aufwand manuell machen – oder automatisiert mit Unterstützung einer modernen Buchhaltungssoftware.
Banken müssen hierzu bereits seit 2018 eine PSD2-Schnittstelle bereitstellen, mit der sie es Drittanbietern ermöglichen, Transaktionen online abzurufen. Bei Zahlungsabwicklern wie PayPal sind andere Schnittstellen (APIs) gang und gäbe. Und sind weder PSD2 noch APIs vorhanden, kann eine Scraper-Software die notwendigen Daten extrahieren. »Unterm Strich besteht also immer die Möglichkeit, die Zahlungsdaten nahtlos in die Buchhaltungssoftware zu bekommen und dort automatisch weiterzuverarbeiten«, erklärt Maximilian Zielosko, Geschäftsführer der BuchhaltungsButler GmbH. Zusammen mit seinem Partner Konrad Nerger hat er die gleichnamige Software entwickelt, mit dem Ziel, die Buchhaltung in hohem Maße zu automatisieren.
Kein Schema F, aber oftmals ähnliche Kontierung
Liegen die Zahlungsdaten in der Buchhaltungssoftware vor, müssen sie als Geschäftsvorfall buchhalterisch nach verschiedenen Gesichtspunkten behandelt werden. Es ist beispielsweise wichtig zu wissen, ob eine Rechnung dazu vorliegt, ob diese den gesetzlichen Vorgaben entspricht und vollständig ist oder ob ein spezifischer Umsatzsteuerfall vorliegt, wie zum Beispiel die Versicherungssteuer mit ebenfalls 19 %, die oft mit der Umsatzsteuer verwechselt wird. Dieser Kriterien bedarf es für die Entscheidung, auf welches Aufwands- oder Erlöskonto und mit welchem Steuersatz der einzelne Geschäftsvorfall gebucht werden muss. Ein Schema F gibt es hierfür nicht, weil jedes Unternehmen eigene Vorgaben hierzu hat. Das eine bucht einen Vorgang zum Beispiel als Fremdleistung, das andere Unternehmen als sonstige Kosten. »Dennoch werden Geschäftsvorfälle oft ähnlich kontiert«, weiß Zielosko.
Um Geschäftsvorfälle automatisch zu kontieren, arbeitet eine moderne Buchhaltungssoftware auf zwei Ebenen: auf einer nutzerübergreifenden und einer Nutzerebene. Liegt beispielweise eine Rechnung eines Telefon- und Internetanbieters vor, schlägt die Buchhaltungssoftware vor, diese auf das Aufwandskonto »Telefon« zu buchen. Dies hat sie gelernt, weil sehr viele Unternehmen solche Rechnungen derart kontieren. Dennoch steht es jedem Nutzenden frei, dem Vorschlag der Software nicht zu folgen und die Rechnung nicht unter »Telefon« sondern abweichend unter »Internet« zu verbuchen. Dies sollte sich die Software merken und diesem Anwendenden bei der nächsten Telefon- und Internetrechnung gleich das Konto »Internet« vorschlagen. »Auf die nutzerübergreifende Ebene wirkt sich das beispielsweise in unserer Software aber nicht gleich aus«, beschreibt Zielosko. »Bucht die Mehrheit auf das Konto Telefon, wird dies ihnen und neuen Nutzenden weiterhin so vorgeschlagen.«
Konrad Nerger links und Maximilian Zielosko rechts Foto: BuchhaltungsButler
Mit systemseitige Vorschlägen viel Zeit einsparen
Dass eine Software derart lernfähig sein kann, ermöglichen Algorithmen, die nicht fest einprogrammiert sind, sondern sich dynamisch verhalten. Das System prüft, wie andere Anwendende einen Geschäftsvorfall verbucht haben, merkt sich dies und schlägt es künftig so vor – nicht aber dem Buchhaltungsbüro, das diesen Geschäftsvorfall bewusst anders kontiert hat. Neue Geschäftsvorfälle sollten dabei höher bewertet werden als ältere, um eine hohe Genauigkeit und Aktualität der Buchungsvorschläge zu erreichen. Denn gelangen viele Nutzende plötzlich zu der Erkenntnis, einen Vorfall nun anders zu buchen, sollte die Software dies zukünftig auch so vorschlagen, obschon es in der Vergangenheit vielfach anders gehandhabt wurde.
Mitarbeitende in der Buchhaltung sparen mit Hilfe solcher Buchungsvorschläge enorm viel Zeit ein – vor allem, wenn die Vorschläge systemseitig erfolgen und nicht mittels einer Lerndatei, die manuell gepflegt werden muss.
Stichwortverzeichnis erleichtert Suche nach Konten
Noch mehr erleichtert eine moderne Buchhaltungssoftware Mitarbeitenden die Arbeit, wenn sie über ein Stichwortverzeichnis verfügt. »Das ist wichtig für diejenigen, die nicht nachts von Buchhaltungskonten träumen«, sagt Zielosko überspitzt und meint damit Mitarbeitende, die betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zwar verstehen, aber keine ausgebildeten Buchhalterinnen und Buchalter sind. »Die wissen nicht auswendig, dass das Konto ›Reisekosten‹ unter der Nummer 4663 läuft.«
Genau hier setzt das Stichwortverzeichnis an. Es merkt sich tausende Stichwörter und schlägt den Anwendenden bei Eingabe eines Stichworts das passende Konto vor. Bei Eingabe von »Ticket«, »Bus«, »Reise« oder »Flug« zum Beispiel würde die Software das Konto »Reisekosten« vorschlagen. Ins Spiel kommt eine solche Stichwortsuche immer dann, wenn es noch keinen Buchungsvorschlag gibt – weil zum Beispiel die Software noch in der Anlernphase ist – oder jemand den Geschäftsvorfall anders als vorgeschlagen buchen möchte, das passende Konto aber nicht auswendig weiß. Das Stichwortverzeichnis erleichtert also die Suche nach dem richtigen Konto und ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitende mit buchhalterischen Aufgaben zu betrauen, die keine ausgebildeten Buchhalterinnen und Buchhalter sind.
Fazit
Mit einer modernen Buchhaltungssoftware gestalten Unternehmen ihre Buchhaltung deutlich effizienter. Zum einen sparen Mitarbeitende durch automatisierte Vorkontierungen viel Zeit ein, die sie wertschöpfender für das Unternehmen einsetzen können. Zum anderen können mit einer solchen Software auch Mitarbeitende buchhalterische Aufgaben erledigen, die in diesem Bereich nicht ausgebildet sind. Zu beachten ist bei der Wahl der Software, dass sie trotz aller Automatismen auf das eigene Unternehmen zugeschnitten werden kann.
Julia Kowal, Journalistin für Wordfinder PR