Die Kollaborations- und Kommunikations-Trends 2023: Das Jahr für smarte Teamplayer

Illustration: Absmeier

Die ultramobile Zusammenarbeit und Kommunikation wird im kommenden Jahr grundlegende Veränderungen erfahren. Materna Virtual Solution hat die wichtigsten Entwicklungen identifiziert.

Im Jahr 2023 wird mobile Kollaboration und Kommunikation wichtiger sein denn je. Für New Work, Mobile Work und Homeoffice werden sichere, interoperable Anwendungen benötigt, die immer und überall verfügbar sind. Der auf sichere mobile Anwendungen spezialisierte Softwarehersteller Materna Virtual Solution skizziert die prägenden Entwicklungslinien:

  1. Standardisierung von Spezifikationen:
    2023 wird die Bedeutung von Monokulturen nachlassen und proprietäre Lösungen werden in einigen Bereichen weiter an Bedeutung verlieren. Der Trend geht in Richtung standardisierter Spezifikationen, auf denen dann eine Vielzahl von Lösungen und Clients aufsetzen kann, die übergreifend zusammenarbeiten. Das soll Abhängigkeiten verhindern. Diese Entwicklung hat allerdings sowohl Befürworter als auch Kritiker. Durchgesetzt hat sich bisher noch keine Seite.
  2. Integration von Fachanwendungen:
    Im ultramobilen Betrieb geht der Trend weg vom Laptop hin zum vollintegrierten Arbeitsplatz auf dem Tablet oder Smartphone. Dort erfolgt dann auch die Bearbeitung von Fachanwendungen, die entweder über entsprechende Schnittstellen (API) in die Kollaborations-Software integriert oder über Web-Clients (Responsive UI) eingebunden werden.
  3. Zwei-Faktor-Authentifizierung per SoC:
    Große Smartphone-Anbieter gehen zunehmend dazu über, Verfahren wie Mobil TAN oder Smartcard durch ein System-on-Chip (SoC) im Gerät selbst zu ersetzen. Das eröffnet Software-Anbietern den Weg zu höheren Sicherheitsstandards, die von den Anwendern einfacher zu nutzen sind.
  4. Blockchain:
    Die Blockchain-Technologie taucht zunehmend für die Abarbeitung von Hintergrundprozessen auf. Dazu zählen unter anderem die Authentifizierung, die Sicherung der Ursprungsoriginalität, das automatisierte Vertragsmanagement oder die fälschungssichere Speicherung von Dokumenten.

»Die ultramobile Kollaboration und Kommunikation wird im kommenden Jahr insgesamt an Bedeutung noch zulegen«, erklärt Thomas Bitschnau, Head of Product bei Materna Virtual Solution. »Das wird den Kampf um Spezifikationen, Sicherheitsstandards und Benutzerfreundlichkeit weiter verschärfen. Für die Anwenderinnen und Anwender heißt das mehr Sicherheit, größere Auswahl und komfortablere Bedienung.«

 


 

Geschäftskritische Kommunikation: Die fünf größten Herausforderungen für Unternehmen

 

Quelle: Shutterstock, Retarus – Illustration: Absmeier

Darauf sollten Unternehmen beim Schutz ihrer Kommunikationsinfrastruktur achten.

 

Obwohl die Kommunikation per E-Mail oder über andere Kanäle fest zum täglichen Geschäftsalltag gehört, sind sich die meisten Unternehmen nicht über die Folgen auf das Image sowie über die wirtschaftlichen Auswirkungen bewusst, wenn die Kommunikationsinfrastruktur einmal ausfällt. Umso wichtiger ist es, dass geschäftskritische Kommunikationsprozesse umfassend abgesichert sind. In diesem Zusammenhang erklärt der Enterprise-Cloud-Dienstleister Retarus, worauf Unternehmen beim Schutz ihrer Kommunikationsinfrastruktur achten müssen:

 

  1. Business Continuity bei E-Mail-Ausfall aufrechterhalten

Fallen wichtige Komponenten in der IT-Infrastruktur aus, kann das schnell Schäden in Millionenhöhe nach sich ziehen. Daher sollte jedes Unternehmen über eine Failover-Lösung verfügen, die eine nahtlose Kommunikation auch in Notfallsituationen ermöglicht. Eine cloudbasierte E-Mail-Continuity-Lösung mit provisionierten Postfächern, die unabhängig vom Haupt-E-Mail-System funktioniert, stellt sicher, dass die Kommunikation auch im Notfall nahtlos weiterläuft. Dadurch können die Mitarbeiter auch im Ernstfall unterbrechungsfrei E-Mails senden und empfangen.

 

  1. Cyberangriffe aus bestimmten Ländern abwehren

Gerade in der aktuellen politischen Situation kann es hilfreich sein, alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern präventiv und ohne Rücksicht auf den Inhalt zu isolieren, sei es aus reinen Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Compliance-Anforderungen. Ein Service wie die Retarus Predelivery Logic ermöglicht es IT-Verantwortlichen, den gesamten E-Mail-Verkehr auf der Grundlage selbst definierter Regelwerke zu analysieren und gegebenenfalls zu blockieren, bevor dieser die Unternehmensinfrastruktur erreicht. So ist es beispielsweise möglich, E-Mails gezielt auf Basis ihres Herkunftslandes (GeoIP) zu bearbeiten. Je nach Konfiguration lassen sich damit etwa Nachrichten in der Benutzerquarantäne isolieren. Neben der geografischen Herkunft ist es auch möglich, E-Mails anhand ihrer Sprache automatisiert weiterzuverarbeiten.

 

  1. Die IT-Abteilung entlasten

Nicht zuletzt aufgrund des vorherrschenden Fachkräftemangels sind IT-Abteilungen stark überlastet. Veraltete Infrastruktur und Technologie verstärken die Problematik zusätzlich. Durch mangelnde Digitalisierung und Automatisierung verlieren IT-Fachkräfte bei der Fehlersuche kostbare Zeit, sodass letztendlich kaum Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für den zuverlässigen Austausch geschäftsrelevanter Nachrichten. Eine moderne, flexibel skalierbare Cloud-Messaging-Plattform kann die IT-Abteilung von Routineaufgaben deutlich entlasten und verhilft den Mitarbeitern zu mehr Agilität. Somit können sich diese wieder vermehrt auf die Einführung innovativer, geschäftsunterstützender Lösungen für ihr Unternehmen fokussieren.

 

  1. Lieferanten erfolgreich integrieren

An den Prozessen in der Lieferkette sind zahlreiche Lieferanten und unterschiedliche Lieferantentypen beteiligt. Folglich sind Unternehmen mit großen Mengen eingehender und ausgehender Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen konfrontiert. Diese werden in jedem Unternehmen anders verarbeitet und müssen bislang oft manuell organisiert, in ein bestimmtes Format umgewandelt und via ERP-System bereitgestellt werden. In Anbetracht des Zeitaufwands und der hohen Kosten dieses Prozesses empfiehlt es sich, alle Lieferanten, unabhängig von Größe und Art, in eine einzige Cloud-Plattform zu integrieren. Diese wandelt idealerweise unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen um, bevor sie automatisch im erforderlichen Format an das ERP-System gesendet werden. Durch eine automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten profitieren Unternehmen von einem reibungsloseren Cashflow und Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zu manuellen Prozessen.

 

  1. Transaktions-E-Mails zuverlässig versenden

Informationen gleichzeitig an eine Vielzahl von Empfängern schnell und zuverlässig zu übermitteln, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Besonders komplex ist dies beim hochvolumigen Versand von Marketing-E-Mails, Newslettern oder Passwortänderungen, die die eigene E-Mail-Infrastruktur schnell an ihre Grenzen bringen kann. Dazu kommt, dass Mitteilungen nur dann das Postfach des Empfängers erreichen, wenn der Absender als vertrauenswürdig eingestuft wird. Moderne E-Mail-APIs ermöglichen es, Größenordnungen von zehn Millionen E-Mails pro Stunde direkt aus Unternehmensanwendungen zu versenden – ohne die eigene E-Mail-Infrastruktur zu belasten. Ein umfassendes Reputation Management stellt dabei neben der kontinuierlichen Überwachung und Optimierung des Datenverkehrs sicher, dass möglichst alle Nachrichten die Postfächer der Empfänger zuverlässig erreichen. Eine Zertifizierung bei der Certified Sender Alliance (CSA) sorgt zudem für ein Whitelisting der beim E-Mail-Versand genutzten IP-Adressen bei den wichtigen E-Mail-Providern. Unternehmen profitieren dadurch von höchsten Zustellraten.

 


 

Leitfaden für eine sichere Team-Kommunikation

Quelle: Teamwire

Ob Homeoffice, Remote Work, Büro- oder Hybridarbeit: Dezentrale Teams prägen das Bild des Digital Workplace. So spielt auch die Echtzeitkollaboration über Instant Messaging und Videokonferenzen eine immer größere Rolle.

Doch diese neue Flexibilität bringt Herausforderungen mit sich: Sind Kommunikationstools nicht ausreichend auf die Anforderungen des Business und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt, entsteht häufig eine gefährliche Schatten-IT. Denn dann greifen Mitarbeitende meist aus Gewohnheit zu privaten Messaging-Lösungen wie WhatsApp & Co. und verlagern die Kommunikation damit in einen Bereich außerhalb der unternehmerischen Handhabung.

 

Private Messengern sind nicht für die berufliche Kommunikation geeignet

Die Steuerung und Transparenz über die interne und externe Kommunikation ist aber zwingend notwendig, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, eine revisionssichere Archivierung zu ermöglichen und die DSGVO einzuhalten sowie Sicherheitslücken und Cyberangriffen wirkungsvoll vorzubeugen. Es bedarf daher einer Messenger Applikation, die alle Datenschutz- und Datensicherheitsaspekte von Kommunikationslösungen vollständig abdeckt und zugleich dem intuitiven Nutzererlebnis von WhatsApp in nichts nachsteht.

 

Fazit: Business Messenger für sichere Team-Kommunikation

Eine wertvolle Entscheidungshilfe, welche Messaging-Lösung sich für das eigene Business eignet, bietet der kostenfreie Leitfaden von Teamwire. Darin erfahren Unternehmen, wann und warum sich eine Messaging-Lösung für ihr Unternehmen lohnt und welche Vorteile sie bietet. Außerdem gibt es eine bewährte Anleitung, wie sie den richtigen Messenger für ihr Unternehmen auswählen, erfolgreich einführen und produktiv einsetzen sowie ein kommunikatives Miteinander richtig gestalten. Der Leitfaden steht hier zum Download bereit: https://teamwire.eu/info/whitepaper/business-messenger-fuer-eine-sichere-team-kommunikation/