Seit einiger Zeit zieht es immer mehr Unternehmen mit ihren ERP-Software-Systemen in die Cloud. Doch was genau sind die Vorteile dies Modells?
Neben dem klassischem On-Premises-Modell hat sich die Cloud als Bezugsmodell für ERP-Software in den letzten Jahren immer mehr etabliert. Immer mehr Unternehmen beziehen ihr ERP-System auf diese Weise und das hat verschiedene Gründe.
Wir wollen an dieser Stelle auf diese Gründe eingehen und durchleuchten, was genau die Vorteile der Cloud gegenüber der Implementierung auf den hauseigenen Servern sind. Zuvor werfen wir jedoch noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, worin genau die Mehrwerte dieses Modells liegen.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Kern geht es dabei um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen.
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung des eigenen Geschäftszwecks zurückgreifen kann. Also neben den zu verarbeitenden Gütern auch das Personal bzw. die Arbeitskraft, aber auch finanzielle Mittel, Immobilien oder beispielweise den Fuhrpark usw.
Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt und gleichzeitigt keine Verschwendung einzelner Ressourcen entstehen. Da moderne Unternehmen über unzählige Prozesse verfügen, die teilweise parallel zueinander verlaufen, ist die Planung, Steuerung und Überwachung dieser keine einfache Aufgabe.
Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben validen Daten. Auch lassen sich so abteilungsübergreifende und somit deutlich schlankere Prozesse aufsetzen, die nachhaltig dazu beitragen, Ressourcen einzusparen.
Aufbau einer ERP-Software
Dazu verfügt eine ERP-Software über zahlreiche Module, die dabei helfen, die spezifischen Aufgaben einzelner Abteilungen zu bewältigen. So finden sich beispielweise Module für die Lagerverwaltung, die Logistik, das Personalwesen, die Finanzbuchhaltung oder auch für das Kundenbeziehungsmanagement an.
Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module, andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere Funktionen, um die eigenen Prozesse ausreichend abbilden zu können. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich Unterschiede zwischen den ERP-Lösungen am Markt.
Cloud vs. On-Premises
Insbesondere dem Lizenzmodell, mit dem die ERP-Software angeboten wird, kommt eine wichtige Rolle bei der Auswahl der passenden ERP-Software zu. Im Wesentlichen unterscheidet man hier zwischen der On-Premises-Variante und dem Cloud-Modell. Doch zwischen diesen beiden Varianten haben sich noch weitere Modelle etabliert, wie beispielweise das hybride Modell oder die gehostete Variante.
Wir wollen uns an dieser Stelle jedoch primär auf das Cloud-Modell fokussieren und deren Vorteile gegenüber der klassischen On-Premises oder auch lokalen Variante betrachten. Im Fokus hierbei stehen die Faktoren Kosten, Aufwand und Sicherheit.
Kosten in der Cloud
Eines der wesentlichsten Unterscheidungsmerkmale der Cloud gegenüber einer klassischen lokalen Implementierung sind die Kosten. Während man bei einer lokalen Implementierung die Software in Gänze erwirbt und diese auf den eigenen Servern betreibt, zahlt man in der Cloud meist einen monatlichen Nutzungsbeitrag je User.
Dieser setzt sich aus der Nützungsgebühr, Speicher- und Rechenleistungen so wie weiteren Serviceleistungen zusammen. Denn auch die Wartung und Instandhaltung der Software entfällt in der Cloud auf den Anbieter.
Unternehmen umgehen so hohen Anfangsinvestitionen und können die ERP-Software aus der Cloud entsprechend ihres Bedarfs nutzen. Es lassen sich einfach Lizenzen bei Bedarf hinzu oder abbuchen. So zahlt man am Ende wirklich nur, was auch wirklich benötigt wird. Zudem entfallen die Kosten für die eigenen IT-Intrastruktur. Alles was benötigt wird ist ein Internetzugang.
Aufwand der Implementierung und Instandhaltung
In Sachen Aufwand liegen die Vorteile der Cloud gegenüber einer lokalen Variante klar auf der Hand. Während man bei einer lokalen Implementierung die Software erst einmal anpassen und auf den eigenen Servern installieren muss, kann man in der Cloud einfach loslegen.
Nach einigen wenigen individuellen Anpassungen kann ein Unternehmen die gesamte ERP-Software nutzen und muss sich auch nicht um die Wartung und Instandhaltung kümmern. All diese Aufgaben obliegen dem Anbieter. Die interne Wartung ist oftmals sehr komplex und es bedarf der notwendigen Expertise in den eigenen Reihen.
Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen fehlt es oft an diesen Ressourcen, weshalb für diese die Cloud-Variante einen weiteren wichtigen Vorteil mit sich bringt.
Sicherheit in der Cloud
Einer der häufigsten Bedenken bezüglich der Cloud äußert sich in Fragen der Sicherheit der Daten. Schließlich verlassen alle im ERP-System verarbeiteten Daten das eigene Haus und werden in einem fremden Rechenzentrum gespeichert. Die Sicherheit liegt dann nicht mehr in den eigenen Händen.
Was vermeidlich ein Nachteil zu sein scheint wird bei näherer Betrachtung zu einem der wichtigsten Vorteile. Denn kaum ein Unternehmen verfügt über die Ressourcen und die Expertise ähnlich hohe Sicherheitsstandards zum Schutz der Daten zu erfüllen, wie die Cloud-Betreiber. Diese investieren Unsummen in den Schutz der Daten, schließlich gehört dies elementar zum Geschäftsmodell.
Kaum ein Unternehmen kann von sich behaupten ähnlich hohe Standards zu erfüllen. Daher sind die Daten in den großen Rechenzentren meist deutlich besser geschützt, als auf hauseigenen Servern. Auch gibt es die Möglichkeit nur einen Teil der Daten in der Cloud zu speichern und andere im eigenen Unternehmen. Letztlich muss jedes Unternehmen selbst abwägen, ob eine Auslagerung der Daten in Frage kommt oder nicht.