Enterprise Content Management für das Informationsmanagement in der Collaboration

Mit universellen ECM-Plattformen lassen sich auf einfache Weise smarte und sichere Anwendungen für die digitale Zusammenarbeit schaffen.

Wenn Menschen »Feuer und Flamme« für etwas sind und als Team zusammenarbeiten, kann Großes entstehen: Die nächste Modellgeneration im Automobilsektor, die neue Modekollektion in der Fashion-Branche, die erfolgreiche Werbekampagne für das kommende Smartphone. Alles ist möglich, wenn Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilen. Wissen teilen heißt, Wissen zu multiplizieren – die Realität ist jedoch sperrig. Es reicht nicht aus, Wissen nur von einem Kopf zum anderen zu transferieren. Vielmehr muss es sicher dokumentiert und aktualisiert werden. Doch in der Praxis fehlt es an geeigneten digitalen Collaboration-Tools, um Informationen sicher zu organisieren, zu bearbeiten und auszutauschen. Für diese Aufgabe prädestiniert ist Enterprise Content Management (ECM).

Die Zeiten, in denen Projektteams ausschließlich im gleichen Gebäudekomplex »Tür an Tür« zusammenarbeiten und sich abstimmen, sind vorbei. Vielmehr entstehen neue innovative Produkte und Dienstleistungen heute in weltweiten Kooperationen. Verteilte Teams arbeiten virtuell zusammen und tauschen Informationen und Know-how über Standort- und Ländergrenzen hinweg aus. Dabei ist effiziente Teamarbeit nicht nur auf einzelne Abteilungen oder die eigenen Unternehmensstandorte beschränkt, sondern bezieht auch externe Partner, Lieferanten und Kunden mit ein. Die Suche nach geeigneten Umsetzungsstrategien und IT-Tools, die diese digitale Zusammenarbeit fördern und die unternehmensweit eingesetzt werden können, stellt Unternehmen nicht selten vor eine Mammutaufgabe.

Ungeeignete Tools für die Zusammenarbeit: keine Seltenheit. Die gebräuchlichsten Tools zur Organisation sind immer noch Dateiverzeichnisse sowie E-Mails für die Kommunikation. Das bestätigen aktuelle Ergebnisse der SER-Marktforschungsreihe ECM Insights 2018. So gaben über die Hälfte der 1.826 befragten CIOs, Prozessverantwortlichen und IT-Leiter (51 %) die E-Mail als Mittel zum Zweck für den Informationsaustausch in verteilten Teams an – rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Der daraus entstehende Dateibaum gleicht oft einem vollbehangenen Obstbaum: Sobald dieser und mit ihm die Informationsmenge wächst, geht die Übersichtlichkeit verloren. Gleiches gilt für E-Mails. Das führt zwangsläufig zu einem Dokumenten-Versions-Chaos, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Jeder vierte Befragte sieht genau das als riesige Collaboration-Herausforderung. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen. Darunter leiden Produktivität und Schnelligkeit innerhalb der Projektprozesse und gefährden den Projekterfolg.

 

Umfrage ECM Insights

 

In vielen Unternehmen fehlt hier eine durchgängige Strategie. So verwundert es kaum, dass Mitarbeiter, Teams, Abteilungen und Unternehmensbereiche immer öfter eigene Lösungen suchen und schaffen. Kontinuierlicher IT-Wildwuchs mit einem bunten Strauß an heterogenen Collaboration-, Chat-, Projektmanagement-Lösungen u.v.m. ist die Folge.

Informationsaustausch per Cloud: ein Spiel mit dem Feuer. Vielfach behelfen sich Mitarbeiter einfach selbst. Denn ihr Unternehmen lässt ihnen keine Wahl. Sie nutzen aus dem Privat- gebrauch bekannte Cloud-Lösungen (17 Prozent) zum Informationsaustausch mit externen Kunden und Partnern. Oft tun sie das ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung, was ein echtes Compliance-Risiko darstellt. Sie spielen mit dem Feuer. Die Nachteile sind für Unternehmen frappierend, denn die Daten landen zumeist in den USA. Der Zugriff darauf ist für amerikanische Ermittlungsbehörden vergleichsweise einfach. Dazu kommt: Wichtige Informationen obliegen damit nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens und können in die falschen Hände geraten. Das kann beispielsweise dann passieren, wenn wichtige Dokumente unbeabsichtigterweise in der Cloud vergessen werden. Erhält ein Dritter dann Zugang zum Account, hat er sozusagen »freies Spiel« und kann auf nicht für ihn bestimmte Dokumente zugreifen. Unternehmen können diese Vorgänge am Ende des Tages weder nachvollziehen noch nachweisen. Mit einem ECM schließen sie diese Compliance-kritischen Vorgänge von vorneherein aus.

Digitale Zusammenarbeit mit ECM fördern. Dass ECM auch für das Informationsmanagement in der Collaboration erste Wahl ist, ist in vielen Unternehmen noch nicht durchgedrungen. Dabei können sie mit universellen ECM-Plattformen wie Doxis4 von SER einfach smarte Anwendungen für die digitale Zusammenarbeit schaffen. Dazu zählen virtuelle Projekt- und Datenräume, in denen ihre weltweit verteilten Teams Informationen organisieren, bearbeiten und sicher austauschen.

Oft besteht ein Projektteam nicht nur aus den eigenen Mitarbeitern. So muss das Know-how von externen Gutachtern oder Consultants in bestimmten Projektphasen mit einfließen, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Mit virtuellen Projekträumen binden Unternehmen diese Experten einfach und sicher in die eigenen Projektprozesse ein. Über Berechtigungen steuern sie, wer Zugang in die geschützten virtuellen Räume erhält und wer welche Informationen – auch temporär – einsehen und bearbeiten darf. So geraten sensible Informationen nicht in die falschen Hände. Alle Dokumentenänderungen und -zugriffe können sie jederzeit dokumentieren und transparent nachvollziehen.

Aktuelle Informationen sind für effiziente Zusammenarbeit essenziell. Mithilfe des ECM stellen Unternehmen von vorneherein sicher, dass alle Projektmitglieder jederzeit mit aktuellen Daten und Dokumenten arbeiten. Projektleiter können sich automatisiert über Vorgänge, neu hinzugekommene oder geänderte Dokumente, erreichte Meilensteine, wichtige Fristen und Termine benachrichtigen lassen. So bleiben sie innerhalb des Projekts immer up to date und können die nächsten Projektschritte ohne Verzögerung in die Wege leiten.

Virtueller Projektraum vereinfacht Collaboration mit Lieferanten. Wie Unternehmen mit Doxis4 die digitale Zusammenarbeit mit externen Partnern fördern, zeigt das Beispiel der Eissmann Group Automotive. Der Automotive-Spezialist aus dem schwäbischen Bad Urach arbeitet weltweit mit mehr als 1.000 Lieferanten zusammen. Um die Zusammenarbeit mit ihnen noch reibungsloser zu gestalten, hat das Unternehmen sein zentrales ECM-System Doxis4 an sein Lieferantenportal angebunden. Daraus entstand der Lieferanten-iRoom – ein virtueller Projektraum, den Eissmann mit der Collaboration-Komponente Doxis4 iRoom eingerichtet hat. Er dient als gemeinsame Informationsbasis für Vorgänge und zum Austausch von Dokumenten und multimedialen Objekten. Einkäufer und Lieferanten haben mit dem virtuellen Projektraum jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen innerhalb des Beschaffungsprozesses.

Bislang wurden diese Aktionen per E-Mail erledigt, ohne automatische Terminüberwachung oder andere Hilfsmittel. Das hat sich mit dem virtuellen Projektraum jetzt geändert. »Unsere weltweit verteilten Lieferanten bekommen mit dem iRoom einen direkten Zugang zu Eissmann, über den sie eigenständig und wann immer sie wollen regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erledigen können«, erklärt Cornelius Hilbig, Head of Digital Servicves / IT bei der Eissmann Group Automotive. Dazu gehören die regelmäßige Aktualisierung von Zertifikaten, die Abstimmung über Lieferantenbewertungen sowie die Bereitstellung von Werkzeugfotos durch die Lieferanten.

 

Mit einem modernen ECM wie Doxis4 können weltweit verteilte Teams digital:

  • Informationen sicher austauschen & aktualisieren
  • Projektwissen zusammenführen
  • Dokumente bearbeiten
  • Aufgaben managen
  • Termine & Fristen verwalten
  • Projektfortschritte verfolgen
  • Informationen schützen
  • Mit Externen in virtuellen Projekträumen zusammenarbeiten
  • Änderungen & Neuigkeiten in Echtzeit verfolgen
  • Chats & Blogs integrieren

 


Franziska Thomas
Leiterin Marketing bei
SER Solutions
Deutschland GmbH

 

 

Illustration: © Grinbox /shutterstock.com 

 


 

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