Tagtäglich erreichen Unternehmen unzählige Dokumente, sei es auf Papier oder in digitaler Form. Die darin enthaltenen Informationen gilt es zu digitalisieren und schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse zu übergeben. Doch wie können unstrukturierte Informationen und Daten komfortabel erfasst und verfügbar gemacht werden? Intelligente Erfassungssysteme mit moderner KI-Technologie schaffen hier Abhilfe.
Wie künstliche Intelligenz Informationen blitzschnell erfasst
Die Erkennungsraten moderner OCR (Optical Character Recognition)-Systeme sind heutzutage bereits enorm. Unstrukturierte Dokumenteninhalte werden dank dieser Technologie in Sekundenschnelle digitalisiert und können damit prinzipiell elektronisch weiterverarbeitet werden. OCR-Systeme sind jedoch meist nicht in der Lage, die erkannten Informationen zu ordnen und zielgerichtet zu nutzen. Genau hier setzt aber ein intelligentes Erfassungssystem an: Mit Hilfe einer frei vordefinierten Dokumentenstruktur ermittelt das System Dokumentenklassen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc.). Anhand dieser werden die relevanten Inhalte auf dem Dokument extrahiert und können über beliebig anpassbare Schnittstellen zum Beispiel mit angebundenen Datenbanken, ERP- und CRM-Systemen abgeglichen sowie auf Richtigkeit überprüft werden. Im nächsten Schritt kann das Dokument bzw. die darin enthaltenen Informationen dann an nachgelagerte Prozesse (z. B. an entsprechende Rechnungsfreigabeprozesse) übergeben werden.
Mehr Effizienz in der Informationsverarbeitung dank lernfähiger Systeme
Die Lernfähigkeit eines solchen intelligenten Erfassungsassistenten macht diesen zu einem nützlichen KI-Tool: Je mehr Belege das System verarbeitet, desto höher wird die Erkennungsrate der auf dem Beleg vorhandenen Informationen. Auf Grundlage der Belegmenge optimiert das System die Dokumentenanalyse im Hintergrund und gewinnt dadurch immer weiter an Intelligenz. Das Ergebnis: Informationen werden noch schneller verarbeitet und die Effizienz der damit verbundenen Unternehmensprozesse deutlich gesteigert.
Ein intelligentes System für alle Fachbereiche
Besonders im Finanz- und Buchhaltungswesen kommen die Vorteile der intelligenten Informationsverarbeitung zum Tragen. Durch den hohen Automatisierungsgrad und die blitzschnelle Zuordnung der Belegdaten zum entsprechenden Freigabeprozess reduzieren sich die Durchlaufzeiten in der Rechnungseingangsverarbeitung auf ein Minimum. In Verbindung mit der richtigen Fachlösung für digitales Rechnungsmanagement können damit sämtliche buchhalterischen Arbeitsprozesse optimiert werden.
Doch damit nicht genug: Aufgrund der hohen Flexibilität bei der Definition unterschiedlicher Dokumentenklassen sind die Einsatzmöglichkeiten eines solchen KI-Tools nahezu unbegrenzt. Auch in der Personalabteilung können eingehende Dokumente wie Krankmeldungen, Versicherungsbescheinigungen oder eingehende Bewerbungsunterlagen intelligent analysiert und verarbeitet werden. Eingehende Bestellungen im Bestell- und Auftragswesen können mit Hilfe der intelligenten Informationserfassung noch schneller bearbeitet werden. Und selbst überquellende E-Mail-Postfächer gehören dank KI-Technologie der Vergangenheit an, da eingehende E-Mails ganz einfach analysiert, vorsortiert und entsprechend kontextbezogen weitergeleitet und abgelegt werden. Kurzum: Bereits von einem einzigen intelligenten Erfassungsassistenten, der zudem über flexibel anpassbare Schnittstellen mit unterschiedlichen Datenbanken und Systemen kommuniziert, profitiert das gesamte Unternehmen.
Klarer Vorteil durch KI
Wird sie gezielt eingesetzt, kann künstliche Intelligenz also im Unternehmen Administrationsaufwände spürbar reduzieren sowie Fachabteilungen von mühsamen manuellen Vorgängen entlasten. Überall dort, wo das wiederkehrende Erfassen und Auswerten von Informationen noch zeitintensiv und händisch vonstattengeht, können intelligente Systeme und moderne KI-Technologien einen wertvollen Beitrag zur Prozessoptimierung leisten.
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