Der Microsoft-Lizenzberater VENDOSOFT macht den Weg frei für eine schnellere Digitalisierung deutscher Städte und Gemeinden.
Bundeskanzler Olaf Scholz hat gut reden. Auf einem Kongress der Frankfurter Allgemeinen Zeitung Anfang April 2023 kritisierte er die mangelnde Digitalisierung deutscher Ausländerbehörden. »Das kann doch nicht wahr sein«, wird er da zitiert. »Warum können wir elektronische Akten nicht einfach von Ausländerbehörde zu Ausländerbehörde verschicken?« Die würden in den Ämtern noch immer eingescannt und wieder ausgedruckt, wenn ein Betroffener das Bundesland verlasse. »Im Jahre 2023! Ich finde, diese Arbeit muss gemacht werden.«
Diese Arbeit muss gemacht werden. Da hat der Kanzler einen Punkt. Nur schaut man den IT-Verantwortlichen deutscher Behörden über die Schulter, wird klar, dass hier zum Teil noch ganz andere Herausforderungen zu bewältigen sind. Die Große Kreisstadt Germering mit über 40.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und etwa 400 Mitarbeitenden liefert dafür ein Beispiel.
Wenn die Manpower fehlt. Nach dem Onlinezugangsgesetz hätten deutsche Städte und Gemeinden bis Ende 2022 die stattliche Anzahl von 575 Verwaltungsleistungen (sog. OZG-Leistungen) digital für ihre Bürger zugänglich machen müssen. Deutschlandweit wurden davon bisher im Schnitt 33 umgesetzt. In Germering immerhin 50. Fragt man den dortigen IT-Leiter Helmut Fetsch, ob es ihn ärgere, wenn die Bundesrepublik bei der digitalen Verwaltung auf Platz 21 von 35 in Europa lande, oder wie sich der Bundeskanzler zu dem Thema äußere, schüttelt er den Kopf. »Das geht eben nicht so schnell, wie es sich alle wünschen«, sagt er. »Wenn in den übergeordneten Stellen beschlossen wird, das muss, dann nehmen Sie mal eine kleine Kommune mit 500 Einwohnern und ein Rathaus, in dem einer alles macht. Wie soll das gehen?« Allein den Posteingang zu digitalisieren, sei ein Riesenprojekt. Jeder eingehende Brief, jedes Dokument müsse fälschungssicher gescannt und zentral verteilt werden. Einen solchen Prozess aufzusetzen und zu begleiten, dafür bleibt neben der täglichen IT-Arbeit wenig Zeit. Deshalb leistet sich die Große Kreisstadt Germering demnächst einen eigenen Digitalisierungsbeauftragten. »Damit alles schnittstellen- und medienbruchfrei abläuft«, erklärt Fetsch. »Nicht, dass dann doch wieder ausgedruckt wird.«
Gefangen im Microsoft-Lizenzdschungel. Kleinere Behörden können sich das nicht leisten und für den von Olaf Scholz angemahnten Austausch braucht es zu- dem flächendeckend kompatible Lizen-zen. Bei diesem Thema stöhnt Helmut Fetsch innerlich auf und nennt ein, wie er sagt, Problem vieler Städte und Gemeinden: Das Lizenzchaos.
»Eine korrekte Lizenzierung ist wichtig«, betont er. Aber: »Microsoft ist ein Dschungel, absoluter Irrsinn.« Die Lizenzmodelle, Vertragsbedingungen und Voraussetzungen änderten sich ständig. »Es ist nicht möglich, da auf dem aktuellen Stand zu bleiben.« Auch was den Lizenznachweis angeht, sieht die Praxis so aus, dass »immer mal ein Schwung Lizenzen eingekauft wird.« Nicht zu viele und nicht zu wenige für die etwa 150 PCs der Gemeinde. Immer rechtskonform, versteht sich. Aber die zugehörigen Rechnungen gehen ins Finanzwesen, eine Lizenzurkunde liefert nicht jeder Anbieter mit und so ist es für die IT-Abteilung mühsam, die Nachweise zentral und jederzeit griffbereit vorzuhalten. »Die Inventarisierung allein reicht ebenfalls nicht«, erklärt der Fachmann. »Ich muss ja je Arbeitsplatz wissen: Ist darauf jetzt eine alte, upgedatete Office-Lizenz installiert, eine OEM, oder …«.
Wenn er und seine sieben Kollegen neue Rechner ausliefern und Upgrades vornehmen, muss das sofort dokumentiert werden. Doch das fortlaufende Nachhalten binde so viel Zeit, dass es einen eigenen Mitarbeitenden allein hierfür bräuchte. »Wenn da einmal der Wurm drin ist, kann man von vorn anfangen.«
Lizenzexperten lüften das Chaos. An diesem Punkt kommt ein Unternehmen ins Spiel, das Behörden – und anderen Organisationen – durch genau dieses Lizenzchaos hilft: Die VENDOSOFT GmbH. Deren Berater werden alljährlich als Microsoft Licensing Professional und/oder Software Asset Manager zertifiziert. Damit sind die Lizenz- und SAM-Spezialisten auf dem Stand der Dinge, was die oben erwähnten Lizenzmodelle, Vertragsbedingungen und Voraussetzungen angeht, die Microsoft permanent zu ändern scheint. Joyce Studier hat sich die Softwarebestände der Kreisstadt Germering angesehen, nachdem diese für 13.000 Euro gebrauchte Microsoft-Lizenzen bei VENDOSOFT eingekauft hat. »Gebraucht deshalb, weil es die günstigste Art war, an Office 2019 und RDS CAL zu kommen«, erklärt Fetsch. Die Nachfrage der SAM-Expertin, wie es denn mit den Lizenznachweisen für die bereits vorhandene Software aussähe, löste ein neues Bewusstsein für das Thema aus. So richtig konnte niemand sagen, ob alles korrekt war oder ob über die Jahre nicht sogar zu viele Softwareprogramme angeschafft worden waren. Joyce Studier kam persönlich vorbei und beleuchtete, was wie lizenziert ist, wo Schwachstellen sind, wo Nachweise fehlen. Als nächstes steht an, die Rechnungen der letzten fünf Jahre mit dem tatsächlichen Bestand der Stadt abzugleichen. »Frau Studier räumt hier erstmal auf«, erzählt Helmut Fetsch. »Dann stellen wir das Lizenzthema gemeinsam auf gesunde Füße.«
Microsoft SAM Professional
Joyce Studier ist eine von acht Beraterinnen und Beratern der VENDOSOFT GmbH, die Behörden und Unternehmen sicher und günstig durch den Microsoft-Lizenzdschungel führen.
www.vendosoft.de/software-lizenzberatung/
Lizenzen gebraucht kaufen. Vielleicht ist das der Weg: Erst einmal aufräumen in den Lizenzbeständen der bundesweit 11.000 Kommunen, bevor diese miteinander Daten austauschen können. Wenn es anschließend darum geht, einzelne Behörden optimal, steuersparend und Audit-sicher zu lizenzieren, ist der Microsoft Solution Partner ebenfalls die richtige Adresse: Bei VENDOSOFT sind Microsoft-Lizenzen unter anderem als gebrauchte Software erhältlich. Das sichert Downgrade-Rechte auf ältere Versionen wie Office 2016 – und kann preislich sogar unter den Länderrahmenverträgen mit dem Hersteller liegen.
»Ich kann anderen Städten und Gemeinden sehr empfehlen, sich an die Microsoft-Experten von VENDOSOFT zu wenden«, fasst Helmut Fetsch von der Großen Kreisstadt Germering seine Erfahrung zusammen und freut sich über jede Hürde, die seine Behörde auf dem Weg zur Digitalisierung schon genommen hat.
Angelika Mühleck,
IT-Fachjournalistin