Manipulationssicherer Dokumentenaustausch für Behörden: Digitaler Aufbruch – aber sicher!

Dem Thema Digitalisierung wird im neuen Koalitionsvertrag so viel Raum zugestanden wie nie zuvor. Zahlreiche Reformen und Gesetze sollen dafür auf den Weg gebracht, Kompetenzen gebündelt und mehr finanzielle Mittel bereitgestellt werden. Damit all das nicht auf Kosten der Sicherheit geht, muss der verantwortungsvolle Umgang mit digitalen Daten von Anfang an mitgedacht werden.

Dem Wandel von der analogen Bürokratie zur digitalen Verwaltung scheint nichts mehr im Wege zu stehen. Bleibt die Ampelkoalition bei ihrem vorgesehenen Kurs, wird die Verwaltung künftig sehr viel digitaler. Viele der Vorhaben sind noch Zukunftsmusik, einige stehen kurz vor Abschluss. Seit dem Jahreswechsel greift beispielsweise die Ausweitung der E-Rechnungspflicht. Ein weiterer Meilenstein der digitalen Transformation soll Ende des Jahres mit der Umsetzungsfrist für das Onlinezugangsgesetz geschafft sein. 

Bedarf nach sicherem Dokumentenaustausch. Egal welche Verordnung zur Diskussion steht – eine grundlegende Gemeinsamkeit, die jegliche Digitalisierungsvorhaben eint, ist der Bedarf nach einem sicheren und zuverlässigen Informations- und Dokumentenaustausch. Die Erarbeitung, Umsetzung und Anwendung der Reformen und Gesetze fordert eine enge Abstimmung und Vernetzung aller Beteiligter. Arbeitsgruppen müssen gebildet, Konzepte erarbeitet und Entwürfe ausgetauscht werden. Hinzukommt, dass die Themen Datenschutz und Dokumentensicherheit eine Sonderrolle im öffentlichen Sektor einnehmen. 

Der gegenwärtige Digitalisierungsschub schafft ein Mehr an Komfort und Flexibilität, geht aber auch im Behördenumfeld mit einer Vielzahl neuer Optionen für Cyberkriminelle einher. Laut des im Mai vom BKA veröffentlichten Bundeslagebild Cybercrime steigt die Anzahl der erfassten Delikte nach wie vor stark an. Eine nicht unwesentliche Rolle spielt auch hier die Pandemie. Mit der Möglichkeit auf Homeoffice mussten mobile, dezentrale Zugriffsmöglichkeiten auf Behördennetzwerke geschaffen werden, was wiederum eine erhöhte Gefährdungslage für Angriffe mit sich bringt. 

Manipulationssicherer Transfer in IP-Umgebungen. Entscheidend ist, das Angriffspotenzial bewusst zu minimieren. Eine wichtige Rolle kommt hier dem Austausch von Dokumenten zu. Sind diese weder zeitkritisch noch vertraulich und erfordern keinen Empfangsnachweis, ist ein Versand per E-Mail unkompliziert und vertretbar. Handelt es sich allerdings um sensible Dokumente, die einen rechtssicheren und DSGVO-konformen Transfer erfordern, sind andere Lösungen notwendig. Ein Austausch per E-Mail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das hier zur Anwendung kommende Serverhopping Angriffe und Manipulationen begünstigt. 

Ist ein manipulations- und rechtssicherer Transfer in IP-Umgebungen gefordert, bedarf es den Einsatz moderner, softwarebasierter Dokumentenaustauschlösungen. Ein entsprechendes All-in-one-Produkt liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite. Sie verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung. 

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX. Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind von der Übertragung ausgeschlossen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der auch vor Gericht Bestand hat.

An oberster Stelle steht bei all diesen Möglichkeiten der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. Gerade für Behörden, die tagtäglich große Mengen vertraulicher Dokumente handhaben, ein absolutes Muss. 

Papiergebundene und digitale Prozesse verbinden. Neben der Möglichkeit eines manipulationssicheren Dokumentenaustauschs bietet die OfficeMaster Suite einen weiteren großen Mehrwert für die Digitalisierung: NGDX ist in der Lage, hybride Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. 

Die analoge Bürokratie ist ein Auslaufmodell, so viel ist sicher. Damit das favorisierte Konzept der digitalen Verwaltung nicht auf Kosten der Sicherheit geht, muss der verantwortungsvolle Umgang mit digitalen Daten oberste Priorität haben. Intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic legen hierfür die Basis.


https://ngdx.ferrari-electronic.de

 

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