Wie sichere ich meine Daten im Maschinenbau ab?

Im Maschinenbau werden täglich zahlreiche Daten verarbeitet und versendet – darunter Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Kennziffern von Produkten, Zeichnungen für Konstruktionen oder CAD-Files. Bis dato werden diese Informationen oft noch unverschlüsselt elektronisch mit Mitarbeitern, Partnern oder anderen externen Personen geteilt. Doch gerade in puncto Sicherheit und Datenschutz ist eine Verschlüsselung unerlässlich. Wird zudem jeder Dateitransfer genau dokumentiert, lässt sich vermeiden, dass keine sensiblen Informationen verloren gehen oder gestohlen werden.

 

Folgendes Szenario kommt häufig vor: Maschinenbauunternehmen wollen ein neues Produkt auf den Markt bringen, woran sie monatelang arbeiten, Konstruktionszeichnungen erstellen, Produktdaten zusammenfassen und diese Ergebnisse immer wieder im Kollegium besprechen – solange, bis das finale Produkt steht und mit der Fertigung begonnen werden kann. Wollen Arbeitnehmer die Dateien mit Kollegen teilen, greifen sie teilweise zu USB-Sticks oder versenden die Daten »mal eben« elektronisch. Der Vorteil: Die Dateiübertragung kann in nur kürzester Zeit erfolgen. Der Nachteil: Bei diesen schnellen Transfermethoden bleiben meistens wichtige Aspekte unberücksichtigt: Sicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit. So können Dateien schnell verloren gehen oder sogar gestohlen werden. Dies kann so weit führen, dass etwa Zeichnungen für neue Konstruktionen bis hin zu CAD-Files bei anderen Maschinenbauunternehmen landen, die dann Produkte nachbauen und auf den Markt bringen. Die Folge: gravierende Umsatzeinbußen.

 

Dateiversand: elektronisch – aber sicher!

Um Projektdateien in der Maschinenbaubranche sicher übertragen zu können, sind verschlüsselte Übertragungswege erforderlich. Das Naheliegendste ist hierbei zunächst die E-Mail. Doch gerade CAD-Files oder Zeichnungen können schnell die maximale Größe von Dateianhängen überschreiten. Darüber hinaus ist bei E-Mails ebenfalls keine Sicherheit darüber gegeben, dass Informationen nicht in falsche Hände geraten.

Um dies zu umgehen, sollte sich bei einer geeigneten File Transfer-Lösung genau definieren lassen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Dies ist beispielsweise durch ein Passwort möglich, das nur befugten Personen bekannt gegeben wird. Mit diesem Passwort sind diese Personen dann in der Lage, bestimmte Dateien zu öffnen.

Auf dem Versandweg ist es zudem unerlässlich, dass professionelle Verschlüsselungsfunktionen implementiert werden. Dies steigert die Sicherheit neben dem ausschließlichen Öffnen durch Passworteingabe zusätzlich.

Nicht zuletzt sollte eine professionelle Lösung für den Maschinenbau auch den Versand übergroßer Dateien zulassen und jeden einzelnen Transfer dokumentieren. Nur so ist der Transfer jederzeit nachvollziehbar, und Personen können sich jederzeit darüber informieren, zu welchem Zeitpunkt welche Datei welcher Person zur Verfügung gestellt wurde.

 

Einfache Handhabung zur Entlastung aller Mitarbeiter

Damit alle Mitarbeiter weiterhin ihre gewohnten Arbeitsabläufe durchführen können, ist es essenziell, dass die Lösung kein spezielles Know-how erfordert. Die Bedienoberfläche sollte intuitiv sein, während die gesamten Prozesse im Hintergrund ablaufen sollten – ohne dass Nutzer bei ihrer Arbeit beeinträchtigt werden.

In diesem Zuge sollte das Tool auch problemlos implementiert werden können – im besten Falle entweder als Outlook Addin oder über einen Desktop Client.

 

Digital Workplace-Lösung für den Maschinenbau

Der Fortschritt der Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. Umso wichtiger ist es, dass auch die Maschinenbauindustrie ihre gesamten Prozesse weiter digitalisiert und dadurch absichert. Daher ist es ratsam, den Schritt in Richtung einer Digital Workplace-Lösung zu gehen. Professionelle Tools erlauben nicht nur einen einfachen, sicheren und nachvollziehbaren Dateiaustausch, sondern beinhalten auch einen persönlichen Speicherplatz sowie einen Team-Transfer-Bereich.

Während im persönlichen Speicherplatz zum Beispiel eigene Dateien abgespeichert werden können und jederzeit von überall verfügbar sind, ist ein Team-Transfer-Bereich besonders nützlich, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Dies beschleunigt nicht nur den Austausch bei Projekten, sondern die gesamten Arbeitsprozesse, wodurch Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.

Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei SECUDOS

 

 

 

Checkliste: Funktionen einer Digital-Workplace-Lösung:

• Nutzer können festlegen, wer welche Dateien einsehen darf
• Öffnen von Dateien ist ausschließlich durch Passworteingabe möglich
• Verschlüsselter Dateiversand
• Auch übergroße Dateien können übertragen werden
• Genaue Dokumentation jedes Dateitransfers
• Persönlicher Speicherplatz für eigene Dateien, die immer wieder abgerufen und aktualisiert werden können
• Team-Transfer-Bereich, in dem Nutzer zusammen an Dokumenten arbeiten können
• Einfache Nutzung; kein spezielles Know-how erforderlich
• Intuitive Bedienoberfläche
• Prozesse sollten automatisch im Hintergrund ablaufen und den Nutzer bei seiner Arbeit nicht beeinträchtigen
• Einfache Implementierung, z.B. Outlook Addin oder Desktop Client
• DSGVO-konform

 

Weitere Informationen zur Digital Workplace-Lösung im Maschinenbau erhalten Sie hier: https://www.qiata.de/branchen/qiata-im-maschinenbau/

 

SECUDOS ist ein innovativer und schnell expandierender Anbieter für Appliance-Technologien und -Dienstleistungen mit Schwerpunkt auf IT-Sicherheit und Compliance. Als Spezialist mit langjähriger Markterfahrung stellt er seinen Kunden zuverlässige und leicht zu bedienende Hard- und Softwarelösungen bereit. SECUDOS unterstützt Unternehmen auf dem Weg zu ihrer digitalen Souveränität, um eine beherrschbare und effiziente IT-Infrastruktur aufzubauen – einfach, sicher und nachvollziehbar.

Das Produktportfolio steht für IT-Security »Made in Germany« und umfasst neben dem hauseigenen Betriebssystem DOMOS die multifunktionale Edge-Applikation Qiata. Mit dieser erhalten Unternehmen ein Tool für die sichere und geregelte Zusammenarbeit von internen und externen Teilnehmern in Projekten. Darüber hinaus lässt sich mit dem MultiAppliance-Center mit einfachen Mitteln virtuell ein eigenes Netzwerk aufbauen. Abgerundet wird das Spektrum durch umfangreiche Services wie weltweit verfügbare Logistikdienstleistungen und einen professionellen Support.