Die Automatisierung von Prozessen ist im Mittelstand immer noch ein blinder Fleck. Dabei gibt es bereits eine Lösung, die hohen Einstiegshürden und Befürchtungen vor steigenden Kosten den Schrecken nehmen: Robotics as a Service.
Die händische Bearbeitung von tagtäglichen Routineaufgaben ist für viele Angestellte ein bekanntes Problem. Während sie simple Arbeiten wie das Übertragen von Daten manuell erledigen, geht kostbare Zeit verloren und wertvolle Arbeitskraft ist unnötig gebunden. Mit Robotic Process Automation (RPA) gibt es zwar bereits lange eine adäquate Antwort für dieses weit verbreitete Problem, bei dem Softwareroboter ihre menschlichen Kolleginnen und Kollegen entlasten, aber vor allem der deutsche Mittelstand geht in vielen Fällen weiterhin auf Abstand zur Prozessautomatisierung. Die Gründe dafür sind zahlreich: Vom unterschätzten Mehrwert der Software-Roboter über die Angst vor zu starken Eingriffen in die eigene IT bis zu den hohen Einstiegskosten und Ausgaben für notwendige Lizenzen. Besonders der finanzielle Aspekt wiegt bei KMUs schwer – dennoch droht Unternehmen, die nicht in die Digitalisierung ihrer Prozesse investieren, langfristig der Verlust ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Auflösen kann das Dilemma ein Hidden Champion, der zu Unrecht bei vielen Unternehmen noch nicht auf dem Radar aufgetaucht ist: Robotics as a Service (RaaS).
Dienstleister wie CGI vermieten bei dem relativ jungen Geschäftsmodell ihre Software-Roboter zur kurz- oder langfristigen Nutzung. Der Clou dabei: Statt einzelner Lizenzen erwerben Unternehmen im Abonnement-Modell beliebig viele Roboter, inklusive Services wie Wartung oder Datenpflege. Auf diese Weise entfallen nicht nur die hohen Einstiegskosten, die bei On-Premises-Lösungen entstehen würden, Unternehmen sind auch sehr viel flexibler was die Skalierung und den Einstieg betrifft – so sieht das Managed-Service-Paket von CGI lediglich eine Minimumlaufzeit von drei statt den üblichen zwölf Monaten vor. Anstatt in teuren und komplizierten Kraftakten eine großflächige Digitalisierung der Firma vorzunehmen, stellt RaaS eine kostengünstige und einfache Alternative dar – besonders für KMUs, die in vielen Fällen noch nicht über Erfahrungen im Bereich Automatisierung verfügen oder auf der Suche nach einer besseren Skalierung sind. Für Unternehmen mit wenig Inhouse-Expertise ist das Modell auch deswegen geeignet, weil es nicht nur die Technologie liefert, sondern auch das notwendige Wissen und die Kultur mit sich bringt, die eine RaaS-Lösung voraussetzt. Erst wenn die Kapazitäten und Wissen zur richtigen Konfiguration und Verwaltung vorhanden sind, können Unternehmen RPA-Projekte auch erfolgreich umsetzen.
Prozessautomatisierung ist kein Sprint. Bevor die Roboter ihre Arbeit aufnehmen können, benötigt der Aufbau einer Infrastruktur sowie die Konfiguration eine gewisse Vorlaufzeit – der ROI ist dementsprechend nicht am ersten Tag messbar. Mit der Wahl eines erfahrenen RPA-Partners können auch KMUs diese Arbeiten aufteilen und sind bei den zahlreichen Baustellen, die erste Automatisierungen mit sich bringen, nicht auf sich alleine gestellt. CGI stellt mit seinem RaaS-Angebot nicht nur die Infrastruktur, die auf einer Private Cloud gesichert ist, der IT-Dienstleister analysiert auch die Unternehmensprozesse und richtet die Bots nach den individuellen Anforderungen aus. Unbedingt sollten im Service auch die entsprechenden Lizenzen enthalten sein und über eine flexible Skalierung verfügen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das beste Preismodell zur Wahl steht. Im Gegensatz zu traditionellen, kapitalintensiven Automatisierungslösungen, bei denen die Implementierung oft Jahre dauern kann, ist das RaaS-Programm sehr viel kosteneffizienter und schneller eingerichtet. Dabei entstehen für Unternehmen weder versteckte Kosten noch teure Wartungsverträge – während der Anbieter dafür Sorge trägt, dass immer die neuesten Geräte und Software-Updates zur Verfügung stehen. CGIs RaaS-Modell ist daher eine lukrative Alternative für alle, die auf der Suche nach einer effektiven Automatisierungslösung sind, die schnell implementiert werden kann und weniger Kapitaleinsatz erfordert.
Ohne das nötige Know-how geht dabei allerdings nichts: Fehlt es Unternehmen an Experten und Kenntnissen im Bereich der Automatisierung, bietet sich der Service-Teil des RaaS-Konzepts für eine erfolgreiche Umsetzung an. Neben einer ersten Analyse der bestehenden Prozesse und dem Aufbauen der Bots deckt er auch das Change Management ab. Workshops mit den Expertinnen und Experten von CGI vor Ort vermitteln der Belegschaft dabei das grundlegende Wissen, zerstreuen Zweifel und entkräften Vorurteile gegenüber Bots.
Rundum-Sorglos-Roboter. Durch die Nutzung der Ressourcen von RaaS-Anbietern können Unternehmen von weiteren Vorteilen profitieren, insbesondere in Bezug auf Nachhaltigkeit. Denn wer gemeinsame Kapazitäten nutzt, der spart nicht nur Energie ein, sondern benötigt auch keine eigene Hardware. Auch mit Hinblick auf die seit kurzem verpflichtenden ESG-Reports (Environmental, Social and Governance) ein wichtiger Aspekt. Darüber hinaus behalten Unternehmen nicht nur jederzeit die Kontrolle und Hoheit über ihre Prozesse, sie können die als Dienstleistung erstellten Bots auch problemlos in die eigene Infrastruktur überführen. Dennoch ist RaaS nach wie vor ein Hidden Champion, weil viele Unternehmen sich direkt an den Anbieter von Automatisierungstools wenden. In der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister wie CGI fallen anfängliche Investitionen weg, weil Unternehmen monatlich für Lizenzen zahlen und nicht jährlich. Mit einer steigenden Anzahl an Lizenzen zeigen sich auch schnell die finanziellen Vorteile von CGI RaaS, die bis zu 34 Prozent Ersparnis gegenüber dem Lizenzkauf beim Hersteller ausmachen können.
Obwohl das Konzept in Sachen Digitalisierung nur ein kleiner Schritt ist, bietet es KMUs eine schnelle und günstige Alternative, um die erforderliche Expertise für Prozessautomatisierungen ins eigene Haus zu holen. Große Unternehmen profitieren hingegen von der einfachen Skalierbarkeit, insbesondere wenn sie kurzfristig höhere Kapazitäten benötigen.
Niklas Bläsing ist Head of Intelligent Automation
Skandinavien und Zentraleuropa bei CGI.
Illustrationen: © RYGER/shutterstock.com
Ungenutztes Potenzial der Prozessautomatisierung: Luft nach oben bei Automatisierungsprozessen
Illustration: Absmeier
Das Analystenhaus IDC hat in einer Studie, die unter anderem von CGI unterstützt wurde, 201 Entscheider in deutschen Unternehmen zur aktuellen Lage der Geschäftsprozessautomatisierung befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass sich Automatisierungslösungen einer steigenden Nachfrage erfreuen und Unternehmen ihre Budgets in diesem Bereich weiter erhöht haben, jedoch wird das Potenzial von Prozessautomatisierungen in vielen Geschäftsbereichen nur punktuell ausgeschöpft.
Insgesamt haben sich mehr als zwei Drittel der Befragten dafür ausgesprochen, zukünftig auf intelligente Prozessautomatisierung (IPA) zu setzen. Die Investitionen der Unternehmen zielen vor allem auf die Senkung der Betriebs- und Produktionskosten ab, wie 32 % der Befragten angaben. Weiterhin sollen die Nachhaltigkeit verbessert (30 %) und Geschäftsprozesse modernisiert werden (29 %). Unternehmen beabsichtigen darüber hinaus, innerhalb der nächsten zwei Jahre mehr als die Hälfte ihrer Lösungen mit KI-Funktionen auszustatten. Die steigende Relevanz von künstlicher Intelligenz in Verbindung mit Robotic Process Automation (RPA) führt zu einer Verbesserung und Modernisierung von eingesetzten Lösungen und schafft neue Business Cases.
Gleichzeitig bestehen bei der Planung und Umsetzung von Automatisierungsprojekten noch erhebliche Herausforderungen. Auch wenn 38 % der befragten Unternehmen angaben, ihre Budgets für den Bereich Automatisierung deutlich zu erhöhen, bleiben die zusätzlichen Kosten für IT und Services ein wichtiger Aspekt für Entscheider. Eine weitere Hürde stellen Datenqualität und Datenverwaltung dar. Besonders die Auswahl und Zusammenführung von relevanten Daten aus verschiedenen Quellen erweisen sich häufig als Stolpersteine bei der Umsetzung von Automatisierungsprojekten.
Vor allem der fehlende flächendeckende Einsatz von IPA führt dazu, dass viele Möglichkeiten der Prozessoptimierung noch ungenutzt bleiben. Ein Hauptgrund dafür sind die geschaffenen technologischen Silos sowie die daraus entstandenen bruchstückhaften Automatisierungsprozesse. Die Herausforderung auf dem Weg zu ganzheitlichen Automatisierungsstrategien ist daher die Skalierbarkeit der Lösungen in der Unternehmenslandschaft. Abhilfe kann ein präzise formulierter Business Case sowie die Einbeziehung der einzelnen Fachbereiche, Prozessverantwortlichen und Mitarbeiter schaffen, damit auch komplexe Prozesse über Abteilungen hinweg realisierbar sind.
»Insgesamt beobachten wir eine positive Entwicklung der Prozessautomatisierung bei unseren Kunden – aber wir sehen auch das ungenutzte Potenzial und die Herausforderungen«, sagt Niklas Bläsing, Head of Intelligent Automation Practice bei CGI in Deutschland. »Unternehmen und Organisationen müssen auf eine ganzheitliche Prozessbetrachtung setzen, um den Problemen der Skalierbarkeit und Silos entgegenzuwirken. Es ist daher nötig, den Business Case so präzise wie möglich zu formulieren und Fachbereiche einzubeziehen. Für diesen ersten Schritt bietet sich unser Workshop an, in dem vor allem ein gemeinsames Verständnis für die Aufgabe entwickelt wird.«
Aufbauend auf den Ergebnissen der Studie sowie den aktuellen Trends im Bereich Prozessautomatisierung umfasst der IDC Executive Brief zur Studie auch fünf Ratschläge, die Anregungen und Best-Practice-Ansätze für die Planung und Umsetzung von Automatisierungsstrategien beinhalten. Der IDC Executive Brief steht hier zum Herunterladen bereit.
Menschen und Prozesse entscheiden über den Erfolg der Automatisierung
Bei der IT-Automatisierung sollte immer das Ziel im Vordergrund stehen. Prinzipiell muss sie das Leben erleichtern, für den User einfach nutzbar sein und die Effizienz steigern. Sie darf deshalb auch nicht primär als technologische Herausforderung gesehen werden. Wie jede Neuerung, die ein Unternehmen einführt, erfordert sie zwar auch technisch-funktionale Veränderungen. Viel entscheidender für den erfolgreichen Einsatz sind aber die Prozesse und die Mitarbeitenden.
In einem ersten Schritt müssen die Unternehmensprozesse überprüft und im Hinblick auf das Ziel der Effizienzsteigerung angepasst werden. Ohne Adaption, Optimierung oder Neudesign der Prozesse kann auch die Automatisierung nicht erfolgreich sein, denn dann ändert sie an den etablierten Abläufen nur wenig.
Jede Automatisierungsstrategie erfordert zudem eine Mindset-Anpassung und einen Kulturwandel, das heißt die Denk- und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden müssen sich ändern. Es ist folglich unverzichtbar, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – auch die skeptischen – »abholt« und von den Vorteilen für ihre tägliche Arbeit überzeugt: von der Erleichterung und Beschleunigung der Arbeitsprozesse bis hin zur effizienteren Zusammenarbeit der Teams.
Mitarbeitende sind immer Dreh- und Angelpunkt der erfolgreichen Automatisierung. Zum einen ist ihr vorhandenes Wissen für die unternehmensspezifische Anpassung von Geschäftsabläufen unter Einsatz von Best Practices unerlässlich. Zum anderen muss ihre Bereitschaft gegeben sein, neue Arbeitsprozesse zu akzeptieren – weg von Routineaufgaben hin zu wertschöpfenderen Tätigkeiten. Unter Umständen ist eine »Modernisierung« des Skillsets vonnöten. Unternehmen sind hier gefordert, adäquate Weiterbildungs- und Trainingsmaßnahmen anzubieten. Die generelle Disruption mit dem Siegeszug neuer Technologien ist schließlich nicht aufzuhalten, vielleicht nur zu verzögern.
Der Startpunkt für die Automatisierung sollten immer einfache Aufgaben und Prozesse sein und nicht die komplexesten und kostspieligsten. Es geht also um die Low-Hanging Fruits, jedoch auch immer mit einem Blick auf die höheren Ziele. Primäres Ziel ist aber, möglichst schnell Erfolge zu erzielen, die dann weichenstellend für einen flächendeckenden Einsatz sind. Ein häufiger Fehler von Unternehmen ist, dass sie von Anfang an einen großen Rundumschlag planen. Zwar zielen viele Unternehmen in einer ganzheitlichen Betrachtung letztlich auf eine End-to-End-Automatisierung ab. Dies ist durchaus der richtige Ansatz, allerdings eher auf strategischer Ebene. Eine umfassende Lösung, die die Koordination unterschiedlicher Initiativen erfordert, kann nur das Ergebnis eines mehrstufigen Prozesses sein.
Der Punkt-Strategie führt unweigerlich zum Thema Top-down-Ansatz. Ist er für die Automatisierung unverzichtbar? Die Antwort lautet: Ja, aber. Ein reiner Top-down-Ansatz löst oft nicht die Probleme der einzelnen Mitarbeitenden und macht ihnen das Leben auch nicht unbedingt leichter. Eine Top-down-Strategie kann gut begründet ehrgeizige Ziele und Visionen verfolgen, dabei darf aber die Basis nicht vergessen werden, ansonsten wird ein Projekt kaum den gewünschten Erfolg bringen. Unverzichtbar ist folglich auch ein Bottom-up-Ansatz, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden für Änderungen zu gewinnen. Das heißt, die Top-down-Ziele müssen mit den konkreten Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einklang stehen.
An der Automatisierung führt für Unternehmen kein Weg vorbei, wenn sie im Wettbewerb nicht ins Hintertreffen geraten und ihre Agilität, Flexibilität und Effizienz steigern wollen. Nur mit Automatisierung ist eine schnelle Reaktion auf geänderte Marktbedingungen oder Kundenanforderungen gewährleistet. Die Technologie trägt damit auch zur Business Continuity und zur Stärkung der Resilienz bei. In einer von Unsicherheit geprägten Zeit sind dies elementare Voraussetzungen für den Unternehmenserfolg.
Richard Henshall, Senior Director Ansible Product Management bei Red Hat
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Automatisierung ist ein wichtiger Faktor für die Effizienz und Qualität von IT-Prozessen. Doch was entscheidet über den Erfolg von Automatisierung in der IT? Hier einige Aspekte die für eine erfolgreiche Automatisierung von Bedeutung sind.
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Zunächst ist es wichtig, die Ziele und Anforderungen der Automatisierung klar zu definieren. Was soll automatisiert werden? Warum soll es automatisiert werden? Welche Vorteile erwartet man sich davon? Wie kann man den Erfolg messen? Diese Fragen helfen dabei, den Umfang und die Prioritäten der Automatisierung festzulegen und eine geeignete Strategie zu entwickeln.
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Ein weiterer Aspekt ist die Auswahl der richtigen Werkzeuge und Methoden für die Automatisierung. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, IT-Prozesse zu automatisieren, wie zum Beispiel Skripte, Software-Roboter, Workflow-Systeme oder künstliche Intelligenz. Je nach Art und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse sollte man die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen abwägen und diejenige wählen, die am besten zu den Zielen und Anforderungen passt.
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Ein dritter Aspekt ist die Integration der Automatisierung in die bestehende IT-Landschaft. Die Automatisierung sollte nicht als isolierte Lösung betrachtet werden, sondern als Teil eines Gesamtsystems, das aus Menschen, Prozessen und Technologien besteht. Die Automatisierung sollte mit den vorhandenen Systemen und Schnittstellen kompatibel sein und einen reibungslosen Informationsfluss gewährleisten. Außerdem sollte die Automatisierung die Rolle und Verantwortung der beteiligten Mitarbeiter berücksichtigen und diese entsprechend schulen und unterstützen.
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Schließlich ist es wichtig, die Automatisierung kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Die Automatisierung sollte regelmäßig auf ihre Funktionalität, Leistung und Qualität überprüft werden und bei Bedarf angepasst oder erweitert werden. Die Automatisierung sollte auch flexibel genug sein, um auf Veränderungen in den IT-Prozessen oder im Geschäftsumfeld reagieren zu können. Die Automatisierung sollte somit ein dynamischer und lernender Prozess sein, der stetig verbessert wird.
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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg von Automatisierung in der IT von mehreren Faktoren abhängt, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen. Die Automatisierung sollte nicht als Selbstzweck verstanden werden, sondern als Mittel, um IT-Prozesse effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten.