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Die Pandemie hat vielen Betrieben gezeigt, wie herausfordernd Krisen sein können. Aber nicht nur Mitarbeiterausfälle oder Lieferengpässe, sondern auch ein Feuer, Wasserschaden oder technischer Defekt treten unvorhergesehen auf und können die Existenz des Unternehmens gefährden. Um im Ernstfall schnell handeln zu können, ist ein Notfallplan das A und O. Worauf Betriebe beim Krisenmanagement achten sollten und welche Versicherungen dabei unterstützen, erklärt Michael Staschik, Experte der Nürnberger Versicherung.
Erster Schritt: Gefahrenanalyse
Je nach Branche und Größe sind Betriebe unterschiedlichen Risiken ausgesetzt. »Um mögliche Gefahrenquellen zu identifizieren, sollten sich Unternehmen zunächst einen Überblick über Prozesse, Strukturen und Mitarbeiter verschaffen«, so Michael Staschik. »Dazu gehört auch eine Einschätzung der zu erwartenden Folgen.« Diese Fragen sollten sich Betriebe für die Risikoanalyse stellen: Welche Sach- oder Umweltschäden sowie existenzbedrohende Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs können auftreten? Mit welcher Risikowahrscheinlichkeit ist zu rechnen? Welche Krisen oder Unfälle gab es bisher? »Produzierende Gewerbe sollten bei ihrer Analyse zum Beispiel auch defekte Maschinen oder Anlagen miteinbeziehen«, ergänzt Staschik. Für Unterstützung und Beratung bei der Risikoanalyse können sich Betriebe an professionelle Experten wenden, beispielsweise über den ProfiLine UnternehmensService der Nürnberger Versicherung.
Notfallplan erstellen
Wer alle Gefahrenherde identifiziert hat, sollte anschließend einen Notfallplan erstellen. Um schnell auf eine Krise reagieren zu können, rät der Experte, darin Zuständig- und Verantwortlichkeiten, Meldeverfahren, Handlungsanweisungen, Abläufe sowie Checklisten festzuhalten. Relevante Fragen sind zum Beispiel: Wer muss was wann tun? Wer ist für schnellen Ersatz oder eine Reparatur bei defekten Maschinen zu kontaktieren? Wo sammeln sich Mitarbeiter bei einem Brand oder einer Explosion? »Generell ist eine Liste mit allen relevanten Ansprechpartnern, Servicenummern und Notfallkontakten, die allen Mitarbeitern zugänglich ist, empfehlenswert, um Reaktionszeiten zu verkürzen«, ergänzt Staschik. Auch eine konkrete Sprachregelung kann in manchen Branchen sinnvoll sein.
In Mitarbeiter investieren
Damit auch die Belegschaft weiß, was im Ernstfall zu tun ist und um sie für Krisen zu sensibilisieren, ist es wichtig, diese von Anfang an mit ins Boot zu holen. Dazu kann es zum Beispiel sinnvoll sein, in Weiterbildungen zu investieren. »Je nach Betriebsgröße können etwa Ersthelfer oder Datenschutzbeauftragte auch verpflichtend sein«, so der Experte. Es ist außerdem wichtig, den Notfallplan für alle Mitarbeiter gut sichtbar aufzuhängen und ihn regelmäßig zu aktualisieren. Im Krisenfall ist meist schnelles Handeln gefragt, daher empfiehlt Michael Staschik zusätzlich, regelmäßig Übungen durchzuführen und die Mitarbeiter ins Krisenmanagement miteinzubeziehen. »Das hilft ihnen dabei, Handlungsabläufe zu etablieren und zu verinnerlichen.«
Technologien und Prozesse optimieren
Für Fabriken und Produzenten sind Krisen, die Wechsel und Umstellungen bei Fertigungsabläufen verlangen, meist besonders herausfordernd und erfordern Flexibilität. »Technologien wie eine Fernüberwachung von Maschinen, digitale Dashboards oder künstliche Intelligenz können je nach Branche eine sinnvolle Ergänzung im Krisenmanagement sein«, so Staschik. »Sie unterstützen Mitarbeiter zum Beispiel dabei, Abweichungen und Unterbrechungen im Betriebsablauf frühzeitig zu erkennen und schnell entsprechende Maßnahmen einzuleiten.«
Rundum-Schutz mit der richtigen Versicherung
Eine gute Prävention kann dazu beitragen, Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb und mögliche Folgeschäden zu minimieren. »Doch auch der beste Notfallplan liefert keine hundertprozentige Sicherheit«, warnt der Experte. »Daher ist der passende Versicherungsschutz für ein vollständiges Krisenmanagement unverzichtbar.« Zerstört beispielsweise ein Blitz das Betriebsinventar, kommt eine Inhaltsversicherung für die finanziellen Folgen auf. Firmen, die Kassensysteme, Computer, Smartphones oder Drucker für den täglichen Arbeitsablauf benötigen, sollten zudem eine Elektronikversicherung abschließen. Die Police der Nürnberger Versicherung übernimmt zum Beispiel bei einem Kurzschluss Kosten für die Reparatur oder ein Ersatzgerät. »Außerdem sichert sie Schäden bis 5.000 Euro an Datenträgern und verlorene Daten mit ab«, ergänzt Michael Staschik. Für Betriebe, die stationäre und fahrbare Maschinen nutzen, etwa Pumpen oder Kräne, sollte zudem eine Maschinenbruchversicherung nicht fehlen.
Wie schützen Unternehmen im Krisenfall die IT?
Die IT ist für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor, um ihre Geschäftsprozesse effizient und sicher zu gestalten. Doch was passiert, wenn ein Krisenfall eintritt, der die IT-Infrastruktur gefährdet oder lahmlegt? Wie können Unternehmen ihre IT vor Naturkatastrophen, Cyberangriffen, Stromausfällen oder anderen Notfällen schützen?
Die Antwort lautet: Mit einem IT-Notfallplan. Ein IT-Notfallplan ist ein Dokument, das beschreibt, wie ein Unternehmen im Falle eines IT-Ausfalls oder einer IT-Störung reagieren soll. Der Plan enthält Informationen über die folgenden Punkte:
– Die wichtigsten IT-Ressourcen und -Anwendungen, die für das Unternehmen kritisch sind
– Die möglichen Risiken und Bedrohungen, die die IT beeinträchtigen können
– Die Maßnahmen und Verantwortlichkeiten, die zur Wiederherstellung der IT-Funktionalität erforderlich sind
– Die Kommunikationswege und -mittel, die zur Information der relevanten Stakeholder genutzt werden sollen
– Die Tests und Aktualisierungen, die regelmäßig durchgeführt werden sollen, um den Plan auf dem neuesten Stand zu halten
Ein IT-Notfallplan hilft einem Unternehmen, im Krisenfall schnell und effektiv zu handeln, um den Schaden zu minimieren und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Ein IT-Notfallplan sollte jedoch nicht erst im Ernstfall erstellt werden, sondern bereits im Vorfeld geplant und vorbereitet werden. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen seine IT-Systeme regelmäßig sichert, überprüft und aktualisiert, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Ein IT-Notfallplan ist somit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das auf seine IT angewiesen ist. Mit einem IT-Notfallplan kann ein Unternehmen seine IT im Krisenfall schützen und seine Wettbewerbsfähigkeit und seinen Ruf bewahren.
Genki Absmeier